Büros werden nie wieder so aussehen wie bisher – und vielleicht ist das auch gut so.
Laut einer von Dimensional Research durchgeführten Umfrage planen 53 % der größeren Unternehmen, ihre Büroflächen zu verkleinern, und mehr als drei Viertel der Unternehmen wollen ihre Arbeit flexibler gestalten. Dies ist eine direkte und dauerhafte Folge der aktuellen Zunahme der Arbeit von zu Hause aus.
Unternehmen sehen in der zunehmenden Remote-Arbeit eine Möglichkeit, ihre Räumlichkeiten zu verkleinern und Kosten zu sparen, aber ist die Rechnung wirklich so einfach? Solange Unternehmen ihren Personalbestand nicht abbauen, bleibt die Zahl der zu unterstützenden Mitarbeiter gleich. Mit einem hybriden Arbeitsplatzmodell werden sie mit einer Situation konfrontiert, in der die Belegung der Büros nicht vorhersehbar ist, da die Mitarbeiter mehr Flexibilität haben, um zu wählen, wo sie an einem bestimmten Tag arbeiten wollen.
Danken Sie an ein Unternehmen aus der Zeit vor der Pandemie, in dem alle Mitarbeiter ins Büro gingen. Während der Pandemie sank die Belegungsrate auf unter 50 %. Das Unternehmen geht also davon aus, dass eine Verringerung der Gebäudegröße um die Hälfte sinnvoll ist, weil es weiß, dass dies machbar ist. Aber was passiert, wenn 70 % der Mitarbeiter im Büro erscheinen, nachdem die Grundfläche um die Hälfte reduziert wurde? Wohin gehen sie? Wo können sie sitzen?
Die tatsächlichen Kosten von Geschäftsflächen
Die Gebäudenutzung ist schon lange nicht mehr optimal, und sie kann sich noch weiter verschlechtern, wenn Unternehmen planen, Büroflächen zu reduzieren. In Anbetracht der Tatsache, dass die Gehaltskosten für Unternehmen 10 Mal höher sind als die Kosten für Büroräume, ist jedes Kostensenkungsprogramm für Büroräume, das die Produktivität der Mitarbeiter nur geringfügig verändert, ein Verlustgeschäft. Bevor Unternehmen ihre Gebäudekosten senken, sollten sie unbedingt den tatsächlichen Bedarf ihrer Mitarbeiter analysieren und sich ein genaues Bild davon machen, wie sie die Bürogebäude nutzen.
Während Unternehmen die Rückkehr ins Büro planen, müssen sie überlegen, wie sie ihre Räumlichkeiten optimieren und die Arbeitsbedingungen für alle Mitarbeiter verbessern können.
Die 5 Ziele der Optimierung von Räumlichkeiten
Es gibt keinen perfekten Musterentwurf. Jedes Unternehmen ist einzigartig und muss sich auf seine eigenen Daten (Bedürfnisse, Standorte und Ziele) und seine Kultur stützen. Ich habe fünf nicht vollständige Ziele für die Optimierung von Räumlichkeiten und grundlegende Leitlinien für die Optimierung von Büroräumen aufgeführt.
Die Umsetzung dieser Leitlinien erfordert ein gleichzeitiges Denken auf drei verschiedenen Ebenen.
Erstens: Bürogebäude und deren Gestaltung. Es geht darum, sicherzustellen, dass die Bedürfnisse der (gegenwärtigen oder zukünftigen) Arbeitskräfte am Arbeitsplatz erfüllt werden.
Zweitens: Bewertung der Meetingkultur im Unternehmen und Festlegung einer Strategie für die Schulung oder den Anreiz für die Mitarbeiter, ihre Gewohnheiten zu ändern, falls erforderlich. Die Meetingkultur basiert meist auf Vertrauen. Mitarbeiter müssen sich darauf verlassen können, dass Ihr Bürogebäude ihnen das bieten kann, was sie brauchen, wenn sie es brauchen.
Und drittens: Entwicklung einer Technologiestrategie, denn es ist unwahrscheinlich, dass Sie bei der Optimierung von Räumlichkeiten und Meetingkultur erfolgreich sein können, wenn Sie nicht über die richtigen Hilfsmittel verfügen.
1) Bürogebäude sind optimal konfiguriert
Woher wissen Sie, dass Sie die richtige Anzahl von Räumen und Schreibtischen haben? Oder dass die Meeting-Bereiche die richtige Größe und Ausstattung haben und die besten Umgebungsbedingungen für Ihre Mitarbeiter bieten?
Es gibt nur einen Weg: Ausmessen!
Messen Sie zunächst, wie viel Platz Sie haben, wie Ihre Mitarbeiter ihn nutzen und wie zufrieden sie damit sind. Wiederholen Sie den Vorgang anschließend. Räumlichkeiten können immer verbessert werden, und nichts steht jemals still, denn mit Verbesserungen verändert sich auch das Unternehmen. Dies ist ein fortlaufender Prozess, und Sie brauchen Technologien, die Ihnen Daten liefern, Daten in Erkenntnisse umwandeln und Erkenntnisse in Maßnahmen umsetzen. Sensoren mit genauer Personenzählung, Zugang zu Raumkalendern und einem Analysedashboard können Ihnen helfen, dieses Ziel zu erreichen, wie in diesen Blogs erläutert: Können Sie mich jetzt sehen? Wenn KI eine Maske trägt und Wie intelligent ist Ihr Arbeitsplatz?.
2) Meetings finden gleichmäßig über den Tag verteilt statt
Ich bin immer wieder überrascht, wie sehr sich Routinen in unser Leben einschleichen. Wenn man Menschen vor die Wahl stellt, zwischen zwanzig verschiedenen Aufgaben zu wählen, werden sie sich immer für diejenige entscheiden, an die sie gewöhnt sind – die, bei der sie sich wohl fühlen. Kombiniert man Routine mit dem Weg des geringsten Widerstands, entstehen Gewohnheiten, die nur schwer zu durchbrechen sind.
Es bietet sich einfach an, Sarah zu einem Meeting um 10 Uhr einzuladen, wenn ich davon ausgehe, dass sie dann bereit und von ihrem Kaffee gestärkt ist. Aber 10 Uhr ist auch die Spitzenzeit für die Zimmerbelegung in meinem Bürogebäude. Hätte ich gewusst, dass Sarah Frühaufsteherin ist wie ich, hätten wir beide um 8 Uhr ein Meeting abhalten und den Raum dann für jemand anderen freigeben können.
Gewohnheiten wie diese führen zu einer hohen Nachfrage und zu Nutzungsspitzen in den Kernzeiten. Durch die Kenntnis der tatsächlichen Verfügbarkeit der Mitarbeiter und das Angebot alternativer Zeiten lässt sich in den Kernzeiten wertvoller Arbeitsplatz schaffen.
3) Ressourcen werden in Echtzeit verbraucht
Einer meiner Kollegen, der für den Bürogebäudebereich bei Cisco arbeitet, hat die Wahrscheinlichkeit von leeren Meetings in Räumen gemessen, je nachdem, wie lange im Voraus sie reserviert wurden. Seine Ergebnisse waren eindeutig. Räume, die Minuten vor der Nutzung reserviert werden, werden zu 100 % genutzt. Bei Räumen, die zwei Wochen im Voraus reserviert werden, beträgt die Wahrscheinlichkeit, dass sie genutzt werden, nur 20 %. Zu Überbuchung und Nichterscheinen kommt es bei Räumen, die gebucht werden, aber nur teilweise oder gar nicht genutzt werden. Tatsächlich geben 89 % der Arbeitnehmer an, dass sie von den Erfahrungen im Büro frustriert sind. Dabei rangieren gebuchte, aber nicht genutzte Meeting-Räume auf Platz 2 der frustrierendsten Erfahrungen, gleich hinter der Frage, wie die Ausstattung der Meeting-Räume funktioniert.
Es steht außer Frage, dass die Räume näher an dem Zeitpunkt gebucht werden sollten, an dem man sie tatsächlich benötigt. Die eigentliche Frage lautet dann: Warum sollten meine Mitarbeiter im Voraus reservieren müssen?
Dafür gibt es mehrere Gründe und mehrere Lösungen. Aber es gibt noch weitere Vorteile, wenn Bedarf und Nutzung näher zusammengebracht werden. Die Bedingungen ändern sich selten von einer Minute auf die andere, aber innerhalb von zwei Wochen schon. Ist die Anzahl der Teilnehmer dieses Meetings immer noch gleich? Sind sie im Büro anwesend oder arbeiten sie von zu Hause aus? Durch die rechtzeitige Reservierung bzw. Zuweisung eines Meeting-Bereichs können Sie auch den richtigen Raum buchen und so die Kapazität und sogar die Entfernung vom Raum optimieren.
4) Räume sind voll ausgelastet
Wir haben auch die Belegungsrate der Räume gemessen. Auch dies war eine Offenbarung. In den Räumen befinden sich systematisch weniger Personen als vorgesehen. Das kann an der Ausstattung eines bestimmten Raums liegen. So kann es beispielsweise vorkommen, dass Mitarbeiter große Räume für kleine Besprechungen reservieren, weil sie die einzigen sind, die mit einem digitalen Whiteboard ausgestattet sind. Oft liegt es auch an der Konzeption der Räumlichkeiten. Das Büro mag für Spitzenbelastungen ausgelegt sein, aber diese Spitzen treten nur sehr selten auf.
Wissen Sie genau, wie viel Platz durch die Nichtbelegung von Räumen verschwendet wird?
Wir nennen dies die überschüssige Raumkapazität, also den durchschnittlich leeren Raum, der bei Meetings nicht genutzt wird. Einfach ausgedrückt: Ein Raum für 10 Personen, der im Durchschnitt von 2 Personen genutzt wird, bedeutet eine Verschwendung von 80 % der Sitzplätze in Meeting-Räumen. Es ist also sehr wichtig, nicht nur zu messen, ob ein Raum belegt ist, sondern auch seine Belegung in Bezug auf die Anzahl der Personen zu erfassen. Die Raumbelegung wird von Webex Rooms Devices kontinuierlich und genau erfasst.
5) Meetings sind hybrid
Da bei 98 % der Meetings mindestens ein Remote-Teilnehmer anwesend ist, werden Videogeräte in Zukunft ein unverzichtbarer Bestandteil von Meeting-Räumen sein. Räume ohne Videogeräte isolieren Remote-Teilnehmer und zwingen sie dazu, nur zuzuhören, statt sich zu beteiligen.
Mit Videolösungen in jedem Raum können Sie Brücken zwischen den Räumen schlagen, was zur Lösung der oben genannten Probleme 3 und 4 beiträgt.
Abbildung 1: So wurden Gebäude vor COVID-19 genutzt
Bei der Optimierung von Büroflächen geht es nicht nur darum, Kosten zu sparen, sondern auch darum, die Erfahrungen der Mitarbeiter zu verbessern, Konflikte zu reduzieren und es den Mitarbeitern zu ermöglichen, ihre Arbeit schnell und einfach zu erledigen.
In meinem letzten Beitrag habe ich erörtert, wie Webex diese Herausforderungen angeht und bewältigt, damit Sie Ihren Arbeitsplatz optimieren, eine sicherere Arbeitsumgebung schaffen und sicherstellen können, dass Ihre Mitarbeiter produktiv und engagiert bleiben.
Bitte zögern Sie nicht, uns Ihre Meinung mitzuteilen oder uns in den Kommentaren zu berichten, wie Sie die Optimierung Ihrer Büroumgebung angehen.
