4 Tipps für ein großartiges Meeting

Produktivität wieder in Ihre Meetings bringen

Die Interessent, sich bei einem Meeting treffen zu müssen, hat nicht immer andere entzregnt. Auch wenn Meetings spaßig und kollegiale Zusammenkünfte bieten, die auch dazu beitragen, Projekte gemeinsam zu nutzen, werden viele von ihnen dieses Versprechen nicht erfüllen.

Was kann in einem typischen Meeting schiefgehen?

Manchmal verbrauchen Meetings viel Zeit und sorgen dafür, dass die Teilnehmer das Gefühl haben, von dem im gesamten Unternehmen getrennt zu sein:

• In der Tat sind unnötige Meetings der “Nein”. In den meisten Büros ist es der erste Mal, dass pro Monat arbeitsschädigende Stunden und Milliarden an produktivitätsverwendeter Zeit aufgezählt werden.
• Ein Drittel aller Meetings in einem bestimmten Monat gilt als unproduktiv, und dies ist nicht schwer zu verstehen, warum: Zwischen verspäteten Beginns, unersicherten Tagesordnungen und veralteten Collaboration-Techn. Viele Teilnehmer können nicht mehr ins Engagement bleiben.
• Unproduktive Meetings sind auch auf andere Art und Weise genau die Kosten der Kosten. Ein “1-Stunden-Meeting” ist zum Beispiel sehr viel länger, da die Zeit jedem, der dem Meeting beitritt, viel Zeit benötigt. Bei zehn Teilnehmern verbraucht das Meeting also 10 Stunden, die andernorts geendet werden könnten.
• Auf ähnliche Weise benötigen traditionelle Meetings Bürofläche. Eine Konferenzraum, mit der jemand vielleicht lieber einen wichtigen Anruf einreicht, um einer großen Veranstaltung zu gedenk, die ohnehin nicht so produktiv sein könnte.
• Remote-Mitarbeiter können sich isoliert fühlen, wenn Meetings nicht spannend werden. Unzureichende Kommunikation/Zusammenarbeit und Lonelkeit gehören zu den wichtigsten Nachteilen der Remote-Arbeit, und die Art und Weise, warum Meetings ausgeführt werden, ist ein großer Grund dafür.

Die gute Seite ist, dass Meetings nicht unproduktiv sein müssen. Mit den richtigen Tools zur Unterstützung einer Strategie, können Sie Meetings ausführen, die alles, was Sie möchten, abdecken und gleichzeitig alle beteiligten Mitarbeiter engagieren. Und jetzt ist es bei so vielen Personen, die von zu Hause aus arbeiten, wichtig, zu verstehen, wie Sie den Mitarbeitern helfen können, sich verbunden zu fühlen. Im Folgenden finden Sie vier bewährte Tipps, wie Sie Ihren Meetings ein nächstes Level bringen können.

Tipp #1: Senden Sie im Voraus eine schriftliche Tagesordnung, und stellen Sie einen Kontext ein.

Warum werden so viele Meetings nicht ausgerichtet? Denn nur der Gastgeber weiß genau, was los ist und wer teiln sich befindet.

Aus diesem Grund ist es wichtig, eine Tagesordnung mit den wichtigsten Punkten zu versenden, die Sie während der vorgesehenen Zeit behandeln möchten. In Webex können Sie Ihrer Meeting-Einladung direkt eine Tagesordnung hinzufügen.

Wenn Sie eine Tagesordnung haben, wird eine Struktur erstellt, mit der Sie Ihre Zeit maximieren können. Wenn Sie alles notieren und sicherstellen, dass Punkt für Punkt alles überdeckt ist, kann es sogar sein, dass Sie noch Zeit haben und das Meeting frühzeitig beenden können. Dies ist eine gute Nachricht für die Produktivität aller Benutzer, da sie wieder zu anderen Aufgaben überkommen können.

Da es darum geht, Kontext darüber zu schaffen, wer am Meeting teilnehmen wird, können hier kognitiv zusammenarbeitende Lösungen einen echten Unterschied machen. Diese KI-gesteuerten Plattformen können Informationen aus verschiedenen Quellen beziehen, z. B. Profile in öffentlichen sozialen Medien und verschiedene Verzeichnisse, um Kontext zu schaffen und eine nahtlose Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Tipp #2: Einfaches Beitreten zum Meeting

Wie viel Meeting-Zeit geht für den einfachen Start der Sitzung verloren? Eingeladene müssen möglicherweise durch ihre Posteingange blättern, um die Einwahl oder den Link zu finden. Selbst wenn sie bereit sind, müssen sie möglicherweise zuerst ein paar Dinge durchblättern.

Anwendungen und Plug-Ins herunterladen, PIN eingeben, ein kompatibles Gerät finden – Diese Probleme machen Meetings zu komplexen und weniger nützlich. Um die Sache wieder in die Spur zu bringen, denken Sie über eine Vereinfachung des Beitrittsprozesses nach.

Mit einer Kollaborationsplattform wie Webex können Sie mit einem einfachen Satz von Schritten jeden und jeden einladen. Meistens ist es nur ein einzelner “Schritt” – tippen oder klicken Sie auf die Schaltfläche, um bei beitritt, wenn es Zeit ist. Ob ein Benutzer ein PC-, Mac-, Telefon-, Tablet- oder ein standardbasiertes Videokonferenzsystem verwendet, die Teilnahme ist verständlich.

Tipp #3: Verwenden Sie, falls angemessen, die Videotechnologie

Videokonferenzen bieten die Vorteile, die keine andere Meeting-Technologie bietet:

• Erstens: Sie können sich am besten im selben Raum wie alle anderen fühlen, auch wenn Sie physisch weit auseinander liegen. HD-Video und -Audio ermöglichen in Meetings hochwertige, persönliche Verbindungen.
• Zum anderen können die Teilnehmer reaktions- und körpersprache in ihrem Echtzeit. Diese Einblicke fehlen in Unterhaltungen, die über E-Mail, Chat oder herkömmliche Telefonanrufe geschehen, und sie sind nützlich für eine Brücke für eine digitale Trennung.
• Drittens geht es um Zusammenarbeitsfunktionen wie z. B. Teilen von Bildschirminhalten Aufzeichnung. Ein Video-Meeting kann von der Echtzeitfreigabe einer Anwendung, eines Dokuments oder des gesamten Bildschirms profitieren. Darüber hinaus kann es später einfach für alle freigegeben werden, die es nicht zum Meeting bringen konnten.

Video-Meetings sind für viele verschiedene Anwendungsfälle gut. Sie können eine Kontaktbasis mit internen Mitarbeitern einrichten, Kandidaten für offene Positionen rekrutieren und mit ihnen sprechen, ein Webinar veranstalten und vieles mehr.

Tipp #4: Bei Bedarf Folge-E-Mail

Wenn ein Meeting beendet ist, sendet der Gastgeber manchmal eine E-Mail, die die Passierten zusammenfasst und einen Link zur Aufzeichnung zur Verfügung stellt. Dies ist ein guter Ansatz, da die Behandelten verstärkt werden und vor allem für Personen, die nicht beitreten konnten, von Nutzen sein können.

Es gibt aber noch weitere Möglichkeiten, follow-up über E-Mail hinaus zu führen. Eine Aufzeichnung des Meeting kann sehr informativ sein, und es gibt die Möglichkeit, eine Chat-App zu verwenden, um zusätzliche Informationen und Gedanken in der Echtzeit. Mit Cisco Webex können Sie Nachbesprechungen einfach und hosten Sie die produktivsten Meetings.

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