Realisierung des Werts intelligenter virtueller Meeting-Assistenten

Dieser Blog-Beitrag wurde von unserem Gast Irwin Lazar verfasst. Irwin Lazar entwickelt und leitet Forschungsprojekte, führt Primärforschung durch und analysiert sie und berät Unternehmen und Anbieter zu Technologiestrategien, Einführung und Geschäftsmetriken. Er ist verantwortlich für das Benchmarking der Einführung und Nutzung neuer Technologien am digitalen Arbeitsplatz und befasst sich seit über 20 Jahren als Branchenanalyst mit Unternehmenskommunikation und Zusammenarbeit.

Lazar ist Certified Information Systems Security Professional (CISSP) und ein gefragter Redner und Autor. Er ist Blogger für NoJitter.com und schreibt für SearchUnifiedCommunications.com über Themen wie Teamzusammenarbeit, UC, Cloud, Einführung, SD-WAN, CPaaS, WebRTC und mehr. Zudem ist er eine häufige Informationsquelle für die Wirtschafts- und Fachpresse und ein regelmäßiger Redner auf Veranstaltungen wie Enterprise Connect, InfoComm und FutureIT. Im Jahr 2017 wurde er von der IMCCA und InfoComm als Emerging Technologies Fellow ausgezeichnet.

KI-gestützte virtuelle Assistenten

Die schnelle Umstellung auf das Homeoffice hat die Art und Weise, wie Arbeitsgruppen zusammenarbeiten und sich begegnen, drastisch verändert. Die Zeiten, als die meisten Meetings persönlich in Konferenzräumen und Huddle-Bereichen stattfanden, gehören der Vergangenheit an. Heute sind Unternehmen auf videofähige Meeting-Anwendungen angewiesen, um sich mit Mitarbeitern und oft auch Kunden auszutauschen.

Zur Verbesserung dieser virtuellen Nutzung investieren Meeting-Anbieter verstärkt in virtuelle Meeting-Assistenten mit künstlicher Intelligenz, um sowohl das Engagement während des Meetings zu erhöhen als auch die Zeit für die Durchführung von Aktivitäten nach dem Meeting zu verringern.

Die Funktionen virtueller Assistenten sind je nach Anbieter sehr unterschiedlich, aber zu den üblichen Funktionen gehören:

• Sprachsteuerung für Aktionen während des Meetings, z. B. Beginn, Aufzeichnung und Ende des Meetings
• Automatisierte Notizen und Transkription
• Funktionen der Barrierefreiheit wie etwa Untertitelung
• Integrative Funktionen wie Echtzeitübersetzung in andere Sprachen
• Automatisierung der Aktivitäten nach dem Meeting, einschließlich der Planung von Folgemeetings und der Zuweisung von Aufgaben

Der Nutzen intelligenter virtueller Assistenten zur Verbesserung von Meetings

Um die potenziellen Vorteile virtueller Meeting-Assistenten zu analysieren, hat Metrigy kürzlich Daten von 276 Unternehmen in Nordamerika gesammelt und festgestellt, dass mehr als 43 % bereits virtuelle Meeting-Assistenten einsetzen. Die Anwender haben unter anderem die folgenden quantifizierbaren Vorteile festgestellt:

• Einsparung von 10 bis 18 Minuten für die Planung und Verwaltung von Folgeterminen und Aufgaben pro Meeting
• Senkung oder Wegfall der mit der Transkription und Übersetzung von Meeting-Inhalten verbundenen Kosten (durchschnittlich 172 $ pro Meeting und Sprache)
• Verbesserung der Teameffizienz durch Speicherung von Besprechungsnotizen und -abschriften in einem Arbeitsbereich für die Zusammenarbeit im Team, damit das Team später schnell darauf zugreifen kann
• Verkürzung der Meeting-Dauer um bis zu 40 %, da eine konzentriertere Teilnahme an den Meeting-Diskussionen ermöglicht wird, indem Ablenkungen durch das Mitschreiben von Notizen und den Versuch, zu erkennen, welcher Redner was gesagt hat, vermieden werden

IT-Verantwortliche, die virtuelle Assistenten in Erwägung ziehen, haben verschiedene Möglichkeiten: Sie können die in die Meeting-Plattformen integrierten Funktionen für virtuelle Assistenten nutzen (gegen eine zusätzliche Gebühr oder als Teil einer Premium-Lizenz) oder Dienste von Drittanbietern separat erwerben und implementieren.

Nutzung von Drittanbieter-Apps

Die Nutzung von Drittanbieter-Apps wirft verschiedene Probleme in Bezug auf Compliance, Governance und Sicherheit auf. Einer der Hauptgründe ist, dass bei der Nutzung einer Drittanbieter-App Meeting-Inhalte, wie z. B. Abschriften, Protokolle und Dateien, außerhalb der Meeting-Plattform des Unternehmens freigegeben werden. Dies erschwert die Wahrung einer konstanten Sicherheit, den Schutz vor Datenverlust und Verschlüsselungskontrollen für alles, was in einer Besprechung ausgetauscht oder erarbeitet wird. Die an dieser Studie teilnehmenden IT-Verantwortlichen bewerteten die durchgängige Verschlüsselung und die Möglichkeit, Kontrollen der digitalen Rechteverwaltung (Digital Rights Management, „DRM“) auf Meeting-Abschriften und andere Inhalte auszuweiten, als die wichtigsten Sicherheitsfunktionen.

Darüber hinaus kann die Nutzung virtueller Assistenten von Drittanbietern die Möglichkeit einschränken, Meeting-Inhalte und Arbeitsabläufe in Teambereiche zu integrieren. Der Einsatz eines virtuellen Assistenten, der nativ in eine Plattform für die Zusammenarbeit im Team integriert ist, ermöglicht einen einfachen Zugang zu den Meeting-Teilnehmern und sorgt dafür, dass alle Meeting-Inhalte und -Protokolle im Kontext eines bestehenden Teambereichs erhalten bleiben.

Kosten- und Einsparungsvorteile von virtuellen Assistenten

Die Daten, die von denjenigen gesammelt wurden, die bereits intelligente virtuelle Assistenten einsetzen, belegen einen klaren potenziellen Nutzen in Form von Kosteneinsparungen und Produktivitätssteigerungen.  IT-Verantwortliche sollten eine sorgfältige Prüfung potenzieller Lösungen durchführen, um diejenigen zu finden, die sich am besten in ihre bestehenden Meeting-Plattformen integrieren lassen und die Anwendung konsistenter Sicherheitsrichtlinien auf Meeting-Inhalte problemlos ermöglichen.

Ausführliche Details finden Sie im folgenden Bericht:

Quantifizierung des Nutzens intelligenter virtueller Assistenten zur Verbesserung von Meetings

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