{"id":382754,"date":"2020-07-23T14:09:03","date_gmt":"2020-07-23T21:09:03","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.webex.com\/uncategorized-de\/weniger-ist-mehr-10-tipps-fur-weniger-und-weitaus-produktivere-meetings\/"},"modified":"2020-07-23T14:09:03","modified_gmt":"2020-07-23T21:09:03","slug":"weniger-ist-mehr-10-tipps-fur-weniger-und-weitaus-produktivere-meetings","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.webex.com\/de\/kundenerfahrungen\/weniger-ist-mehr-10-tipps-fur-weniger-und-weitaus-produktivere-meetings\/","title":{"rendered":"Weniger ist mehr: 10\u00a0Tipps f\u00fcr weniger \u2013 und weitaus produktivere ..."},"content":{"rendered":"<h2><span><br \/>\n  <strong>Einfache Schritte f\u00fcr produktive Meetings<\/strong><br \/>\n<\/span><\/h2>\n<p>Da die meisten B\u00fcrogeb\u00e4ude geschlossen sind und Millionen von Menschen auf der ganzen Welt von zu Hause aus arbeiten, hat die Zahl der virtuellen Meetings erheblich zugenommen und f\u00fcllt unseren t\u00e4glichen Terminkalender immer mehr aus. Laut einer Studie von Bain &#038; Company verbringen die Mitarbeiter insgesamt 15\u00a0% ihrer Zeit in Meetings, w\u00e4hrend die leitenden Angestellten sogar 50\u00a0% ihrer Zeit daf\u00fcr aufwenden. \u201eDie \u00dcberlastung durch Meetings, die in vielen Unternehmen bereits ein Problem darstellt, kann sich im aktuellen Heimarbeitsumfeld noch versch\u00e4rfen\u201c, so Mike Fasciani, Senior Research Director bei Gartner. Wir stimmen dem zu. Allein auf der <a href=\"https:\/\/www.cisco.com\/c\/en\/us\/solutions\/collaboration\/index.html\">Webex<\/a>-Plattform ist die Anzahl der Meeting-Minuten pro Monat von ~7\u00a0Milliarden im Februar 2020 auf 25\u00a0Milliarden im Mai 2020 gestiegen.<\/p>\n<h2><span><br \/>\n  <strong>Gewinnen Sie die Kontrolle zur\u00fcck<\/strong><br \/>\n<\/span><\/h2>\n<p>Mangels Alternativen und aus der Notwendigkeit heraus sind virtuelle Meetings die treibende Kraft, die uns miteinander verbunden h\u00e4lt.\u00a0 Doch wenn 71\u00a0% der leitenden Angestellten Meetings f\u00fcr unproduktiv halten, m\u00fcssen wir dann wirklich so fatalistisch mit unserer Meeting-Zeit umgehen?\u00a0 Die Antwort lautet nein; wir k\u00f6nnen und m\u00fcssen die Kontrolle zur\u00fcckerlangen.\u00a0 Die Frage ist also: Wie k\u00f6nnen wir produktiv bleiben und zeitnahe Entscheidungen treffen, ohne zu viel Zeit in Meetings zu verbringen?\u00a0 Die Antwort lautet: Weniger Meetings, weniger Ablenkung und weniger Entscheidungstr\u00e4ger.\u00a0 Hier finden Sie einige Tipps, wie Sie dies umsetzen k\u00f6nnen.<\/p>\n<p><span><br \/>\n  <strong>1) Verk\u00fcrzen Sie Ihre Meetings so weit wie m\u00f6glich<\/strong><br \/>\n<\/span><\/p>\n<p>Seien Sie sich der Dauer von Meetings bewusst. Nehmen Sie Abstand von 30- und 60-min\u00fctigen Meetings und stellen Sie alle Meetings auf eine Dauer von unter 5, unter 10 oder unter 15\u00a0Minuten um.\u00a0 Die Meeting-Verantwortlichen k\u00f6nnen auch 15- oder 20-min\u00fctige Meetings einberufen, wenn die Tagesordnung dies erforderlich macht. Optimieren Sie jedoch das Ergebnis, nicht die Dauer, und treffen Sie sich nur dann, wenn dadurch Mehrwert geschaffen wird. Wenn eine Sitzung zwar l\u00e4nger dauert, aber daf\u00fcr mehr Entscheidungen getroffen werden k\u00f6nnen und die Notwendigkeit einer weiteren Sitzung entf\u00e4llt, ist das umso besser.<\/p>\n<p><span><br \/>\n  <strong>2) Minimieren Sie die H\u00e4ufigkeit; weniger ist mehr <\/strong><br \/>\n<\/span><\/p>\n<p>\u00dcberlegen Sie sich einen Rhythmus f\u00fcr wiederkehrende Meetings. Wechseln Sie von w\u00f6chentlichen zu zweiw\u00f6chentlichen Meetings. Wechseln Sie von monatlich zu viertelj\u00e4hrlich. Verlegen Sie t\u00e4gliche Meetings entweder auf Montag, Mittwoch, Freitag oder einmal pro Woche. Berechnen Sie daf\u00fcr Ihren exakten w\u00f6chentlichen Zeitaufwand und reduzieren Sie ihn um bis zu 50\u00a0%. In der Regel k\u00f6nnen alle wiederkehrenden Meetings nur f\u00fcr die n\u00e4chsten 4\u00a0Termine angesetzt werden, was Ihnen hilft, die Notwendigkeit eines Meetings neu zu bewerten.<\/p>\n<p><span><br \/>\n  <strong>3) Fragen Sie sich: Brauchen wir wirklich ein Meeting?<\/strong><br \/>\n<\/span><\/p>\n<p>Die asynchrone Zukunft ist <a href=\"https:\/\/blogs.cisco.com\/collaboration\/the-future-of-work-is-here\">da<\/a>. Angesichts flexibler Arbeitszeiten und Zeitzonenunterschiede wird es immer schwieriger, einen Zeitpunkt zu finden, an dem alle Teilnehmer verf\u00fcgbar sind. \u00dcberlegen Sie, ob bestimmte Meeting-Ziele nicht auch in einem eigenen Teamraum oder durch gemeinsame Nutzung von Dokumenten erreicht werden k\u00f6nnen.\u00a0 Versuchen Sie, einige Meetings in <a href=\"https:\/\/www.cisco.com\/c\/en\/us\/solutions\/collaboration\/webex-teams.html\">Webex Teams<\/a>-Unterhaltungen umzuwandeln, indem Sie das Meeting absagen und sp\u00e4ter eine Nachbesprechung durchf\u00fchren, um zu beurteilen, ob diese Methode funktioniert hat und fortgef\u00fchrt werden sollte. F\u00fchren Sie aktive A\/B-Tests zwischen Meetings und Webex\u00a0Teams-Bereichen durch, um festzustellen, ob Sie auf ein Meeting von Beginn an h\u00e4tten verzichten k\u00f6nnen. Es ist erstaunlich, wie viel man in einem Arbeitsbereich mit den richtigen Leuten erreichen kann.<\/p>\n<p><span><br \/>\n  <strong>4) Reduzieren Sie Multitasking durch den Einsatz von Videotechnik<\/strong><br \/>\n<\/span><\/p>\n<p>Ermutigen Sie mehr Mitarbeiter zur Nutzung von Videotechnik, damit sie sich aktiv beteiligen und wirklich pr\u00e4sent bleiben. Viele von uns profitieren von der Energie der anderen, wenn wir zusammenarbeiten, und Videotechnik hilft uns, diese Energie zu nutzen. Sie tr\u00e4gt auch dazu bei, die Versuchung des Multitaskings w\u00e4hrend Meetings zu minimieren.\u00a0 Wenn die Teilnehmer Multitasking betreiben, sollten sie vielleicht nicht dabei sein und die Zeit stattdessen nutzen, um ihre eigene Arbeit zu erledigen. Es wird immer berechtigte Gr\u00fcnde daf\u00fcr geben, dass einige Teilnehmer die Video\u00fcbertragung abbrechen m\u00fcssen, und dennoch werden sie in der Lage sein, sich produktiv am Meeting zu beteiligen. Im Grunde kommt es darauf an, die Teilnehmer zu ermutigen, sich zu konzentrieren und nicht zum Multitasking \u00fcberzugehen.<\/p>\n<p><span><br \/>\n  <strong>5) F\u00fchren Sie die Entscheidungsfindung n\u00e4her an die Umsetzung heran<\/strong><br \/>\n<\/span><\/p>\n<p>Beurteilen Sie Ihre Teilnehmer und reduzieren Sie die \u00fcblichen Floskeln, indem Sie sich die Notizen vergangener Meetings ansehen.\u00a0 Wenn jemand in den letzten 3\u00a0Sitzungen \u00fcberhaupt keinen Beitrag geleistet hat, sollten Sie ihn nicht l\u00e4nger unter Druck setzen und seine Beteiligung erzwingen. Wenn Sie einen Mitarbeiter und seinen Chef zum selben Meeting einladen, sollte klar sein, warum die Teilnahme beider erforderlich ist. Versuchen Sie, die Entscheidungsfindung so nah wie m\u00f6glich an die eigentliche Umsetzung heranzuf\u00fchren (auf einer niedrigeren Hierarchiestufe).\u00a0 H\u00e4tten Sie anstelle des CEO auch den ihm unterstellten Senior VP einladen k\u00f6nnen?\u00a0 Dies veranlasst alle dazu, sich auf die n\u00e4chsth\u00f6here Ebene zu begeben, und \u00fcbertr\u00e4gt auch der Person, die die Arbeit tats\u00e4chlich ausf\u00fchrt, mehr Verantwortung.<\/p>\n<p><span><br \/>\n  <strong>6) Planen Sie im Voraus und stellen Sie klare Erwartungen auf <\/strong><br \/>\n<\/span><\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignright wp-image-331839\" src=\"https:\/\/storage.googleapis.com\/blogs-images\/ciscoblogs\/1\/2020\/07\/Screen-Shot-2020-07-23-at-1.52.33-PM-300x170.png\" alt=\"Webex Assistant\" width=\"500\" height=\"284\" \/>Zwingen Sie die Teilnehmer zur Vorbereitung, indem Sie eine <u>Tagesordnung ,<\/u> aufstellen, (gegebenenfalls) eine Vorab-Lekt\u00fcre erbitten und nach dem Meeting eine Nachbereitung durchf\u00fchren.\u00a0 Sagen Sie jedes Meeting ab, f\u00fcr das nicht im Voraus eine Tagesordnung erstellt wurde.\u00a0 Sagen Sie auch die n\u00e4chste Sitzung ab, wenn jemand die Ergebnisse der vorigen Sitzung nicht festgehalten hat. (Hinweis: Sie k\u00f6nnen Ciscos <a href=\"https:\/\/www.cisco.com\/c\/en\/us\/products\/conferencing\/webex-meetings\/transcription.html#~voice-intelligence\">Webex Assistant<\/a> dies f\u00fcr Sie erledigen lassen.)\u00a0 Meetings haben ihren Preis, und wenn die Teilnehmer sich nicht mit entsprechenden Beitr\u00e4gen einbringen, sollte das Meeting abgesagt werden.<\/p>\n<p><strong>a. Vorab-Lekt\u00fcre und Vorbereitung:<\/strong> Verlangen Sie eine Vorab-Lekt\u00fcre und senden Sie die Unterlagen daf\u00fcr mindestens 48\u00a0Stunden im Voraus an die Teilnehmer. Vorab-Lekt\u00fcren helfen, die Ziele des Meetings zu kl\u00e4ren, und zwingen die Teilnehmer, ihre Ideen <em>vor<\/em> dem eigentlichen Meeting zu durchdenken, zu verarbeiten und zu artikulieren. Der \u201eSozialvertrag\u201c besteht hier darin, dass sich die Teilnehmer verpflichten, die Vorab-Lekt\u00fcre im Voraus erledigt zu haben. Wird eine Vorab-Lekt\u00fcre nicht im Voraus verschickt, wird das Meeting verschoben.<\/p>\n<p><strong>b. Tagesordnung\/Nachbereitung: <\/strong>Der Meeting-Verantwortliche ist f\u00fcr die Erstellung und Freigabe der Tagesordnung (die den vorgelesenen Unterlagen beigef\u00fcgt werden kann) und f\u00fcr die Ver\u00f6ffentlichung der Meeting-Aktionselemente zust\u00e4ndig. Wenn beides nicht erfolgt, sollten die Teilnehmer die M\u00f6glichkeit haben, dem Meeting fernzubleiben.<\/p>\n<p><strong>c. Indizierung<\/strong>: Der Vorteil einer im Voraus erstellten Tagesordnung besteht darin, dass Sie m\u00f6glicherweise nur zu Ihrem speziellen Thema anwesend sein m\u00fcssen. Erscheinen Sie in diesem Fall entweder zu einer vereinbarten Uhrzeit ODER bitten Sie darum, dass Ihnen von einer der Meeting-Plattformen eine Team-Nachricht geschickt wird, bevor Ihre Anwesenheit erforderlich ist.<\/p>\n<p><strong>d. Respektieren Sie die Zeit der anderen: <\/strong>Sehen Sie Meetings nicht als Ersatz f\u00fcr ein Treffen an, um etwas nachzuholen. Erledigen Sie Ihre Arbeit offline und verschwenden Sie nicht die Zeit anderer, um sich in Meetings auf den neuesten Stand zu bringen. Wenn Sie eine spezielle Frage zu einem Thema haben oder zus\u00e4tzliche Informationen ben\u00f6tigen, wenden Sie sich nach dem Meeting direkt an die zust\u00e4ndige Person.<\/p>\n<p><strong>e. Disziplin<\/strong>: Teams m\u00fcssen Meeting-Unterlagen, Dashboards, Statusberichte und Metriken konsequent aktualisieren \u2013 und sie dann p\u00fcnktlich ver\u00f6ffentlichen, damit sie von anderen genutzt werden k\u00f6nnen Andere sollten die Links mit einem Lesezeichen markieren und sie vor dem Meeting durchsehen, damit sie w\u00e4hrend des Meetings sachdienliche Fragen stellen k\u00f6nnen.<\/p>\n<p><span><br \/>\n  <strong>7) Halten Sie Zeit f\u00fcr Ihre Verpflichtungen frei<\/strong><br \/>\n<\/span><\/p>\n<p>Ihr Kalender kann Sie dabei entlasten:<\/p>\n<p><strong>a. Planen Sie Zeit nach dem Meeting ein, um Ihre Arbeit abzuschlie\u00dfen.<\/strong> Reservieren Sie Zeit f\u00fcr Ihre pers\u00f6nlichen Verpflichtungen, um sicherzustellen, dass auch sie erledigt werden. Das kann ein Angebot sein, das Sie erstellen m\u00fcssen, Zeit f\u00fcr ein Coaching, ein spontanes 1:1-Meeting oder einfach Zeit zum Nachdenken. Halten Sie diese Zeit genauso ein, wie Sie es mit der Zusage tun w\u00fcrden, ein Meeting abzuhalten.<\/p>\n<p><strong>b. Tragen Sie Erinnerungen und Liefertermine in die Kalender der Mitarbeiter ein. <\/strong>Meetings sind oft dazu da, Ma\u00dfnahmen zu \u00fcberpr\u00fcfen. Sobald Sie die Ma\u00dfnahmen festgelegt haben, setzen Sie in ihren Kalendern Zeiten f\u00fcr die Erbringung dieser Leistungen fest und stellen Sie sicher, dass diese Leistungen in einem Teams-Raum erbracht werden. Auf diese Weise k\u00f6nnen Sie die Aktivit\u00e4ten in diesem Raum nachverfolgen, ohne dass ein Meeting erforderlich ist. Sollte es einen Projektplan geben, aktualisieren Sie ihn regelm\u00e4\u00dfig und ziehen Sie ihn zu Rate, um sich \u00fcber den Stand der Dinge zu informieren, statt ein weiteres Meeting abzuhalten.<\/p>\n<p><span><br \/>\n  <strong>8) Planen Sie \u201eMeeting-freie\u201c Tage ein<\/strong><br \/>\n<\/span><\/p>\n<p>Planen Sie Meeting-freie Tage f\u00fcr intensive Arbeitsvorg\u00e4nge ein.\u00a0 So k\u00f6nnen Sie beispielsweise Ingenieure entlasten.\u00a0 In einigen Unternehmen k\u00f6nnen Ingenieure 4\u00a0Meeting-freie Tage pro Woche einplanen. Die einzigen Meetings, an denen sie teilnehmen, sind die von ihnen selbst einberufenen Meetings mit anderen Ingenieuren oder Architekten, die mit der Erledigung ihrer Arbeit zusammenh\u00e4ngen (Stand-up, Code-Reviews usw.). Am<sup>5.<\/sup>\u00a0Tag der Woche finden Sprint-Zeremonien, 1:1-, All-Hands- und Mitarbeiter-Meetings statt.<\/p>\n<p><span><br \/>\n  <strong>9) Schalten Sie um von \u201eAngst, etwas zu verpassen\u201c auf \u201eFreude, etwas zu verpassen\u201c<\/strong><br \/>\n<\/span><\/p>\n<p>Machen Sie Fr\u00fchjahrsputz und erw\u00e4gen Sie einen Neuanfang, bei dem Sie alle bestehenden Meetings in regelm\u00e4\u00dfigen Abst\u00e4nden absagen.\u00a0 Ihr neuer Kalender sollte nur noch die Meetings enthalten, die Sie wirklich brauchen, und diese mit den entsprechenden Personen und mit einer klaren Tagesordnung und Ergebnissen, die in der Einladung vermerkt sind. Legen Sie fest, welche Vorbereitungsarbeiten die Teilnehmer erledigen m\u00fcssen, bevor sie an einem Meeting teilnehmen k\u00f6nnen.\u00a0 Scheuen Sie sich auch nicht davor, einige Meetings <strong>a<\/strong><strong>usfallen zu lassen<\/strong>. Nehmen Sie nicht an Meetings teil, wenn Sie sicher <u>wissen, dass Sie nichts dazu beitragen k\u00f6nnen<\/u>. Stellen Sie stattdessen sicher, dass das Meeting mit Webex Assistant abgehalten wird, und fordern Sie nach dem Meeting die Abschrift oder die Highlights an.<\/p>\n<p><span><br \/>\n  <strong>10) Setzen Sie sich klare Ziele<\/strong><br \/>\n<\/span><\/p>\n<p><strong>Bleiben Sie auf Kurs. <\/strong>Sobald Pl\u00e4ne festgelegt und in einem Meeting vereinbart wurden, sollten Sie \u00c4nderungen vermeiden, denn dies erfordert eine Neuausrichtung mehrerer Beteiligter und f\u00fchrt zu Nacharbeiten.<\/p>\n<blockquote><p>Besuchen Sie unsere <a href=\"https:\/\/www.cisco.com\/c\/m\/en_us\/business-resiliency.html\">Website<\/a>, um mehr \u00fcber die Widerstandsf\u00e4higkeit von Unternehmen in der Zeit nach der Pandemie zu erfahren<\/p><\/blockquote>\n<p><strong>Mitwirkende:<\/strong> Die Leitung des Contact Centers und die Leitung der Collaboration Group haben alle zu diesen Ideen beigetragen, wobei spezifische Vorschl\u00e4ge von folgenden Personen verfasst wurden: Omar Tawakol, David Wiener, Brian Schmahl, Sridhar Gaddiapati, Abhay Kulkarni und Vinod Muthukrishnan.<\/p>\n<p><strong>Weitere Informationen\u00a0<\/strong><\/p>\n<p>https:\/\/blogs.cisco.com\/collaboration\/planning-your-large-virtual-event-webex-meetings-adds-streaming-support-for-youtube-twitter-linkedin-facebook-for-workplace-and-more<\/p>\n<p>https:\/\/blogs.cisco.com\/collaboration\/making-the-move-to-modern-messaging<\/p>\n<p>https:\/\/blogs.cisco.com\/collaboration\/turning-good-videoconferencing-into-a-great-meetings-with-smart-adaptive-media-resilience-in-webex-meetings<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Hier erfahren Sie, wie Sie produktiv bleiben und rechtzeitig Entscheidungen treffen k\u00f6nnen, ohne zu viel Zeit in Meetings zu 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