Utilizar Webex Events para transmitir en directo
En un mundo digital, las empresas se están replanteando sus medios de comunicación cotidianos. Así que en una época en la que los eventos digitales son cada vez más comunes, ¿cómo podemos seguir disfrutando de los eventos físicos, digitalmente?
Cisco Webex tiene varias soluciones para ayudar a resolver esto. A continuación, le mostraré lo fácil que es utilizar Webex Events, también conocido como Webex Event Center, para realizar una transmisión en directo. Este blog surgió tras ayudar a Capital Factory, USAF y AFWERX a organizar virtualmente su conferencia SXSW. La secretaria de la Fuerza Aérea, Barbara Barrett, y el subsecretario de Adquisiciones, Tecnología y Logística de la Fuerza Aérea, el Dr. Will Roper, fueron algunos de los principales oradores de este evento en directo. En menos de 48 horas de planificación, fueron capaces de virtualizar un evento de 8 horas utilizando 15 paneles de Webex Event diferentes, que contaron con más de 122 panelistas y 184 asistentes a Webex. Esto también incluyó una integración de Webex en una transmisión en directo de YouTube que reunió a cerca de 5000 personas de diferentes partes del mundo. Puede consultar el blog de Capital Factory sobre cómo lo consiguieron aquí.
Aquí encontrará una buena descripción general de lo que puede hacer Webex Events.
Determinar el alcance de su evento
La primera pregunta que recibo sobre la transmisión en directo de un evento es: “¿Por qué debería utilizar Webex en lugar de Facebook Live, YouTube u otros servicios de transmisión en directo?” La respuesta es sencilla: si quiere
traer a varias personas de todo el mundo en formato de panel, hacer preguntas y respuestas de audio en vivo,
y también transmitir a los asistentes,
, esta es la mejor solución. Además, con Webex Events, también puede tener hasta 200 terminales exclusivos para estar en la reunión de panelistas. Los terminales siempre proporcionarán la mejor experiencia de audio y vídeo HD en las reuniones. Sin embargo, también puede utilizar un conmutador de cámara HDMI/USB o una tarjeta adaptadora si no dispone de un terminal de Cisco y utilizar su propia cámara de vídeo para grabar el evento. A continuación, se enumeran las principales diferencias entre Webex Meetings y Webex Events. Tenga en cuenta que puede seguir utilizando Webex Meetings para los eventos en directo.
Webex Events frente a Webex Meetings
Planificación de eventos virtuales
Repasemos lo que es Webex. Imagine que está en el evento y en el lugar físico. Tendría que visitar cada piso o sala para ver el evento concreto. Aquí, creamos 15 enlaces o URL de Webex Event diferentes. Imagine estos enlaces como una “sala virtual”. Usted facilitará estos enlaces a sus panelistas y asistentes. Como Capital Factory tenía 15 paneles diferentes, hubo que generar 15 enlaces Webex diferentes.
Si tiene curiosidad por saber cómo estructuró Capital Factory el evento, puede verlo aquí.
Entender los roles de Webex Event
Hay cuatro roles de usuario principales en Webex Events. El asistente, que es el espectador que se une a su evento, y los panelistas, que incluyen al organizador y al presentador. A continuación, se presenta una lista consolidada de los roles de los panelistas. Piense en el organizador como el administrador o creador del evento que puede desactivar o reactivar el audio, expulsar a los usuarios, iniciar la grabación, y responder a las preguntas. El presentador comparte algunas capacidades con el organizador, pero es conveniente tener un usuario específico centrado en sus tareas para el evento en línea. Recomendamos un mínimo de dos panelistas (organizador + presentador) si quiere que el evento se desarrolle sin problemas. Conozca los roles aquí.
Configurar Webex Events
Para los fines de este blog, solo nos centraremos en las principales opciones de configuración. La configuración que se indica a continuación requiere menos de 2 minutos.
- Vaya a su sitio Webex y haga clic en “Webex Events”. Suele ser suempresa.webex.com.
2. Una vez en la sección de Webex Events, vaya a “Planificar un evento”.
3. Verá que hay muchas opciones para planificar su evento. Las flechas rojas son los principales puntos de contacto que hay que configurar para iniciar la reunión. Una vez que haya terminado con los ajustes de configuración, haga clic en el botón “Planificar este evento”.
4. Ahora, verá la información de su evento. Siempre puede volver a “Eventos del sitio” para ver sus eventos planificados. Puede iniciar manualmente su evento pulsando el botón “Iniciar ahora”.
5. La aplicación Webex se descargará e instalará. En esta configuración, utilicé mi Webex Desk Pro como terminal de vídeo. Puede ver las otras opciones de botones como organizador.
Puede utilizar la característica “Iniciar sesión de práctica” como la “preparación previa” de su evento. Aquí los panelistas pueden hablar entre ellos antes y después del panel, y los asistentes no pueden escuchar lo que sucede.
Puede controlar los asistentes y participantes del evento con la opción “Desactivar audio al entrar”. La opción “Reactivar audio a todos” se utiliza si quiere abrir el espacio para las preguntas y respuestas de audio.
Webex Events también tiene algunas características interesantes si necesita añadir rápidamente un panelista. Puede proporcionar al panelista la información de marcación telefónica o SIP y la contraseña de panelista yendo a la parte superior izquierda, icono de información o “i”.
Por último, también puede enviar por correo electrónico a un panelista la información de Webex Event o, si se encuentra en un apuro, en el desafortunado caso de que la PC de un panelista se reinicie o se bloquee, existe la opción de que Webex llame a su teléfono y se una automáticamente.
Unirse al evento
Vista de los asistentes
Esta es la invitación por correo electrónico que recibirán los asistentes una vez que se planifique un evento. Tenga en cuenta que la contraseña del evento está en el correo electrónico.
Al hacer clic en el botón verde grande “Unirse al evento”, el asistente introducirá sus datos y la contraseña del evento. Puede unirse descargando la aplicación, lo que se hace automáticamente al pulsar el botón “Unirse ahora”, o puede utilizar WebRTC haciendo clic en “Unirse mediante navegador”.
Aplicación de escritorio
Este cliente está en modo WebRTC. Una vez en la reunión, puede utilizar el panel de preguntas y respuestas para hacer preguntas a los panelistas, levantar la mano, dar su opinión o incluso hacer encuestas.
Aplicación móvil para Apple iOS
Aquí puede ver el flujo de ingreso y la variedad de opciones que tiene con la aplicación móvil. Webex también es compatible con Android.
Una vez finalizado el evento, la plataforma puede enviar automáticamente encuestas y se pueden configurar varias “llamadas a la acción”, como una ventana emergente en el sitio web.
Integración con YouTube y otras plataformas
Puede integrar Webex en YouTube o Facebook Workplace utilizando socios como VBrick o REC.VC. Tenga en cuenta que VBrick solo es compatible con Webex Meeting Center, no con Event Center. REC.VC es compatible con ambos, ya que usted añade a REC.VC como participante en Meetings o Events (como panelista), y este lo transmite a su servicio.
A continuación, se muestra la página de configuración de REC.VC. Puede añadir cualquier terminal SIP o H.323 e incluso introducir un PIN. Todos los vídeos pueden grabarse en su plataforma si quiere mantenerlos en privado. Puede unirse a la Comunidad de Webex Teams aquí para obtener más información. Puede empezar a utilizar REC.VC inmediatamente registrándose en su prueba gratuita de 14 días.
Grabación
Webex puede grabar su evento y transcribir su reunión. Esto resulta muy útil si quiere buscar varias palabras clave y saltar a partes específicas de un evento de ocho horas de duración. Si quiere que su reunión sea interna, puede utilizar las funcionalidades de grabación nativas de Webex, o utilizar VBrick o REC.VC. La desventaja de las plataformas externas de terceros como YouTube y Facebook Live es que su contenido es ahora público y es propiedad de las plataformas de transmisión de terceros.
Webex y recursos gratuitos
Regístrese aquí para obtener Webex gratis. Este paquete le ofrece acceso móvil y de escritorio para 100 participantes, marcado telefónico gratuito, uso compartido de pantalla, grabación y mucho más.
Además, consulte nuestro sitio de Planificación de recursos para la continuidad de los negocios de Webex. Contiene asesoramiento y recomendaciones tecnológicas para hacer frente a los desafíos de la infraestructura operativa durante este período de trabajo remoto con excelentes guías prácticas para el usuario final.
[Update March 24]: Aquí hay una grabación interesante que profundiza en Webex Events Training. Fíjese aquí.Cisco ofrece Webex Events 3000 gratis a sus clientes
Cisco también está ampliando la oferta para proporcionar Webex Events 3000 a los clientes de forma gratuita. Se proporciona un mes de servicio para un (1) usuario designado, y debe renovarse y aprobarse si se necesita la extensión. Si es necesario, se puede añadir Webex Audio con descuentos estándar. Por supuesto, los clientes pueden optar por utilizar solo VoIP sin costo alguno si así lo desean. Esta oferta debe solicitarse a través del socio.
Soporte técnico de la comunidad
Únase a la comunidad de embajadores de Webex en Webex Teams y regístrese como candidato si tiene preguntas.
Reflexiones finales
La transmisión en directo de un panel no es difícil una vez que se realiza un ensayo práctico. Cisco está aquí para ayudarlo en estos tiempos difíciles. Lea el blog de nuestro CEO, Chuck Robbins, sobre nuestro compromiso con usted.
Esta es solo una descripción general rápida de cómo utilizar Webex Events. Para obtener más información, visite help.webex.com. Si necesita acceso inmediato a Webex Events, póngase en contacto conmigo y estaré encantado de organizar uno para usted.
Esté atento a los próximos blogs sobre las mejores prácticas de transmisión en directo. Si tiene preguntas, deje un comentario y comparta este blog.
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