4 consejos para realizar una reunión excelente

Vuelva a llevar la productividad a sus reuniones

El cliente potencial de tener que pasar por una reunión no siempre expulsa a todos. Aunque las reuniones tienen el potencial de ser reuniones divertidas y motivacionales que también ayudan a llevar adelante los proyectos, muchas de ellas no cumplirán con esa promesa.

¿Qué puede salir mal en una reunión típica?

En ocasiones, las reuniones pueden consumir mucho tiempo y hacer que los participantes se sientan desconectados de lo que sucede en toda la empresa en grande:

• De hecho, las reuniones innecesarias son la pérdida de tiempo N.ó 1 en la mayoría de las oficinas, que se contabilizan para las horas más nuevas y mil millones de horas de productividad desperdiciadas todos los meses.
• Hasta un tercio de todas las reuniones de un mes determinado se consideran improductivas, y no es difícil ver por qué: Entre inicios tarde, agendas desenfocadas y tecnología de colaboración desactualizado, muchos participantes no pueden mantenerse ocupados.
• Las reuniones improductivas también tienen los costos exactos de las reuniones. Por ejemplo, una “reunión de 1 hora” en realidad es mucho más larga, ya que quita esa cantidad de tiempo de todos los que se unen a ella. Por lo tanto, si hay 10 asistentes, la reunión realmente está consumiendo 10 horas que podrían canalizarse en otro lugar.
• En líneas similares, las reuniones tradicionales requieren espacio de oficina. En sala de conferencia de que alguien podría estar usando para tomar una llamada importante debe dedicarse a una gran recopilación que podría terminar por no ser tan productiva de todas maneras.
• Los trabajadores remotos se pueden sentir aislados cuando las reuniones no son atractivas. La comunicación y la colaboración ineptos, así como la falta de comunicación, son uno de los inconvenientes más importantes para trabajar en forma remota, y la forma en que se ejecutan las reuniones es una gran razón.

En el lado brillante, las reuniones no tienen que ser improductivas. Con las herramientas correctas en apoyo de una estrategia integral, puede realizar reuniones que cubran todo lo que desea y mientras mantiene a todos comprometidos. Y ahora, con tantas personas trabajando desde su casa, es importante comprender cómo ayudar a los empleados a sentirse conectados. Aquí hay cuatro consejos comprobados para llevar sus reuniones al siguiente nivel.

Sugerencia #1: Enviar una agenda por escrito por adelantado y establecer contexto

¿Por qué hay tantas reuniones sin desenfocar? Como nadie más que el anfitrión es posible, realmente sabe qué va a suceder o quién está participando.

Es por ello que es importante enviar una agenda que contenga los principales puntos que desea cubrir en el tiempo asignado. En Webex, puede agregar una agenda directamente a su invitación a la reunión.

Tener una agenda crea una estructura y lo ayuda a maximizar el tiempo que tiene. Una vez que anota todo y se asegura de que esté cubierto punto por punto, incluso podría descubrir que aún le queda tiempo y puede finalizar la reunión más temprano, lo que es una buena noticia para la productividad de todos, ya que pueden volver a otras tareas.

En cuanto al establecer el contexto sobre quiénes estarán en la reunión, este es el lugar donde las soluciones de colaboración cultural pueden hacer una diferencia real. Estas plataformas basadas en AI pueden extraer información de varias fuentes, como perfiles de medios sociales públicos y diversos directorios, para crear contexto y permitir una colaboración más perfecta

Sugerencia #2: Facilitar la participación en la reunión

¿Cuánto tiempo de reunión se pierde al solo intentar iniciar la sesión? Es posible que los invitados tengan que acargar sus bandejas de entrada para encontrar la llamada directa o el enlace, e incluso cuando estén listos, podrían tener que pasar primero por algunos instantes.

Descargando aplicaciones y complementos, introduciendo un PIN y buscando un dispositivo compatible, estas complicaciones hacen que las reuniones sean demasiado complejas y menos útiles. Para recuperar el progreso, piense en simplificar el proceso para entrar.

Una plataforma de colaboración como Webex le permite invitar a cualquier persona y a todos con un simple conjunto de pasos. La mayoría de las veces, es solo un “paso” singular: toque o haga clic en el botón para entrar cuando sea el momento. Ya sea que alguien esté utilizando una PC, una Mac, un teléfono, una tableta o un sistema de videoconferencias basado en estándares, la participación es simple.

Sugerencia #3: Utilice la tecnología de vídeo, si es necesario

Las videoconferencias proporcionan beneficios de que ninguna otra tecnología de reuniones puede:

• Primero, es la mejor manera de sentirse como si está en la misma sala que todos los demás a pesar de estar físicamente separados. El video y el audio en alta definición permiten conexiones desde Google de alta calidad en las reuniones.
• La segunda, permite que los asistentes vean las reacciones y el idioma corporal en tiempo real. Faltan esos conocimientos en las conversaciones que se suceden a través del correo electrónico, el chat o la llamada telefónica tradicional, y son valiosos para salvar divisores culturales.
• En tercer lugar, colabora estrechamente con capacidades de colaboración uso compartido de pantalla grabaciones. Una reunión de vídeo puede beneficiarse de la compartición en tiempo real de una aplicación, un documento o toda la pantalla, y también puede compartirse fácilmente más tarde con cualquier persona que no pueda hacerlo.

Las reuniones de vídeo son buenas para muchos casos de uso diferentes. Puede configurar una base para poner en contacto con el personal interno, contratar y entrevistas a candidatos para puestos abiertos, organizar un seminario Web y mucho más.

Sugerencia #4: Seguimiento según sea necesario

Cuando finaliza una reunión, en ocasiones, el anfitrión envía un correo electrónico que resume lo que sucedió y proporciona un enlace a la grabación. Este es un buen enfoque, ya que refuerza lo que se cubre y puede ser especialmente útil para las personas que no pudieron entrar.

Sin embargo, hay otras maneras de hacer un seguimiento más allá del correo electrónico. Una grabación de la reunión puede ser muy informativa, además de la opción de usar una aplicación de chat para compartir materiales y pensamientos adicionales en tiempo real. Con Cisco Webex, puede realizar un seguimiento con facilidad y organizar las reuniones más productivas posibles.

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