{"id":382757,"date":"2020-07-23T14:09:03","date_gmt":"2020-07-23T21:09:03","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.webex.com\/uncategorized-es\/menos-es-mas-10-consejos-para-tener-menos-reuniones-y-mucho-mas-productivas\/"},"modified":"2020-07-23T14:09:03","modified_gmt":"2020-07-23T21:09:03","slug":"menos-es-mas-10-consejos-para-tener-menos-reuniones-y-mucho-mas-productivas","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.webex.com\/es\/experiencia-del-cliente\/menos-es-mas-10-consejos-para-tener-menos-reuniones-y-mucho-mas-productivas\/","title":{"rendered":"Menos es m\u00e1s: 10 consejos para tener menos reuniones y mucho m\u00e1s ..."},"content":{"rendered":"


\n Pasos simples para reuniones productivas<\/strong>
\n<\/span><\/h2>\n

Con la mayor\u00eda de los edificios de oficinas cerrados u millones de personas en todo el mundo trabajando desde casa, las reuniones virtuales aumentaron significativamente y est\u00e1n llenando nuestros cronogramas diarios. Seg\u00fan un estudio de Bain & Company, los empleados en su conjunto gastan 15\u00a0% de su tiempo en reuniones y los gerentes superiores gastan el 50\u00a0% de su tiempo en reuniones. \u201cEn el entorno laboral actual de trabajar desde casa, es posible que la sobrecarga de reuniones, que ya es un problema en muchas organizaciones, se vea exacerbado\u201d, declar\u00f3 Mike Fasciani, director s\u00e9nior de investigaciones en Gartner. Coincidimos. En la plataforma Webex<\/a> en s\u00ed, hemos visto un aumento de la cantidad de minutos de reuni\u00f3n por mes de ~7\u00a0mil\u00a0millones que se informaron en febrero de 2020 a 25\u00a0mil\u00a0millones en mayo de 2020.<\/p>\n


\n Retomar el control<\/strong>
\n<\/span><\/h2>\n

Por defecto, y por necesidad, las reuniones virtuales son lo que nos mantiene conectados.\u00a0 Pero si el 71\u00a0% de los gerentes s\u00e9nior considera que las reuniones no son productivas, \u00bfrealmente tenemos que ser fatalistas por nuestro tiempo de reuni\u00f3n?\u00a0 La respuesta es no; podemos y debemos recuperar el control.\u00a0 As\u00ed que la pregunta es: \u00ab\u00bfC\u00f3mo mantenemos la productividad y tomamos decisiones oportunas y, a la vez, no gastamos demasiado tiempo en reuniones?\u00bb\u00a0 La respuesta es menos reuniones, menos distracciones y menos responsables de la toma de decisiones.\u00a0 Estos son algunos consejos sobre c\u00f3mo lograr esto.<\/p>\n


\n 1) Acorte sus reuniones siempre que sea posible<\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

Sea consciente de la duraci\u00f3n de la reuni\u00f3n. Al\u00e9jese de las reuniones de 30 y 60 minutos y convierta a todas las reuniones en 5, 10 o 15 minutos menos de lo que sol\u00edan ser.\u00a0 Los propietarios de las reuniones pueden solicitar reuniones de 15 o 20 minutos si es lo que necesita la agenda. Dicho esto, optimice el resultado, no la duraci\u00f3n, y solo re\u00fanase para generar valor. Si una reuni\u00f3n corre el riesgo de ser m\u00e1s prolongada pero permite tomar m\u00e1s decisiones y elimina la necesidad de otra reuni\u00f3n, es incluso mejor.<\/p>\n


\n 2) Minimice la frecuencia; menos es m\u00e1s <\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

Considere el ritmo de las reuniones recurrentes. Pase de semanalmente a cada dos semana. Pase de mensual a trimestralmente. Pase de diariamente a los lunes, mi\u00e9rcoles, viernes o semanalmente. Calcule su compromiso semanal del tiempo personalizado y red\u00fazcalo un 50\u00a0%. Como regla, todas las reuniones recurrentes pueden definirse solo por las pr\u00f3ximas 4 ocurrencias, lo que le ayuda a reevaluar la necesidad de reunirse.<\/p>\n


\n 3) Preg\u00fantese: \u201c\u00bfNecesitamos una reuni\u00f3n?\u201d<\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

El futuro asincr\u00f3nico est\u00e1 aqu\u00ed<\/a>. Con cronogramas de trabajo flexibles y zonas horarias diferentes, es m\u00e1s dif\u00edcil encontrar un momento en el que todos est\u00e9n disponibles. Considere si, en su lugar, los objetivos de cualquier reuni\u00f3n particular podr\u00edan lograrse con un espacio de equipo o con el uso compartido de documentos.\u00a0 Intente convertir algunas reuniones en conversaciones de Webex Teams<\/a> al cancelar la reuni\u00f3n y, luego, realizar un resumen verbal para saber si la t\u00e9cnica funcion\u00f3 o debe repetirse. Realice las pruebas A\/B activas entre reuniones y Webex Teams para ver si podr\u00eda haberse evitado la reuni\u00f3n en primer lugar. Es incre\u00edble todo lo que puede lograrse en un espacio de trabajo con las personas correctas.<\/p>\n


\n 4) Limite las tareas m\u00faltiples al sacar provecho del v\u00eddeo<\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

Aliente a m\u00e1s personas a utilizar v\u00eddeos para poder participar activamente y estar realmente presentes. Muchos de nosotros nos nutrimos con la energ\u00eda del otro cuando colaboramos y los v\u00eddeos nos ayudan a absorber esa energ\u00eda. Tambi\u00e9n ayuda a minimizar la tentaci\u00f3n de realizar tareas m\u00faltiples durante la reuni\u00f3n.\u00a0 Si las personas realizan tareas m\u00faltiples, quiz\u00e1s no deban estar all\u00ed y, en su lugar, puedan usar el tiempo para realizarlas. Siempre existir\u00e1n motivos leg\u00edtimos de por qu\u00e9 algunas personas deben tener apagado el v\u00eddeo y, aun as\u00ed, podr\u00e1n participar activamente en la reuni\u00f3n. El asunto es alentar a las personas a concentrarse y no realizar m\u00faltiples tareas.<\/p>\n


\n 5) Lleve la toma de decisiones m\u00e1s cerca de la ejecuci\u00f3n<\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

Eval\u00fae a sus asistentes y reduzca los curiosos al ver las notas de reuniones anteriores.\u00a0 Si, en las \u00faltimas 3 reuniones, alguien no ha contribuido en absoluto, deje de torturarlo y de obligar a que asista. Si invita a un empleado y su jefe a la misma reuni\u00f3n, debe comprenderse bien por qu\u00e9 se requiere que ambos asistan. Apunte a llevar la toma de decisiones lo m\u00e1s cerca posible de la ejecuci\u00f3n (m\u00e1s abajo en la jerarqu\u00eda).\u00a0 Si invit\u00f3 al CEO, \u00bfen sui lugar podr\u00eda haber invitado al vicepresidente s\u00e9nior que comparece ante \u00e9l?\u00a0 Esto obliga a todos a subir de nivel y tambi\u00e9n le otorga una mayor responsabilidad a la persona que implementa el trabajo.<\/p>\n


\n 6) Planifique de manera anticipada y defina expectativas claras <\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

\"WebexImpulse la preparaci\u00f3n con una agenda,<\/u> una lectura previa (cuando corresponda) y seguimientos luego de la reuni\u00f3n.\u00a0 Cancele cualquier reuni\u00f3n cuando no se ha publicado una agenda con anticipaci\u00f3n.\u00a0 Adem\u00e1s, cancele la pr\u00f3xima ocurrencia de cualquier reuni\u00f3n cuando alguien no haya captado las acciones o conclusiones de la anterior. (Sugerencia: para hacerlo, puede utilizar Webex Assistant<\/a> de Cisco).\u00a0 Las reuniones tienen un costo y si las personas no realizan las inversiones adecuadas, la reuni\u00f3n deber\u00eda cancelarse.<\/p>\n

a. Lecturas previas y preparaci\u00f3n:<\/strong> Solicite lecturas previas y env\u00edelas a los asistentes al menos 48 horas antes. Las lecturas previas ayudan a aclarar los objetivos de la reuni\u00f3n e impulsar a que las personas piensen detenidamente, resumir y articular sus ideas antes<\/em> de la reuni\u00f3n. El \u00abcontrato social\u00bb aqu\u00ed es que los asistentes deben leer las lecturas previas con anticipaci\u00f3n. Si una lectura previa no se env\u00eda con anticipaci\u00f3n, vuelva a programar la reuni\u00f3n.<\/p>\n

b. Agenda\/acci\u00f3n de seguimiento: <\/strong>El propietario de la reuni\u00f3n es responsable de crear y compartir la agenda (que puede incluirse con materiales de lectura previa) y para publicar los elementos de acci\u00f3n de la reuni\u00f3n. Con ambos, debe permitirse a las personas omitir las reuniones.<\/p>\n

c. \u00cdndice<\/strong>: Un beneficio de tener una agenda con anticipaci\u00f3n es que es posible que solo necesite estar all\u00ed por su tema particular. En ese caso, llegue en un tiempo acordado, O BIEN, p\u00eddale a uno de los asistentes de la reuni\u00f3n que le env\u00ede un mensaje por Teams antes de que lo necesiten.<\/p>\n

d. Respete el tiempo del otro: <\/strong>No utilice las reuniones para ponerse al d\u00eda. Realice su trabajo cuando no est\u00e1 conectado y no pierda el tiempo del otro poni\u00e9ndose al d\u00eda en las reuniones. Si tiene una pregunta espec\u00edfica acerca de algo o necesita informaci\u00f3n adicional, p\u00f3ngase en contacto con la persona pertinente de la manera personalizada luego de la reuni\u00f3n.<\/p>\n

e. Disciplina<\/strong>: Los equipos deben actualizar constantemente los artefactos de las reuniones, paneles, informes de estado y m\u00e9tricas; y luego publicarlos para que otros lo puedan usar de manera oportuna. Otros deben marcar los enlaces y revisarlos de antemano, para que puedan realizar las preguntas pertinentes en la reuni\u00f3n.<\/p>\n


\n 7) Tiempo en bloque para mantener sus compromisos<\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

Su calendario puede protegerlo:<\/p>\n

a. Programe un momento posterior a la reuni\u00f3n para completar su trabajo.<\/strong> Bloquee el tiempo de sus compromisos individuales para asegurarse de realizarlos. Podr\u00eda ser una propuesta que debe escribir, tiempo de preparaci\u00f3n, una llamada improvisada personalizada o simplemente tiempo para pensar. Proteja ese tiempo de la misma manera que proteger\u00eda el compromiso de organizar una reuni\u00f3n.<\/p>\n

b. Programe recordatorios y fechas de entrega en los calendarios de las personas. <\/strong>Las reuniones a menudo son para registrarse en acciones. Una vez que haya identificado las acciones, programe los tiempos en los calendarios para ofrecer esta entrega y asegurarse de que se proporcione en un espacio de Teams. De ese modo, puede seguirlos en ese espacio sin necesidad de una reuni\u00f3n. Adem\u00e1s, si hay un plan de proyecto, siga actualiz\u00e1ndolo y cons\u00faltelo para conocer la situaci\u00f3n en lugar de tener otra reuni\u00f3n.<\/p>\n


\n 8) Programe d\u00edas \u201clibres de reuniones\u201d<\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

Considere tener d\u00edas sin reuniones para tareas complejas.\u00a0 Un ejemplo de esto ser\u00eda para proteger a los ingenieros.\u00a0 Algunas organizaciones permiten que los ingenieros tengan 4 d\u00edas sin reuniones por semana. Las \u00fanicas reuniones a las que asisten son las que proponen ellos mismos con otros ingenieros o arquitectos y est\u00e1n relacionadas con realizar el trabajo (levantarse, realizar revisiones de c\u00f3digos, etc). Ceremonias cortas, reuniones personalizadas, con todos o con el personal tienen lugar el 5.to<\/sup> d\u00eda de la semana.<\/p>\n


\n 9) Cambie de \u201cmiedo a perd\u00e9rselo\u201d a \u201calegr\u00eda de perd\u00e9rselo\u201d<\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

Realice una limpieza y considere empezar de nuevo al cancelar peri\u00f3dicamente todas las reuniones existentes.\u00a0 Su nuevo calendario comenzar\u00eda solo con las reuniones que necesita, con las personas adecuadas y con una agenda clara y resultados esbozados en la convocatoria. Detalle el trabajo de preparaci\u00f3n que deben completar las personas antes de entrar a una reuni\u00f3n.\u00a0 Adem\u00e1s, est\u00e9 dispuesto a s<\/strong>altarse algunas reuniones<\/strong>. No asista a reuniones a las que sabe con certeza que no contribuir\u00e1<\/u>. En su lugar, aseg\u00farese que Webex Assistant est\u00e9 en la reuni\u00f3n y obtenga acceso a la transcripci\u00f3n o los puntos destacados luego.<\/p>\n


\n 10) Sea firme con sus objetivos<\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

Mantenga el rumbo. <\/strong>Una vez que se hayan definido y aceptado los planes durante una reuni\u00f3n, evite desviarse porque requiere la realineaci\u00f3n de varias partes y provoca que deban rehacerse tareas.<\/p>\n

Visite nuestro sitio web<\/a> para conocer m\u00e1s acerca de la recuperabilidad empresarial en la era pospand\u00e9mica<\/p><\/blockquote>\n

Colaboradores:<\/strong> Los l\u00edderes del centro de contacto y del grupo de colaboraci\u00f3n contribuyeron a estas ideas con sugerencias espec\u00edficas de: Omar Tawakol, David Wiener, Brian Schmahl, Sridhar Gaddiapati, Abhay Kulkarni y Vinod Muthukrishnan.<\/p>\n

M\u00e1s informaci\u00f3n\u00a0<\/strong><\/p>\n

https:\/\/blogs.cisco.com\/collaboration\/planning-your-large-virtual-event-webex-meetings-adds-streaming-support-for-youtube-twitter-linkedin-facebook-for-workplace-and-more<\/p>\n

https:\/\/blogs.cisco.com\/collaboration\/making-the-move-to-modern-messaging<\/p>\n

https:\/\/blogs.cisco.com\/collaboration\/turning-good-videoconferencing-into-a-great-meetings-with-smart-adaptive-media-resilience-in-webex-meetings<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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