{"id":389804,"date":"2021-01-15T09:00:25","date_gmt":"2021-01-15T17:00:25","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.webex.com\/uncategorized-es\/como-optimizar-los-espacios-de-reunion-para-el-trabajo-hibrido\/"},"modified":"2021-01-15T09:00:25","modified_gmt":"2021-01-15T17:00:25","slug":"como-optimizar-los-espacios-de-reunion-para-el-trabajo-hibrido","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.webex.com\/es\/colaboracion\/trabajo-hibrido\/como-optimizar-los-espacios-de-reunion-para-el-trabajo-hibrido\/","title":{"rendered":"C\u00f3mo optimizar los espacios de reuni\u00f3n para el trabajo h\u00edbrido"},"content":{"rendered":"

La oficina nunca volver\u00e1 a ser la misma, y quiz\u00e1<\/em> eso sea algo bueno.<\/p>\n

Seg\u00fan una encuesta realizada por Dimensional Research<\/a>, el 53% de las grandes organizaciones tiene previsto reducir el tama\u00f1o de sus oficinas y m\u00e1s de tres cuartas partes aumentar\u00e1n la flexibilidad laboral. Esto es una consecuencia directa y duradera del reciente aumento del trabajo desde casa.<\/p>\n

Las empresas ven la oportunidad de reducir los inmuebles y ahorrar en gastos con el aumento del trabajo remoto, pero \u00bfson realmente la ecuaci\u00f3n es tan sencilla? A menos que las empresas hagan recortes en su fuerza laboral, la cantidad de empleados que mantienen seguir\u00e1 siendo la misma. Y, con un modelo de trabajo h\u00edbrido<\/a>, se deber\u00e1n enfrentar a una situaci\u00f3n en la que los \u00edndices de ocupaci\u00f3n de las oficinas son imprevisibles, ya que los empleados tienen m\u00e1s flexibilidad para elegir d\u00f3nde quieren trabajar en un d\u00eda determinado.<\/p>\n

Imag\u00ednese una empresa en la \u00e9poca anterior a la pandemia en la que todos los empleados iban a la oficina. Durante la pandemia, el \u00edndice de ocupaci\u00f3n cay\u00f3 por debajo del 50%. La empresa asume que reducir el tama\u00f1o del edificio a la mitad es algo sensato porque sabe que es factible. Pero, \u00bfqu\u00e9 pasar\u00eda si el 70% de los empleados se presentara en la oficina despu\u00e9s de reducir el espacio a la mitad? \u00bfAd\u00f3nde ir\u00edan y d\u00f3nde se sentar\u00edan?<\/p>\n


\n El costo real de los inmuebles<\/strong>
\n<\/span><\/h2>\n

El uso de los edificios es hist\u00f3ricamente sub\u00f3ptimo, y puede empeorar a\u00fan m\u00e1s a medida que las organizaciones planean reducir el espacio de oficinas. Teniendo en cuenta que el costo de n\u00f3mina es diez veces m\u00e1s para las empresas<\/a> que el espacio de las oficinas, cualquier programa de reducci\u00f3n de costos en el espacio de las oficinas que altere ligeramente la productividad de los empleados provocar\u00e1 una p\u00e9rdida. Es primordial que, antes de reducir los costos inmobiliarios, las empresas analicen las necesidades reales de sus empleados y se hagan una idea exacta de c\u00f3mo utilizan el edificio o edificios de oficinas.<\/p>\n

A medida que las empresas planifican c\u00f3mo volver a la oficina, es momento de analizar c\u00f3mo optimizar los espacios y mejorar la experiencia para todos los trabajadores.<\/p>\n


\n Los cinco objetivos de la optimizaci\u00f3n de espacios<\/strong>
\n<\/span><\/h2>\n

El modelo perfecto no existe. Cada empresa es \u00fanica y tiene que confiar en sus propios datos (necesidades, oficinas y objetivos) y en su cultura. He enumerado cinco objetivos no exhaustivos de la optimizaci\u00f3n de los espacios y pautas fundamentales sobre c\u00f3mo se pueden optimizar los espacios de oficina.<\/p>\n

La ejecuci\u00f3n de estas pautas requiere pensar simult\u00e1neamente en tres ejes diferentes.<\/p>\n

En primer lugar, los inmuebles y c\u00f3mo darles forma. Se trata de garantizar que las necesidades de la fuerza laboral (presente o futura) puedan satisfacerse en el lugar de trabajo.<\/p>\n

En segundo lugar, evaluar la cultura de reuniones de la empresa y establecer una estrategia para capacitar o incentivar a la fuerza laboral para que cambien sus h\u00e1bitos si es necesario. La cultura de las reuniones suele basarse en la confianza. Los empleados deben sentirse seguros de que su edificio puede proporcionarles lo que necesitan, cuando lo necesitan.<\/p>\n

Y, en tercer lugar, desarrollar una estrategia tecnol\u00f3gica porque es poco probable que pueda tener \u00e9xito en la optimizaci\u00f3n de los inmuebles y la cultura de reuniones si no dispone de las herramientas adecuadas.<\/p>\n


\n \"Tres
\n<\/a><\/p>\n

\u00a0<\/p>\n


\n 1) El inmueble est\u00e1 configurado de forma \u00f3ptima<\/strong>
\n<\/span><\/h3>\n

\u00bfC\u00f3mo sabe que tiene la cantidad correcta de salas y escritorios? \u00bfO que los espacios de reuni\u00f3n tienen las dimensiones correctas con las comodidades adecuadas y las mejores condiciones ambientales para sus empleados?<\/p>\n

Solo hay una manera: \u00a1medirlo!<\/p>\n

En primer lugar, mida el espacio del que dispone, c\u00f3mo lo utilizan sus empleados y su nivel de satisfacci\u00f3n. Luego rep\u00edtalo. Los espacios siempre se pueden mejorar, y nada jam\u00e1s permanece igual, porque a medida que se mejora, la empresa va cambiando. Se trata de un proceso continuo, y usted necesita tecnolog\u00eda que le proporcione datos, convierta los datos en conocimientos y transforme los conocimientos en acciones. Los sensores con tecnolog\u00eda precisa de recuento de personas, el acceso a los calendarios de las salas y el tablero de mandos de an\u00e1lisis lo ayudar\u00e1n a lograr este objetivo como se explica en estos blogs: \u00bfMe puede ver ahora? \u00bfCu\u00e1ndo la IA lleva una m\u00e1scara?<\/a> y \u00bfqu\u00e9 tan inteligente es su lugar de trabajo?<\/a>.<\/p>\n


\n 2) Las reuniones se suceden de manera uniforme a lo largo del d\u00eda<\/strong>
\n<\/span><\/h3>\n

Siempre me sorprende ver c\u00f3mo las rutinas se instalan en nuestras vidas. Si nos dan a elegir entre veinte tareas diferentes, la gente siempre se inclinar\u00e1 por la que est\u00e1 acostumbrada, con la que se siente c\u00f3moda. Si se combina la rutina con la ruta de menor resistencia, se obtienen h\u00e1bitos que pueden ser dif\u00edciles de modificar.<\/p>\n

Me resulta muy c\u00f3modo invitar a Sarah a una reuni\u00f3n a las 10:00 cuando supongo que est\u00e1 lista y con el caf\u00e9 reci\u00e9n hecho. Pero las 10:00 tambi\u00e9n es la hora pico de ocupaci\u00f3n de salas en mi edificio. Si hubiera sabido que Sarah es tan madrugadora como yo, podr\u00edamos haber tenido una reuni\u00f3n a las 8:00 y liberar esa sala para otra persona.<\/p>\n

H\u00e1bitos como este crean una gran demanda y picos de uso en las horas centrales. Conocer la verdadera disponibilidad de los empleados y presentar horarios alternativos podr\u00eda liberar un valioso espacio en las horas centrales.<\/p>\n


\n 3) Los recursos se consumen en tiempo real<\/strong>
\n<\/span><\/h3>\n

Un colega m\u00edo que trabaja en el departamento de instalaciones de Cisco midi\u00f3 las probabilidades de que se produjeran reuniones fantasma en las salas en funci\u00f3n de la antelaci\u00f3n con la que se reservaban. Sus resultados fueron inequ\u00edvocos. Las salas que se reservan unos pocos minutos antes de la reuni\u00f3n, de hecho, se utilizan el 100% de las veces. Las salas que se reservan con dos semanas de antelaci\u00f3n solo ten\u00edan un 20% de probabilidades de ser utilizadas. Llamamos \u201csobreplanificaci\u00f3n\u201d y \u201causencia\u201d a las salas que los usuarios reservaron, pero que acaban siendo utilizadas parcialmente o no se utilizan en absoluto. De hecho, el 89% de la fuerza laboral<\/a> afirma sentirse frustrado con las experiencias en la oficina, y las salas de reuniones reservadas pero no utilizadas figura como la segunda<\/sup> experiencia m\u00e1s frustrante, solo por detr\u00e1s de conseguir que el equipo de la sala de reuniones funcione.<\/p>\n

No cabe duda de que las salas deben pedirse m\u00e1s cerca del momento en que realmente se necesitan. Su asignaci\u00f3n se convierte realmente en: \u00bfpor qu\u00e9 mis empleados tienen que reservar con antelaci\u00f3n?<\/p>\n

Encontrar\u00e1 m\u00faltiples razones y m\u00faltiples soluciones. Sin embargo, hay otras ventajas en acercar la necesidad al consumo. Las condiciones rara vez cambian de un minuto a otro, pero s\u00ed lo hacen a lo largo de dos semanas. \u00bfSigue habiendo la misma cantidad de personas en esa reuni\u00f3n? \u00bfEst\u00e1n presentes en la oficina o trabajan desde casa? Reservar, o mejor dicho, asignar un espacio de reuni\u00f3n con m\u00e1s tiempo de antelaci\u00f3n tambi\u00e9n le da la oportunidad de reservar el espacio adecuado, y as\u00ed optimizar la capacidad e incluso la distancia a la sala.<\/p>\n


\n 4) Las salas se utilizan con capacidad completa<\/strong>
\n<\/span><\/h3>\n

Tambi\u00e9n medimos el \u00edndice de ocupaci\u00f3n de las salas. Esto fue otra revelaci\u00f3n. Las salas acogen sistem\u00e1ticamente a menos personas para las que fueron dise\u00f1adas. Esto puede deberse a las comodidades de un espacio concreto. Por ejemplo, los empleados pueden reservar salas grandes para reuniones reducidas porque son las \u00fanicas equipadas con una pizarra digital. Tambi\u00e9n suele deberse al dise\u00f1o del inmueble. La oficina puede estar dise\u00f1ada para el uso en horas pico, pero esos picos rara vez se producen.<\/p>\n

\u00bfSabe exactamente cu\u00e1nto espacio se desperdicia por no llenar las salas?<\/p>\n

Lo llamamos \u201cexceso de capacidad espacial\u201d y es el espacio promedio vac\u00edo que no se utiliza durante las reuniones. En pocas palabras, una sala para diez personas que ser\u00eda utilizada por un promedio de dos personas representa un desperdicio del 80% de los puestos de la sala de reuniones. Es muy importante no solo medir si una sala est\u00e1 ocupada, sino tambi\u00e9n su ocupaci\u00f3n en t\u00e9rminos de cantidad de personas. La ocupaci\u00f3n de la sala es algo que los dispositivos de Webex Rooms<\/a> rastrean con precisi\u00f3n de forma continua.<\/p>\n


\n 5) Las reuniones son h\u00edbridas<\/strong>
\n<\/span><\/h3>\n

Dado que el 98% de las reuniones tienen al menos un participante remoto<\/a>, los dispositivos de v\u00eddeo se convierten en un componente indispensable de las salas de reuniones de cara al futuro. Las salas sin dispositivos de v\u00eddeo aislar\u00e1n a los asistentes remotos, y los obligar\u00e1n a escuchar en lugar de participar.<\/p>\n

Con el v\u00eddeo en todas las salas, se pueden crear puentes entre ellas, con el efecto de ayudar a resolver los problemas 3 y 4 antes mencionados.<\/p>\n

\"Gr\u00e1fico


\n<\/a> Figura 1: C\u00f3mo se utilizaban los edificios antes de la COVID<\/p><\/div>\n

La optimizaci\u00f3n de los espacios no consiste \u00fanicamente en ahorrar costos, sino en mejorar de verdad la experiencia de la fuerza laboral, reducir las fricciones y permitir que las personas realicen su trabajo con rapidez y facilidad.<\/p>\n

En mi publicaci\u00f3n anterior<\/a>, habl\u00e9 de c\u00f3mo Webex aborda y afronta estos retos para que pueda optimizar su lugar de trabajo, proporcionar entornos laborales m\u00e1s seguros y garantizar que los empleados sigan siendo productivos y est\u00e9n comprometidos.<\/p>\n

No dude en compartir su opini\u00f3n o contarnos c\u00f3mo aborda la optimizaci\u00f3n de la oficina en la secci\u00f3n de comentarios.<\/p>\n

\n

Crear el lugar de trabajo h\u00edbrido <\/a><\/h3>\n<\/blockquote>\n

M\u00e1s informaci\u00f3n<\/strong><\/p>\n

https:\/\/blogs.cisco.com\/collaboration\/how-intelligent-is-your-workplace<\/p>\n

https:\/\/blogs.cisco.com\/collaboration\/a-blueprint-for-hybrid-workplaces<\/p>\n

https:\/\/blogs.cisco.com\/collaboration\/safe-at-the-office-productive-anywhere-with-webex-10x-better-experiences<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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