Votre espace de travail est-il vraiment intelligent ?

Intelligent est un mot omniprésent dont on use et abuse ces derniers temps : tout le monde est tenté de qualifier tout ce qu’il fait d’intelligent. Il suffit d’y ajouter un peu d’intelligence artificielle et d’apprentissage artificiel, et c’est parti.

Il est difficile de trouver un juste milieu lorsqu’on nomme un concept ou une idée. Chacun à sa propre perception et sa propre opinion des finalités de la solution que vous proposez et de son orientation. C’est pourquoi j’essaie généralement de me tenir à l’écart de ces discussions. Alors que j’observais notre équipe marketing s’arracher les cheveux sur le dictionnaire, j’étais déjà adepte de ce mot galvaudé et d’usage immodéré. Était-ce une décision intelligente, c’est à vous qu’il appartiendra d’en décider.

Laissez-moi, pour commencer, tenter de vous donner ma définition du mot intelligent dans le contexte des espaces de travail.

Un espace de travail optimal

L’aménagement des bureaux dans l’entreprise est essentiel. Vos locaux peuvent être équipés de toute l’intelligence artificielle du monde, cela ne vous sera d’aucune utilité si la visibilité des salles de réunion est mauvaise, si votre espace de travail est saturé et si la couleur des murs vous donne la nausée.

Je parlerai dans un autre post des règles à respecter pour optimiser les espaces. Mais disons qu’elles s’articulent autour des points suivants : faites en sorte que les locaux répondent aux besoins de vos salariés Recueillez des données, interrogez vos salariés et n’hésitez pas à faire appel à un spécialiste de l’aménagement de bureau.

Avoir un espace de travail optimal est un objectif virtuellement impossible à atteindre, puisque les objectifs sont en constante évolution (culture du travail, génération X, Y et Z, évolution des locaux). Cela demande des tâtonnements, des essais, des indicateurs. Vous devrez constamment suivre le progrès et l’adapter en fonction de vos différents indicateurs. Heureusement, beaucoup de choses peuvent être automatisées ; par exemple, les capteurs qui surveillent l’utilisation réelle des espaces et qui analysent la qualité des paramètres de l’environnement, tels que l’air ou le bruit, vous y aideront beaucoup.

Webex Rooms mesure l’utilisation réelle des espaces et la compare avec leur capacité réelle. Ses capteurs suivent les indicateurs de l’environnement et centralisent automatiquement toutes les informations dans l’outil d’analyse de données Cisco Control Hub.

Un environnement sûr

Dans une enquête récente, Dimensional Research [1] a rapporté que 64 % des salariés n’étaient pas à l’aise de devoir toucher des appareils, que 52 % s’inquiétaient de ne pas savoir quand la salle avait été nettoyée pour la dernière fois, et enfin, que 41 % étaient mal à l’aise de ne pas savoir si la salle avait atteint sa capacité maximale.

Le retour au bureau est actuellement la partie émergée de l’iceberg, mais il ne devrait pas cacher d’autres facteurs pour lesquels des normes comme WELL [2] ont été mises en place. Puisqu’un environnement sûr est également un environnement sain, offrir un environnement sain à ses salariés passe aussi par la nécessité de la bonne qualité de l’air, du confort thermique, d’une luminosité suffisante et de faibles niveaux de bruits. Ces paramètres doivent également être contrôlés et peuvent être automatisés. Les systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation (CVC), par exemple, fonctionnent souvent en continu et au même rythme pendant les heures de travail. Mais qu’en est-il des salariés qui travaillent en dehors des heures fixes, à des heures où le renouvellement de l’air ne se fait plus ? D’autre part, pourquoi faudrait-il recycler l’air lorsque les salles sont vides de la même façon que quand elles sont entièrement occupées, pendant toute la journée ?

Webex Rooms combine des détecteurs et un assistant vocal pour que les utilisateurs n’aient rien à toucher lorsqu’ils veulent réserver une salle ou lancer une réunion. Les panneaux Webex Rooms peuvent être personnalisés pour indiquer quand une salle a été désinfectée pour la dernière fois, un message peut également apparaître sur le grand écran quand la capacité maximale d’une salle est dépassée ou pour utiliser la fonction de signalisation. Des salles équipées du tout dernier Webex Room Navigator qui contrôle la température, l’humidité, la qualité de l’air, la lumière et le bruit. De cette façon, les gestionnaires des locaux ont un rapport en temps réel sur l’état sanitaire de leurs locaux et peuvent également comparer les données avec la présence réelle des salariés dans ces espaces. Vous trouverez plus d’informations dans ce guide [3].

Automatisation

Les salariés productifs ont besoin de temps pour se concentrer sur leurs tâches principales. C’est normal, et d’ailleurs, ils sont payés pour. Maintenant réfléchissez au temps que vous cela vous demande de vous préparer pour les réunions, de trouver un créneau qui convient à vos collègues, de repérer la salle de réunion qui a les équipements dont vous avez besoin, de la localiser dans le bâtiment, et éventuellement, de venir en aide à vos collègues qui se sont perdus dans les méandres des locaux. C’est frustrant, n’est-ce pas ? En plus, cela coûte aussi très cher aux entreprises.

Avant la COVID-19, 40 % des salariés reconnaissaient qu’ils perdaient jusqu’à 30 minutes par jour à trouver des espaces de collaboration [4].

Webex vient tout juste de lancer Webex Room booking, un outil pour trouver facilement les salles disponibles. Lorsqu’il est combiné avec les capteurs Webex présents dans les salles, il devient possible de savoir si une salle est vraiment utilisée ou non. Nous avons également démontré comment la combinaison de tous nos outils peut vous aider à vous développer. Si vous ne l’avez pas encore fait, je vous conseille de regarder la vidéo
Intelligent Workplace Experience, dans laquelle Richard et moi-même traitons du sujet plus en détails. [5]

Économiser sur l’immobilier

L’adaptation aux espaces de travail hybrides semble indiquer que de nombreux bureaux pourraient être récupérés. C’est pourquoi beaucoup d’entreprises se sentent obligées de compenser leurs récentes pertes en faisant des économies sur l’immobilier. Si seulement les choses étaient aussi simples. L’utilisation de l’espace risque de devenir encore plus imprévisible qu’avant. Les salariés vont désormais balancer entre l’avantage de faire du télétravail et le besoin de rencontrer leurs collègues à la machine à café. Que se passera-t-il si de nombreux salariés décident soudain de venir au bureau le même jour et à la même heure ? Si l’on trouvait déjà compliqué de trouver un local de réunion avant que les restrictions ne soient mises en place, réduire la surface des locaux ne fera qu’empirer la situation.

Les économies de locaux, c’est bien, mais pas aux dépens des salariés. Avant la COVID-19, les entreprises reconnaissaient que 70 % des salles de réunion du monde entier étaient inutilisées et que dans 50 % des réunions, il n’y avait qu’une ou deux personnes dans la salle [4]. Les économies de locaux, cela consisterait d’abord à s’assurer que les salles de réunion sont bien utilisées quand elles ont été réservées, et que les salles qui sont utilisées le sont au maximum de leur capacité.

Webex Rooms et le Webex Control Hub aideront les entreprises à comprendre comment leur espace est utilisé et à savoir s’il est sûr de réduire leurs locaux. Webex Rooms et le calendrier hybride sont capables de comprendre si une salle réservée est utilisée ou non, et de libérer la salle si les salariés n’y viennent pas. La combinaison des détecteurs, de l’accès au calendrier, des analyses de données et de la personnalisation sur une même plateforme est fondamentale pour offrir aux entreprises un moyen simple et intégré de comprendre leurs espaces de bureaux, d’optimiser l’utilisation des salles de réunion et d’améliorer l’efficacité des salariés.

Une expérience personnalisée

Pour finir, les entreprises ont des cultures et des besoins différents, et des visions différentes de la conception de leur espace de travail unique. Il faudra plus d’un fournisseur pour répondre à toutes leurs attentes. Les réunions virtuelles, l’outil de localisation, la signalétique numérique et la gestion des visiteurs sont quelques exemples des fonctionnalités utiles pour un espace de travail intelligent. Mais toutes ces solutions ne devraient pas être adoptées séparément. Un espace de travail réellement intelligent se met en place en rassemblant et en connectant des solutions qui créent chacune de la valeur pour les autres. Je posterai d’autres articles sur l’espace de travail intelligent dans les semaines à venir, restez en ligne !

La plateforme ouverte WebEx est développée sur des API auxquelles des solutions^tierces peuvent être facilement ajoutées. Qu’attendez-vous ? Commencez à organiser, concevoir, développer votre propre espace de travail intelligent : les intégrations WebEx vous offrent des possibilités sans limites.

Sources

1 Enquête Dimensional Research

2 Norme WELL pour les locaux ^TM. Aperçu https://v2.wellcertified.com/wellv2/en/overview

3 Guide de la collaboration

4 https://www.steelcase.com/content/uploads/sites/10/2018/08/16-E0000192EN.pdf

5 https://futureofwork.webex.com/future-of-work-intelligent-workplace/

Ressources

Cours en ligne gratuits donnés par des experts : Session Ouverte Control Hub Admin

Les nouveautés Webex : Octobre 2020

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