{"id":382753,"date":"2020-07-23T14:09:03","date_gmt":"2020-07-23T21:09:03","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.webex.com\/uncategorized-fr\/en-faire-plus-avec-moins-10-conseils-pour-des-reunions-moins-nombreuses-mais-bien-plus-productives\/"},"modified":"2020-07-23T14:09:03","modified_gmt":"2020-07-23T21:09:03","slug":"en-faire-plus-avec-moins-10-conseils-pour-des-reunions-moins-nombreuses-mais-bien-plus-productives","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.webex.com\/fr\/experience-client\/en-faire-plus-avec-moins-10-conseils-pour-des-reunions-moins-nombreuses-mais-bien-plus-productives\/","title":{"rendered":"En faire plus avec moins\u00a0: 10\u00a0conseils pour des r\u00e9unions moins ..."},"content":{"rendered":"


\n Des r\u00e9unions productives en quelques \u00e9tapes<\/strong>
\n<\/span><\/h2>\n

Avec la fermeture de la majorit\u00e9 des bureaux et des millions de personnes en t\u00e9l\u00e9travail dans le monde, les r\u00e9unions virtuelles ont consid\u00e9rablement augment\u00e9 en nombre et remplissent nos emplois du temps quotidiens. D\u2019apr\u00e8s une \u00e9tude de Bain & Company, l\u2019ensemble des employ\u00e9s passent 15\u00a0% de leur temps en r\u00e9unions tandis que les cadres sup\u00e9rieurs y consacrent 50\u00a0% de leurs heures. \u00ab\u00a0La surcharge de r\u00e9unions, qui est d\u00e9j\u00e0 probl\u00e9matique dans de nombreuses organisations, peut \u00eatre exacerb\u00e9e dans l\u2019environnement de t\u00e9l\u00e9travail actuel\u00a0\u00bb, fait remarquer Mike Fasciani, directeur des recherches chez Gartner. Nous confirmons. Rien que sur la plateforme Webex<\/a>, nous avons vu le nombre de minutes de r\u00e9unions passer d\u2019environ 7\u00a0milliards par mois en f\u00e9vrier 2020 \u00e0 25\u00a0milliards en mai 2020.<\/p>\n


\n Reprendre le contr\u00f4le<\/strong>
\n<\/span><\/h2>\n

Par d\u00e9faut, et par n\u00e9cessit\u00e9, les r\u00e9unions virtuelles sont la force motrice qui nous permet de rester en contact.\u00a0 Mais si 71\u00a0% des dirigeants consid\u00e8rent que les r\u00e9unions ne sont pas productives, devons-nous nous r\u00e9signer \u00e0 perdre notre temps\u00a0?\u00a0 La r\u00e9ponse est non\u00a0; nous pouvons et devons reprendre le contr\u00f4le.\u00a0 La question qui se pose alors est la suivante\u00a0: \u00ab\u00a0comment rester productifs et prendre des d\u00e9cisions opportunes sans passer trop de temps en r\u00e9union\u00a0?\u00bb.\u00a0 La r\u00e9ponse\u00a0? Assister \u00e0 moins de r\u00e9unions, \u00eatre moins d\u00e9rang\u00e9s et avoir moins de d\u00e9cisionnaires.\u00a0 Voici quelques conseils pour y parvenir.<\/p>\n


\n 1) \u00c9courtez les r\u00e9unions dans la mesure du possible<\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

Soyez bien conscients de la dur\u00e9e des r\u00e9unions. Abandonnez les r\u00e9unions de 30 ou 60\u00a0minutes et \u00e9courtez-les de 5, 10 ou 15\u00a0 minutes.\u00a0 Les organisateurs peuvent pr\u00e9voir des r\u00e9unions de 15 ou 20\u00a0minutes si cette dur\u00e9e est suffisante pour les sujets abord\u00e9s. Ceci dit, vous devez optimiser le r\u00e9sultat, pas la dur\u00e9e, et vous rencontrer exclusivement pour cr\u00e9er de la valeur. Si une r\u00e9union risque de se prolonger mais permet de prendre davantage de d\u00e9cisions qui \u00e9viteront d\u2019avoir \u00e0 se r\u00e9unir de nouveau, c\u2019est encore mieux.<\/p>\n


\n 2) R\u00e9duisez la fr\u00e9quence\u00a0; penser qualit\u00e9, pas quantit\u00e9 <\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

R\u00e9fl\u00e9chissez \u00e0 la fr\u00e9quence des r\u00e9unions r\u00e9guli\u00e8res. Passez des r\u00e9unions hebdomadaires \u00e0 des r\u00e9unions toutes les deux semaines, et des r\u00e9unions mensuelles aux r\u00e9unions trimestrielles. Les r\u00e9unions quotidiennes peuvent \u00eatre remplac\u00e9es par des r\u00e9unions les lundi, mercredi et vendredi, ou simplement une fois par semaine. Calculez vos engagements hebdomadaires en face \u00e0 face et r\u00e9duisez-les de moiti\u00e9. En r\u00e8gle g\u00e9n\u00e9rale, toutes les r\u00e9unions r\u00e9guli\u00e8res doivent \u00eatre pr\u00e9vues pour les 4\u00a0prochaines dates seulement, ce qui permet de r\u00e9\u00e9valuer le besoin de se r\u00e9unir.<\/p>\n


\n 3) Demandez-vous\u00a0: \u00ab\u00a0Avons-nous besoin d\u2019organiser une r\u00e9union\u00a0?\u00a0\u00bb<\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

L\u2019avenir asynchrone est une r\u00e9alit\u00e9<\/a>. Avec les journ\u00e9es de travail flexibles et les d\u00e9calages horaires, il est plus compliqu\u00e9 de trouver un moment o\u00f9 tout le monde est disponible. Demandez-vous si certains objectifs de la r\u00e9union pourraient \u00eatre r\u00e9alis\u00e9s au sein d\u2019un espace d\u2019\u00e9quipe ou via le partage de documents.\u00a0 Annulez quelques r\u00e9unions pour essayer de les transformer en conversations Webex Teams<\/a>, puis faites ensuite le point pour d\u00e9cider si cette m\u00e9thode est concluante et devrait \u00eatre renouvel\u00e9e. Dans un premier temps, effectuez des comparatifs entre les r\u00e9unions et les espaces Webex Teams pour d\u00e9terminer si vous auriez pu \u00e9viter de vous r\u00e9unir. Vous serez surpris de tout ce que l\u2019on peut faire dans un espace de travail avec des coll\u00e8gues efficaces.<\/p>\n


\n 4) Limitez le multit\u00e2che en adoptant la vid\u00e9o<\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

Encouragez davantage de personnes \u00e0 utiliser la vid\u00e9o pour qu\u2019elles puissent activement participer et rester physiquement pr\u00e9sentes. Nous sommes nombreux \u00e0 puiser dans l\u2019\u00e9nergie de nos collaborateurs, et la vid\u00e9o nous aide \u00e0 absorber ce dynamisme. Cela aide aussi \u00e0 diminuer la tentation de faire autre chose pendant les r\u00e9unions.\u00a0 Si des participants font plusieurs t\u00e2ches \u00e0 la fois, ils ne devraient peut-\u00eatre pas se trouver l\u00e0 et plut\u00f4t consacrer leur temps \u00e0 faire leur travail. Il existera toujours des raisons valables \u00e0 d\u00e9sactiver la vid\u00e9o pour certaines personnes qui feront malgr\u00e9 tout preuve d\u2019une participation tr\u00e8s efficace. L\u2019objectif premier est d\u2019inciter les participants \u00e0 se concentrer et non pas \u00e0 faire plusieurs choses \u00e0 la fois.<\/p>\n


\n 5) Amenez la prise de d\u00e9cision au plus pr\u00e8s de l\u2019ex\u00e9cution<\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

\u00c9valuez vos participants et \u00e9vitez d\u2019inviter des personnes passives en examinant les comptes-rendus des derni\u00e8res r\u00e9unions.\u00a0 Si quelqu\u2019un n\u2019a pas du tout apport\u00e9 sa contribution au cours des trois derni\u00e8res r\u00e9unions, cessez de l\u2019obliger \u00e0 y participer. Si vous invitez un employ\u00e9 et son sup\u00e9rieur \u00e0 la m\u00eame r\u00e9union, vous devez invoquer une raison valable \u00e0 leur pr\u00e9sence \u00e0 tous les deux. Essayez d\u2019amener la prise de d\u00e9cision au plus pr\u00e8s de l\u2019ex\u00e9cution dans la mesure du possible (au plus bas dans la hi\u00e9rarchie).\u00a0 Si vous avez invit\u00e9 le PDG, auriez-vous pu inviter son directeur adjoint \u00e0 la place\u00a0?\u00a0 Cette m\u00e9thode oblige tout le monde \u00e0 progresser et donne plus de responsabilit\u00e9s \u00e0 la personne qui effectue r\u00e9ellement le travail.<\/p>\n


\n 6) Planifiez \u00e0 l\u2019avance et d\u00e9finissez des attentes claires <\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

\"WebexImposez une pr\u00e9paration en r\u00e9digeant un ordre du jour,<\/u> un document pr\u00e9paratoire (le cas \u00e9ch\u00e9ant) et des r\u00e9unions de suivi.\u00a0 Annulez toute r\u00e9union pour laquelle aucun ordre du jour n\u2019a \u00e9t\u00e9 publi\u00e9 au pr\u00e9alable.\u00a0 De m\u00eame, annulez la prochaine r\u00e9union si personne n\u2019a pris note des conclusions de la r\u00e9union pr\u00e9c\u00e9dente ou du plan d\u2019action de chacun. (Conseil\u00a0: vous pouvez utiliser Webex Assistant<\/a> de Cisco pour s\u2019en charger \u00e0 votre place.)\u00a0 Les r\u00e9unions ont un co\u00fbt et si les participants ne s\u2019investissent pas correctement, elles doivent \u00eatre annul\u00e9es.<\/p>\n

a. Documents pr\u00e9paratoires et pr\u00e9paration\u00a0:<\/strong> Exigez des documents pr\u00e9paratoires et envoyez-les aux participants au moins 48\u00a0heures \u00e0 l\u2019avance. Ces documents pr\u00e9cisent les objectifs de la r\u00e9union et obligent les participants \u00e0 r\u00e9fl\u00e9chir \u00e0 des id\u00e9es, \u00e0 les assimiler et \u00e0 les structurer avant<\/em> la r\u00e9union. Ici, le \u00ab\u00a0contrat social\u00a0\u00bb est l\u2019obligation pour les participants de lire les documents pr\u00e9paratoires \u00e0 l\u2019avance. Si ces documents ne sont pas envoy\u00e9s pr\u00e9alablement \u00e0 la r\u00e9union, repoussez sa date.<\/p>\n

b. Ordre du jour\/plan d\u2019action\u00a0: <\/strong>L\u2019organisateur de la r\u00e9union est responsable de la cr\u00e9ation et du partage de l\u2019ordre du jour (qui peut \u00eatre inclus dans les documents pr\u00e9paratoires) ainsi que de la publication des plans d\u2019action. Sans ces deux \u00e9l\u00e9ments, les participants doivent \u00eatre autoris\u00e9s \u00e0 ne pas participer aux r\u00e9unions.<\/p>\n

c. Indexation<\/strong>: L\u2019avantage \u00e0 disposer d\u2019un ordre du jour \u00e0 l\u2019avance est que vous n\u2019aurez peut-\u00eatre besoin d\u2019\u00eatre pr\u00e9sent que pour le sujet qui vous concerne. Dans ce cas, soit vous apparaissez \u00e0 une heure d\u00e9finie au pr\u00e9alable, soit vous demandez \u00e0 un des participants de vous envoyer un message Teams juste avant que votre pr\u00e9sence ne soit requise.<\/p>\n

d. Respect du temps d\u2019autrui\u00a0: <\/strong>N\u2019utilisez pas les r\u00e9unions comme un moyen de rattraper le temps perdu. Faites votre travail hors ligne et ne faites pas perdre du temps aux autres participants en profitant des r\u00e9unions pour vous tenir au courant. Si vous avez une question particuli\u00e8re ou besoin d\u2019informations suppl\u00e9mentaires, contactez personnellement le coll\u00e8gue qui pourra vous renseigner apr\u00e8s la r\u00e9union.<\/p>\n

e. Discipline<\/strong>\u00a0: Les \u00e9quipes doivent r\u00e9guli\u00e8rement actualiser les artefacts des r\u00e9unions, tableaux de bord, rapports d\u2019\u00e9tat et m\u00e9triques, puis les publier pour qu\u2019ils soient consultables en temps voulu. Les autres participants doivent mettre les liens en signet et les examiner au pr\u00e9alable afin de pouvoir poser des questions pertinentes pendant la r\u00e9union.<\/p>\n


\n 7) R\u00e9servez du temps pour respecter vos engagements<\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

Votre calendrier vous prot\u00e8ge\u00a0:<\/p>\n

a. Programmez un cr\u00e9neau horaire apr\u00e8s la r\u00e9union pour terminer votre travail.<\/strong> R\u00e9servez du temps pour \u00eatre s\u00fbr de pouvoir respecter vos engagements individuels. Il peut s\u2019agir d\u2019une proposition \u00e0 r\u00e9diger, d\u2019un coaching \u00e0 assurer, d\u2019un entretien non planifi\u00e9 ou tout simplement de temps r\u00e9serv\u00e9 \u00e0 la r\u00e9flexion. Respectez ce cr\u00e9neau horaire tout comme vous respecteriez un engagement \u00e0 organiser une r\u00e9union.<\/p>\n

b. Programmez des rappels et des dates de livraison sur les calendriers de vos collaborateurs. <\/strong>Les r\u00e9unions servent souvent \u00e0 v\u00e9rifier le statut de diverses actions. Une fois que vous aurez identifi\u00e9 ces actions, planifiez des horaires sur les calendriers pour fournir ces livrables et assurez-vous qu\u2019ils sont livr\u00e9s dans un espace Teams. Ainsi, vous pourrez les retrouver dans cet espace donn\u00e9 sans avoir besoin de faire une r\u00e9union. De plus, si vous disposez d\u2019un plan de projet, continuez \u00e0 l\u2019actualiser et \u00e0 vous y r\u00e9f\u00e9rer pour conna\u00eetre l\u2019avanc\u00e9e du projet plut\u00f4t que d\u2019avoir recours \u00e0 une r\u00e9union suppl\u00e9mentaire.<\/p>\n


\n 8) Planifiez des jours \u00ab\u00a0sans r\u00e9union\u00a0\u00bb<\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

Envisagez d\u2019instituer des jours sans r\u00e9union pour permettre de se concentrer sur certaines t\u00e2ches.\u00a0 Les ing\u00e9nieurs, par exemple, en ont souvent besoin.\u00a0 Certaines organisations accordent aux ing\u00e9nieurs quatre jours sans r\u00e9union par semaine. Les seules r\u00e9unions auxquelles ils assistent sont celles qu\u2019ils souhaitent avoir avec les autres ing\u00e9nieurs ou architectes au sujet de la progression de leur travail (r\u00e9unions rapides, analyse de codes, etc.). Les c\u00e9r\u00e9monies Sprint, les entretiens individuels, les r\u00e9unions de tout le personnel ou d\u2019un m\u00eame service se d\u00e9roulent le 5e<\/sup> jour de la semaine.<\/p>\n


\n 9) Passez de la \u00ab\u00a0peur de passer \u00e0 c\u00f4t\u00e9\u00a0\u00bb au \u00ab\u00a0bonheur de passer \u00e0 c\u00f4t\u00e9\u00a0\u00bb<\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

Faites un peu de nettoyage et envisagez d\u2019annuler de temps en temps toutes vos r\u00e9unions planifi\u00e9es.\u00a0 Votre nouveau calendrier n\u2019affichera que les r\u00e9unions qui vous sont n\u00e9cessaires, avec les participants v\u00e9ritablement concern\u00e9s, ainsi qu\u2019un ordre du jour clair et des r\u00e9sultats esp\u00e9r\u00e9s annonc\u00e9s dans l\u2019invitation. Pr\u00e9cisez le travail de pr\u00e9paration requis par les participants pr\u00e9alablement \u00e0 la r\u00e9union.\u00a0 Par ailleurs, soyez dispos\u00e9 \u00e0 m<\/strong>anquer certaines r\u00e9unions<\/strong>. Si vous \u00eates certain que votre pr\u00e9sence n\u2019apportera rien<\/u> \u00e0 une r\u00e9union, n\u2019y allez pas. Assurez-vous plut\u00f4t que Webex Assistant sera activ\u00e9 et que vous pourrez en r\u00e9cup\u00e9rer la transcription ou les points importants par la suite.<\/p>\n


\n 10) Respectez vos objectifs<\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

Gardez le cap. <\/strong>Une fois les plans d\u00e9finis et valid\u00e9s en cours de r\u00e9union, \u00e9vitez de vous en \u00e9carter, car le fait d\u2019avoir \u00e0 r\u00e9aligner les divers intervenants oblige \u00e0 recommencer le travail.<\/p>\n

Rendez-vous sur notre site Web<\/a> pour en savoir plus sur la r\u00e9silience des entreprises \u00e0 l\u2019\u00e8re de l\u2019apr\u00e8s-pand\u00e9mie<\/p><\/blockquote>\n

Contributeurs\u00a0:<\/strong> Les responsables de la division Contact Center et du Collaboration Group ont tous apport\u00e9 leur contribution \u00e0 ces id\u00e9es, avec notamment des suggestions de\u00a0: Omar Tawakol, David Wiener, Brian Schmahl, Sridhar Gaddiapati, Abhay Kulkarni et Vinod Muthukrishnan.<\/p>\n

En savoir plus\u00a0<\/strong><\/p>\n

https:\/\/blogs.cisco.com\/collaboration\/planning-your-large-virtual-event-webex-meetings-adds-streaming-support-for-youtube-twitter-linkedin-facebook-for-workplace-and-more<\/p>\n

https:\/\/blogs.cisco.com\/collaboration\/making-the-move-to-modern-messaging<\/p>\n

https:\/\/blogs.cisco.com\/collaboration\/turning-good-videoconferencing-into-a-great-meetings-with-smart-adaptive-media-resilience-in-webex-meetings<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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