Intelligente è una parola abusata e onnipresente di questi tempi, e a questo punto tutti sono tentati di definire intelligente qualsiasi cosa facciano. Basta mettere un po’ di intelligenza artificiale (IA) e l’apprendimento automatico da qualche parte e il gioco è fatto.
Dare un nome a un concetto o a un’idea comporta sempre un equilibrio difficile da trovare. Ognuno ha una percezione e un’opinione diverse sullo scopo assolto da una soluzione e sulla sua destinazione. Ecco perché di solito cerco di stare lontano da queste discussioni. Tant’è vero che, quando ho visto il nostro team del marketing affannarsi con il dizionario dei sinonimi, io mi ero già abbonato al termine usato e abusato in modo improprio. Ora sta a te giudicare se sia stata una decisione intelligente o meno.
Vorrei iniziare cercando di definire cosa si intende secondo me con il termine intelligente nel contesto degli ambienti di lavoro.
Un ambiente di lavoro ottimale
La modalità di progettazione fisica degli uffici è fondamentale. Puoi portare tutta l’intelligenza artificiale del mondo nel tuo edificio, ma se le sale riunioni non sono facilmente individuabili, se lo spazio sulle scrivanie è sempre troppo poco e il colore delle pareti dà la nausea, sei partito male.
Parlerò in un altro articolo delle regole per gli ambienti ottimizzati. In generale vale questa norma: fare in modo che l’edificio soddisfi le esigenze dei lavoratori. Bisogna raccogliere dati, ascoltare la voce dei dipendenti e non esitare a consultare uno specialista degli spazi per uffici.
Un posto di lavoro ottimale è anche un obiettivo praticamente irraggiungibile poiché l’obiettivo è in continua evoluzione (cultura del lavoro, generazione X Y Z o l’edificio stesso). Ci vogliono interazioni, prove e parametri. E occorre monitorare e mettere continuamente a punto i progressi in base a diverse metriche. Fortunatamente molti aspetti possono essere automatizzati, ad esempio sono particolarmente utili i sensori che rilevano il reale utilizzo degli spazi e analizzano la qualità dell’ambiente, come l’aria o il rumore.
Webex Rooms misura l’utilizzo effettivo degli spazi e lo confronta con la capacità effettiva. I sensori monitorano i parametri ambientali e centralizzano automaticamente tutte queste informazioni nello strumento di analisi Cisco Control Hub.
Un ambiente sicuro
In un recente sondaggio, Dimensional Research [1] ha rilevato che il 64% dei dipendenti non si sente sicuro nel toccare i dispositivi, il 52% è preoccupato se non sa quando una sala è stata pulita l’ultima volta e il 41% è a disagio se non sa se un stanza ha raggiunto la massima capienza.
Attualmente il ritorno in ufficio è la punta dell’iceberg, che però non dovrebbe far passare in secondo piano altri fattori stabiliti da standard come WELL [2]. Poiché un ambiente sicuro è anche sano, assicurare ai dipendenti un ambiente sano richiede anche un’adeguata qualità dell’aria, comfort termico, una giusta quantità di luce e bassi livelli di rumorosità. Anche queste informazioni devono essere monitorate e possibilmente automatizzate. Spesso i sistemi HVAC, ad esempio, funzionano sempre, e con le stesse impostazioni, durante l’orario di lavoro. Ma al di fuori delle ore centrali, quando il ricambio dell’aria è disattivato? E perché dovremmo effettuare il ricircolo dell’aria sempre allo stesso modo, che le stanze siano vuote o siano state completamente occupate per tutto il giorno?
Webex Rooms combina sensori e un assistente vocale, per cui gli utenti non devono toccare nulla se desiderano prenotare una sala o avviare una riunione. I pannelli Webex Rooms possono essere personalizzati per indicare quando una stanza è stata sanificata l’ultima volta oppure si può visualizzare un messaggio sullo schermo quando la capacità di una sala supera il limite di sicurezza o, ancora, si può utilizzare la funzione di segnaletica. Le sale dotate del più recente Webex Room Navigator monitorano temperatura, umidità, qualità dell’aria, luce e rumore. In questo modo, i responsabili dell’infrastruttura ottengono un rapporto in tempo reale sullo stato di salute dell’edificio e possono anche confrontarlo con l’effettiva presenza dei dipendenti in quegli spazi. Ulteriori informazioni sono disponibili in questa guida [3].
automazione
Per essere produttivi, i dipendenti hanno bisogno di tempo per concentrarsi sulle loro mansioni principali. Ed è giusto che sia così, visto che sono pagati per questo. Ora rifletti su quanto tempo impieghi per pianificare le riunioni, trovare un orario adatto ai tuoi colleghi, per individuare una sala riunioni dotata dei servizi di cui hai bisogno, per trovare quella sala nell’edificio e infine per recuperare i colleghi che si sono persi nel labirinto dell’edificio. Frustrante, vero? Ma anche estremamente costoso per le organizzazioni.
Prima del COVID-19, il 40% dei dipendenti dichiarava di sprecare fino a 30 minuti al giorno solo alla ricerca di spazi per collaborare [4].
Webex ha appena lanciato la prenotazione Webex Room per trovare facilmente spazi disponibili. In combinazione con i sensori Webex interni alle sale, consente di sapere se una sala è effettivamente in uso o meno. Abbiamo anche dimostrato come la combinazione dei nostri strumenti con strumenti di navigazione può portare ulteriori vantaggi. Se non l’hai già fatto, ti consiglio di guardare la registrazione di
The Intelligent Workplace Experience, in cui io e Richard ne parliamo in modo più dettagliato. [5]
Risparmi immobiliari
L’adattamento al luogo di lavoro ibrido sembra indicare la possibilità di recuperare molto spazio negli uffici. Pertanto, molte aziende si sentono in dovere di compensare le recenti perdite con dei risparmi nell’immobiliare. Fosse così semplice! È probabile che l’uso dello spazio diventi più imprevedibile di prima. I dipendenti ora oscilleranno tra la comodità di lavorare da casa e il bisogno di incontrare i colleghi alla macchinetta del caffè. E i dipendenti si ripresentassero in ufficio, all’improvviso, in tanti, tutti lo stesso giorno e alla stessa ora? Se già era già difficile trovare un luogo dove riunirsi prima che venissero applicate le restrizioni, la riduzione della metratura degli immobili non farebbe che peggiorare le cose.
Gli immobili andrebbero tenuti, ma non a spese dei dipendenti. Prima del COVID-19, le aziende riferivano che il 70% delle sale riunioni di tutto il mondo non veniva utilizzato e il 50% delle riunioni si svolgeva con solo una o due persone nella sala [4]. Il risparmio immobiliare consisterebbe quindi innanzitutto nell’assicurare che le sale riunioni non vengano prenotate senza poi essere utilizzate e che le sale utilizzate vengano utilizzate al massimo delle loro potenzialità.
Webex Rooms e Webex Control Hub aiuteranno le organizzazioni a capire come viene utilizzato lo spazio e se è sicuro tagliare sugli immobili. Webex Rooms e il calendario ibrido possono capire se una sala prenotata è in uso e possono decidere di liberarla se non si presenta nessuno. Questa combinazione di sensori, accesso al calendario, analisi e personalizzazione nella stessa piattaforma è fondamentale per offrire alle aziende un modo semplice e integrato per conoscere lo spazio degli uffici, ottimizzare l’utilizzo delle sale riunioni e migliorare l’efficienza dei dipendenti.
Un’esperienza personalizzata
Infine, le aziende hanno culture ed esigenze diverse e il modo in cui immaginano l’ambiente di lavoro è specifico per ognuna di esse. Non esiste un unico fornitore in grado di coprire tutte le richieste. Reception virtuali, navigazione, segnaletica digitale e gestione dei visitatori sono solo alcuni esempi delle funzioni utili che contribuiscono a creare un luogo di lavoro intelligente. Ma tutte queste soluzioni non dovrebbero essere isolate. Un vero luogo di lavoro intelligente si ottiene assemblando e collegando soluzioni in cui ognuna crea valore per l’altra. Nelle prossime settimane pubblicherò molti altri articoli sugli ambienti di lavoro intelligenti: non perderteli!
La piattaforma Webex aperta è basata su API a cui è possibile aggiungere facilmente soluzioni di terze parti. Cosa aspetti? Inizia a pianificare, progettare e creare il tuo ambiente di lavoro intelligente: le integrazioni Webex ti offrono infinite possibilità.
Fonti
1 Indagine di Dimensional research
2 Panoramica TM standard edilizi WELL https://v2.wellcertified.com/wellv2/en/overview
3 Guida Come collaborare
4
https://www.steelcase.com/content/uploads/sites/10/2018/08/16-E0000192IT.pdf
5 https://futureofwork.webex.com/future-of-work-intelligent-workplace/
Risorse
Lezioni online gratuite tenute da esperti: Sessione di assistenza per amministratori di Control Hub
Il lavoro a distanza è destinato a restare: 3 cose da fare per essere efficaci nella nuova normalità
Scopri di più
https://blogs.cisco.com/collaboration/a-blueprint-for-hybrid-workplaces
https://blogs.cisco.com/collaboration/futurizing-work-around-people-with-the-help-of-intelligent-technologies
https://blogs.cisco.com/collaboration/safe-at-the-office-productive-anywhere-with-webex-10x-better-experiences
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