4 suggerimenti per eseguire un’ottima riunione

Riportare la produttività alle riunioni

La possibilità di dover passare il controllo di una riunione non ecceta sempre tutti. Sebbene le riunioni siano potenzialmente divertenti e provvisorie, che aiutano a spostare i progetti, molti di essi non sono in grado di garantire tale sviluppo.

Qual è l’errore in una tipica riunione?

Talvolta, le riunioni possono consumare molto tempo e fare in modo che i partecipanti si sentano disconnessi da ciò che sta succedendo nella società:

• Infatti, le riunioni non necessarie sono il primo a essere presenti nella maggior parte degli uffici, in cui si incitono ore non lavorative e miliardi di dipendenti in produttività inutili ogni mese.
• Fino a un terzo di tutte le riunioni in un determinato mese sono ritenute non produttive e non è difficile vedere perché: Tra inizi ritardati, agende non visualizzate e tecnici di collaborazione obsoleti, molti partecipanti non possono restare coinvolti.
• Le riunioni non produttive esatti i costi effettivi in altri modi. Ad esempio, una riunione di 1 ora è molto più lunga poiché richiede tempo lontano da tutti i partecipanti. Pertanto, se sono presenti 10 partecipanti, la riunione sta consumando 10 ore che potrebbero essere incanalate altrove.
• Su linee simili, le riunioni tradizionali richiedono spazio in ufficio. Un sala conferenze che qualcuno potrebbe utilizzare per prendere una chiamata importante deve invece essere dedicato a una grande riunione che potrebbe terminare non essere comunque tutta così produttiva.
• I dipendenti remoti possono sentirsi lavoro quando le riunioni non sono coinvolgenti. La comunicazione, la collaborazione e la condivisione insufficienti sono tra i più seguiti per lavorare in remoto e come vengono eseguite le riunioni è un grande motivo.

Le riunioni non devono essere improduttivi. Con gli strumenti giuste a supporto di una strategia aziendale, è possibile eseguire riunioni che coprono tutto ciò che si desidera, mantenendo tutti coinvolti. Ora, con molte persone che lavorano da casa, è importante comprendere come aiutare i dipendenti a sentirsi collegati. Di seguito sono riportati quattro suggerimenti collaudati per portare le riunioni al livello successivo.

Suggerimento #1: Inviare un ordine del giorno scritto in anticipo e stabilire il contesto

Perché vengono sconsate molte riunioni? Perché nessuno, se non l’ospite, è in grado di sapere cosa accadrà o chi sta partecipando.

Per questo motivo è importante inviare un’agenda contenente i punti principali da coprire nel tempo di riferimento. In Webex, è possibile aggiungere un’agenda direttamente all’invito alla riunione.

L’organizzazione di un ordine del giorno crea una struttura e consente di massimizzare il tempo necessario. Una volta prendere tutte le informazioni e assicurarsi che sia coperte punto per punto, è possibile persino scoprire di avere tempo a sur una volta finito e di terminare la riunione in anticipo ed è un’ottima novità per la produttività di tutti i partecipanti poiché possono tornare a eseguire altre attività.

Per stabilire il contesto su chi verrà nella riunione, in questo punto le soluzioni di collaborazione cognitiva possono fare la differenza. Queste piattaforme guidate da AI possono estrarre informazioni da più origini, come i profili dei social media pubblici e diverse directory, per creare contesto e consentire una maggiore collaborazione

Suggerimento #2: Accesso alla riunione più semplice

Quanto tempo si perde nella riunione per tentare semplicemente di iniziare la sessione? È possibile che gli invitati passino attraverso la posta in arrivo per trovare il dial-in o il collegamento e, anche quando lo hanno pronto, potrebbero dover passare tra qualche collegamento prima tra una riunione e l’altro.

Il download di applicazioni e plug-in, l’inserimento di un PIN, la ricerca di un dispositivo compatibile; tali riunioni risultano particolarmente complesse e meno utili. Per semplificare il processo di accesso, pensare alla semplificazione del processo di accesso.

Una piattaforma di collaborazione come Webex consente di invitare chiunque e tutti con una semplice serie di operazioni. Nella maggior parte dei casi, si tratta di un “passo singolare” – toccare o fare clic sul pulsante per accedere quando è ora. Se qualcuno sta utilizzando un PC, Mac, telefono, tablet o sistema di videoconferenza basato su standard, la partecipazione è lineare.

Suggerimento #3: Usa tecnologia video, se necessario

La funzionalità di videoconferenza offre vantaggi che nessun’altra tecnologia di riunione può:

• In primo luogo, è il modo migliore per sentirsi nella stessa stanza di tutti gli altri, sebbene siano fisicamente distanti. Video e audio HD consentono connessioni interpersonali di alta qualità nelle riunioni.
• In secondo tempo, consente ai partecipanti di vedere le reazioni e il linguaggio del corpo tempo reale. Tali dettagli mancano dalle conversazioni che si verificano tramite e-mail, chat o telefonate tradizionali e sono importanti per il bridging delle divisioni tradizionali.
• In terzo modo, è in fase di collaborazione che consentono di collaborare in modo condivisione schermo di registrazione. Una riunione video può utilizzare la condivisione in tempo reale di un’applicazione, un documento o l’intero schermo più facilmente in un secondo tempo con chiunque non sia in grado di farlo

Le riunioni video sono buone per molti casi d’uso diversi. È possibile impostarne uno per toccare la base con il personale interno, valutare e intervistare candidati per posizioni aperte, ospitare un webinar e molto altro.

Suggerimento #4: Follow-up come necessario

Al termine di una riunione, talvolta l’organizzatore invia un messaggio e-mail di riepilogo di quanto è accaduto e fornisce un collegamento alla registrazione. Questo è un ottimo approccio poiché potenzia il supporto coperte e può risultare particolarmente utile per le persone che non hanno potuto accedere.

Tuttavia, esistono altri modi per eseguire il follow-up oltre al semplice messaggio e-mail. Una registrazione della riunione può essere molto informativo; inoltre, è possibile utilizzare l’app di chat per condividere ulteriori materiale collaterale e idee in tempo reale. Con Cisco Webex, è possibile eseguire facilmente il follow-up e ospitare le riunioni più produttive possibile.

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