Cosa fare e cosa non fare durante una riunione video

Poiché molti di noi si preparano per un futuro definitivo di lavoro da remoto o ibrido, ora è il momento ideale per assicurarti che il tuo team stia ancora seguendo le procedure consigliate di videoconferenza e abbia adottato pienamente una cultura incentrata sul video. Le persone che utilizzano frequentemente il video hanno 2,4 volte più probabilità di dire che è più facile collaborare e 2,6 volte più probabilità di dire che hanno riscontrato una maggiore empatia da parte dei colleghi, in base a uno studio del 2021. D’altra parte, coloro che non usano quasi mai il video hanno 3,2 volte più probabilità di dire che non sono soddisfatti della loro attuale azienda e 2,7 volte meno probabilità di sentirsi connessi alla strategia aziendale. Di seguito alcune linee guida da seguire per essere certo che le tue riunioni video siano efficaci e produttive il più possibile. Cosa fare: Investi in una buona connessione Internet. Non c’è niente di più frustrante che ricevere una videochiamata e dover affrontare instabilità, ritardi, immagini bloccate e audio e video non sincronizzati. Avere una connessione ad alta velocità con conessione di banda sufficiente per garantire un’ottima qualità audio/video è cruciale. Inoltre, considera una connessione cablata per una maggiore stabilità. Cerca anche una soluzione di videoconferenza come Webex che si regola sulla conessione di banda più bassa, riducendo al minimo cali di qualità. Cosa non fare: Non sprecare tempo se il video non funziona. Se la tua connessione non funziona, non buttare per terra l’intera riunione. Passa alla modalità solo audio per finire la chiamata e liberare la conessione di banda, in modo da poter almeno ascoltare il tuo interlocutore e portare a termine la riunione evitando frustrazione e ritardi. Sucessivamente, potrai risolvere i tuoi problemi di connettività prima della successiva riunione. Cosa fare: Esegui una prova della tua configurazione. Chiama un collega per verificare di aver configurato correttamente i tuoi dispositivi e che videocamera, microfono e altoparlanti funzionino tutti correttamente. Prova a eseguire il test mezz’ora prima della tua prima riunione della giornata. In caso di problemi con la tua configurazione, avrai il tempo necessario per risolverli. Cosa non fare: Non arrivare in ritardo. Accedi qualche minuto prima per assicurarti di essere nella riunione giusta e che tutto funzioni correttamente. Certamente non vuoi che i tuoi colleghi ti aspettino o che sprechino tempo a riassumerti quello che hanno già discusso prima che sei arrivato. Cosa fare: Vestiti come se partecipassi a una riunione in sede di persona. Esiste la tentazione di vestirsi meno eleganti quando si lavora da casa, ma devi avere sempre un aspetto professionale. Scegli un outfit confortevole ma professionale prima delle videoconferenze in modo da avere sempre un aspetto curato. Puoi rimettere i tuoi abiti casual una volta terminata la riunione. Cosa non fare: Non lasciare che uno spazio di lavoro disordinato dia un’immagine negativa di te. Ci auguriamo che tu abbia uno spazio di lavoro dedicato e che tu possa essere certo che gli altri partecipanti vedano solo uno spazio ordinato e professionale dietro te. Fai del tuo meglio per ridurre al minimo le distrazioni e assicurarti che l’attenzione rimanga sulla conversazione e sul progetto in corso. Se necessario, puoi utilizzare uno sfondo sfocato o uno sfondo virtuale. Cosa fare: Disattiva e riattiva l’audio correttamente. Avere l’audio disattivato quando stai provando a partecipare alla conversazione è frustrante tanto quanto avere l’audio attivato quando non occorre e contribuire al rumore di fondo. Cerca di abituarti ad attivare l’audio esattamente prima di parlare e disattivarlo non appena hai finito di parlare. In questo modo, eviti il ritorno del microfono e sei certo che tutti abbiano l’opportunità di essere sentiti, compreso te. Inoltre, sfrutta le funzionalità di rimozione del rumore di fondo di Webex per ridurre al minimo eventuali disturbi mentre parli. Cosa non fare: Non dimenticare che le persone possono vederti. Durante le riunioni, assicurati di mostrarti sempre attento e coinvolto. Mantieni l’attenzione sullo schermo ed evita la tentazione di dedicarti a qualcos’altro durante la chiamata. Come probabilmente abbiamo tutti sperimentato, non è divertente condividere le proprie opinioni in una riunione virtuale, per rendersi conto un minuto dopo che quasi tutti i presenti stanno facendo altro o hanno abbandonato la riunione. Cerca di essere una presenza positiva e incoraggiante, anche quando non sei tu a parlare. Cosa fare: Posiziona la tua videocamera all’altezza degli occhi. Una videocamera sotto il livello dello schermo del computer può farti apparire come un gigante che guarda dall’alto verso il basso. Alza il tuo monitor in modo che la webcam sia all’altezza degli occhi e se utilizzi più monitor ricorda di guardare e rivolgere i tuoi commenti nella direzione giusta. Inoltre, investi in una webcam di alta qualità o un dispositivo video all-in-one in modo che la tua immagine sia chiara. Cosa non fare: Non sederti con la luce alle spalle. La retroilluminazione può mettere in ombra il tuo viso, rendendo difficile capire se sei attento. Utilizza luce naturale se possibile o una luce posizionata dietro il monitor. In questo modo, le persone possono vedere il tuo viso chiaramente e leggere facilmente i tuoi segnali non verbali. Cosa fare: Condividi i tuoi pensieri. Anche se non stai parlando, ci sono molti modi per interagire ed esprimere le tue opinioni durante una videoconferenza. Puoi immettere feedback o commenti nella chat o utilizzare emoji di reazione per far vedere la tua approvazione o entusiasmo per un’idea. Non avere paura di intervenire o utilizzare la funzione “alza la mano” per avvisare l’organizzatore della riunione che vorresti condividere alcune idee. (Suggerimento: In Webex, puoi semplicemente mostrare un pollice in su, applaudire o alzare la mano davanti alla videocamera e l’emoji corrispondente automaticamente lampeggerà sullo schermo grazie alla tecnologia di riconoscimento gesti in tempo reale, senza che sia necessario fare clic. Quando è il tuo turno di condurre una riunione, prova a sfruttare le funzioni Q&A o di sondaggio per assicurarti che tutti si sentano inclusi e ascoltati, in particolare se il gruppo di partecipanti è numeroso. Cosa non fare: Non usare la chat errata. Inviare accidentalmente un commento personale nella chat di gruppo della riunione potrebbe metterti in difficoltà. Evita potenziale imbarazzo controllando due volte prima di inviare un messaggio. Se devi inviare un messaggio a qualcuno in forma privata durante la riunione, assicurati che solo il nome della persona desiderata sia selezionato nel menu a discesa prima di digitare il messaggio. Allo stesso modo, se stai provando a condividere un file o fare una domanda, assicurati di essere nella casella di chat appropriata e non parlare a te stesso in un’altra conversazione. Cosa fare: Invia un messaggio o un’e-mail di follow-up dopo la riunione. Se sei l’organizzatore della riunione, invia un messaggio di gruppo o un’e-mail dopo la riunione per riepilogare la chiamata. Includi una registrazione e trascrizione della chiamata insieme ai punti chiave e alle azioni per il tuo team. Se sei un partecipante, ringrazia l’organizzatore e invia un segnale per dimostrare di comprendere le eventuali azioni che hai ricevuto.

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Ulteriori informazioni

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