{"id":382755,"date":"2020-07-23T14:09:03","date_gmt":"2020-07-23T21:09:03","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.webex.com\/uncategorized-it\/less-is-more-10-suggerimenti-per-fare-meno-riunioni-molto-piu-produttive\/"},"modified":"2020-07-23T14:09:03","modified_gmt":"2020-07-23T21:09:03","slug":"less-is-more-10-suggerimenti-per-fare-meno-riunioni-molto-piu-produttive","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.webex.com\/it\/esperienza-clienti\/less-is-more-10-suggerimenti-per-fare-meno-riunioni-molto-piu-produttive\/","title":{"rendered":"Less is more: 10 suggerimenti per fare meno riunioni, molto pi\u00f9 ..."},"content":{"rendered":"


\n Semplici passaggi per riunioni produttive<\/strong>
\n<\/span><\/h2>\n

Con la maggior parte degli uffici chiusi e milioni di persone in tutto il mondo che lavorano da casa, le riunioni virtuali sono aumentate in modo significativo e affollano l’agenda quotidiana di tutti noi. Secondo uno studio di Bain & Company, i dipendenti trascorrono collettivamente il 15% del loro tempo nelle riunioni, mentre i dirigenti di livello pi\u00f9 alto il 50%. “Il sovraccarico di riunioni, che \u00e8 gi\u00e0 un problema in molte organizzazioni, potrebbe essere esacerbato nel contesto attuale con il lavoro da casa”, ha affermato il Direttore ricerche di Gartner, Mike Fasciani. Noi siamo d’accordo. Solo sulla piattaforma Webex<\/a>, abbiamo visto aumentare il numero di minuti di riunione al mese da ~ 7 miliardi a febbraio 2020 a 25 miliardi nel maggio 2020.<\/p>\n


\n Riprendi il controllo<\/strong>
\n<\/span><\/h2>\n

Per loro natura, e per necessit\u00e0, le riunioni virtuali sono il motore che ci tiene in contatto.\u00a0 Ma visto che il 71% dei senior manager considera le riunioni improduttive, davvero dobbiamo rassegnarci al tempo perso nelle riunioni?\u00a0 La risposta \u00e8 no: possiamo e dobbiamo riprendere il controllo.\u00a0 La domanda quindi \u00e8: “Come rimanere produttivi e prendere decisioni tempestive, senza passare troppo tempo nelle riunioni?”\u00a0 La risposta \u00e8 meno riunioni, meno distrazioni e meno decisori.\u00a0 Ecco qualche consiglio per raggiungere questo obiettivo:<\/p>\n


\n 1) Se possibile, abbreviare le riunioni<\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

Bisogna avere buon senso riguardo alla durata delle riunioni. Basta con le riunioni di 30 e 60 minuti: tutte le riunioni devono durare 5, 10 o 15 minuti in meno rispetto a prima.\u00a0 Gli organizzatori delle riunioni possono richiedere riunioni di 15 o 20 minuti se \u00e8 il tempo sufficiente per l’ordine del giorno. Detto questo, bisogna ottimizzare in vista del risultato, non in termini di durata, e riunirsi solo per creare valore. Se una riunione rischia di durare di pi\u00f9 ma allo scopo di prendere pi\u00f9 decisioni ed evitare un’altra riunione, tanto meglio.<\/p>\n


\n 2) Ridurre al minimo la frequenza: less is more<\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

Bisogna analizzare la cadenza delle riunioni ricorrenti. Le riunioni settimanali devono diventare bisettimanali. Quelle mensili, trimestrali. Sposta le riunioni settimanali a luned\u00ec, mercoled\u00ec e venerd\u00ec, o a una volta a settimana. Calcola l’impegno settimanale 1: 1 e riducilo fino al 50%. In linea generale, tutte le riunioni ricorrenti possono essere replicate solo per le 4 sedute successive, il che aiuta a valutare meglio la necessit\u00e0 di quelle riunioni.<\/p>\n


\n 3) Chiedersi: “C’\u00e8 bisogno di una riunione?”<\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

Il futuro asincrono \u00e8 ormai una realt\u00e0<\/a>. Con orari di lavoro flessibili e fusi orari diversi, \u00e8 pi\u00f9 difficile trovare un orario in cui tutti siano disponibili. \u00c8 opportuno valutare se \u00e8 possibile raggiungere determinati obiettivi della riunione con uno spazio per il team o tramite la condivisione di documenti.\u00a0 Bisogna provare a convertire alcune riunioni in conversazioni Webex Teams<\/a> annullando la riunione ed eseguire poi il debriefing per vedere se ha funzionato e questa modalit\u00e0 pu\u00f2 essere ripetuta. Per cominciare, esegui test A\/B attivi tra le riunioni e gli spazi Webex Teams per capire se una riunione poteva essere evitata. \u00c8 incredibile quanti risultati si possano ottenere in uno spazio di lavoro che includa tutte le persone giuste.<\/p>\n


\n 4) Limitare il multitasking sfruttando il video<\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

Bisogna incoraggiare pi\u00f9 persone a utilizzare la modalit\u00e0 video in modo da impegnarle attivamente e averle veramente presenti. Molti si giovano dell’energia degli altri nella collaborazione e il video ci aiuta ad assorbire quell’energia. Aiuta anche a ridurre al minimo la tentazione di fare multitasking durante le riunioni.\u00a0 Se una persona fa multi-tasking durante una riunione, forse sarebbe meglio che non partecipasse: potrebbe invece utilizzare quel tempo per svolgere il lavoro. Ci saranno sempre ragioni legittime per disattivare il video, pur rimanendo impegnate e produttive nella riunione. Il punto in realt\u00e0 \u00e8 incoraggiare le persone a concentrarsi sulla riunione e a non fare multi-tasking.<\/p>\n


\n 5) Avvicinare il processo decisionale all’esecuzione<\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

Bisogna valutare i partecipanti e ridurre gli intoppi studiando gli appunti delle riunioni passate.\u00a0 Se nelle ultime 3 riunioni qualcuno non ha contribuito affatto, meglio smettere di torturarlo costringendolo a partecipare. Se inviti un dipendente e il suo capo alla stessa riunione, devono sapere perch\u00e9 sono tenuti a partecipare entrambi. Cerca di avvicinare il pi\u00f9 possibile il processo decisionale all’esecuzione (in basso nella gerarchia).\u00a0 Se hai invitato il CEO, avresti potuto invece invitare il VP senior che poi avrebbe riferito al CEO?\u00a0 Questo costringe tutti a crescere e d\u00e0 anche pi\u00f9 responsabilit\u00e0 alla persona che sta effettivamente implementando il lavoro.<\/p>\n


\n 6) Pianificare in anticipo e definire aspettative chiare<\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

\"WebexNella preparazione \u00e8 d’obbligo prevedere ordine del giorno, <\/u> letture preliminari (se del caso) e follow-up dopo la riunione.\u00a0 Annulla le riunioni che non abbiano un ordine del giorno pubblicato prima.\u00a0 Annulla anche la prossima riunione ricorrente se qualcuno non ha messo in atto le azioni o gli insegnamenti emersi da quella precedente. (Suggerimento: si pu\u00f2 usare Webex Assistant<\/a> di Cisco che lo fa al posto tuo).\u00a0 Le riunioni hanno un costo e, senza gli investimenti appropriati da parte dei partecipanti, andrebbero annullate.<\/p>\n

a. Letture preliminari e preparazione:<\/strong> Richiedi letture preliminari e inviale ai partecipanti con almeno 48 ore di anticipo. Le letture preliminari aiutano a chiarire gli obiettivi della riunione e obbligano a riflettere, metabolizzare e articolare le proprie idee prima<\/em> della riunione. Il “patto sociale” qui \u00e8 che i partecipanti devono leggere in anticipo la documentazione. Se una lettura preliminare non viene inviata in anticipo, sposta la riunione.<\/p>\n

b. Ordine del giorno\/azione di follow-up: <\/strong>L’organizzatore della riunione \u00e8 responsabile della creazione e della condivisione dell’ordine del giorno (che pu\u00f2 essere incluso con i materiali di lettura preliminare) e della pubblicazione degli action items della riunione. In assenza di questi due elementi, dovrebbe essere consentito non partecipare alla riunione.<\/p>\n

c. Indicizzare<\/strong>: Uno dei vantaggi di avere l’ordine del giorno in anticipo \u00e8 poter decidere di partecipare solo per il proprio argomento specifico. In tal caso, si pu\u00f2 accedere all’ora concordata OPPURE chiedere a uno dei partecipanti alla riunione di inviarti un messaggio in Teams al momento opportuno.<\/p>\n

d. Rispettare il tempo degli altri: <\/strong>Le riunioni non vanno prese come un modo per mettersi in pari. Il lavoro va svolto offline e non bisogna sprecare il tempo degli altri per aggiornarsi durante le riunioni. Se hai una domanda specifica su qualcosa o hai bisogno di ulteriori informazioni, contatta direttamente la persona appropriata dopo la riunione.<\/p>\n

e. Disciplina<\/strong>: I team devono aggiornare costantemente gli artefatti delle riunioni, i dashboard, i report di stato e le metriche, per renderli disponibili agli altri in tempo utile. Gli altri devono segnarsi i link e consultarli in anticipo, in modo da poter porre domande pertinenti durante la riunione.<\/p>\n


\n 7) Riservare il tempo per mantenere gli impegni<\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

Il calendario pu\u00f2 essere d’aiuto:<\/p>\n

a. Pianifica un momento dopo la riunione per portare a termine il lavoro.<\/strong> Riserva tempo per i tuoi impegni individuali per assicurarti di portarli a termine. Potrebbe trattarsi di una proposta da scrivere, di tempo per il coaching, di un incontro 1: 1 improvvisato o semplicemente di un po’ di tempo per pensare. Considera quel tempo come un impegno preso di organizzare una riunione.<\/p>\n

b. Programma promemoria e date di consegna sui calendari degli altri. <\/strong>Le riunioni spesso servono a fare il punto sulle azioni intraprese. Una volta identificate le azioni, programma i tempi sui calendari per fornire quel risultato finale e assicurati che tali risultati siano forniti in uno spazio di Teams. In questo modo, puoi controllare in quel dato spazio senza bisogno di una riunione. Inoltre, se esiste un piano di progetto, continua ad aggiornarlo e fai riferimento a quello per verificare l’avanzamento rispetto a un’altra riunione.<\/p>\n


\n 8) Programma “giorni senza riunioni”<\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

Considera di tenere alcuni giorni liberi da riunioni per permettere a tutti di lavorare indisturbati.\u00a0 Potrebbe essere utile per gli ingegneri, per esempio.\u00a0 Alcune organizzazioni consentono agli ingegneri di avere 4 giorni senza riunioni a settimana. Le uniche riunioni a cui partecipano sono quelle convocate da loro stessi con altri ingegneri o architetti e sono relative allo svolgimento del lavoro (stand up, code review ecc.). Riunioni di sprint ceremonies, 1:1, collettive e del personale si svolgono il 5\u00b0<\/sup> giorno della settimana.<\/p>\n


\n 9) Passare dalla “paura di perdersi qualcosa” alla “gioia di perdersi qualcosa”<\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

Fai un po’ di pulizie di primavera e considera un nuovo inizio il momento in cui periodicamente annulli tutte le riunioni esistenti.\u00a0 Il nuovo calendario conterr\u00e0 solo le riunioni di cui hai bisogno, con le persone appropriate e con un ordine del giorno chiaro e i risultati annotati nell’invito. Delinea il lavoro di preparazione che va completato prima di partecipare a una riunione.\u00a0 In pi\u00f9, concediti di <\/strong> saltare qualche riunione<\/strong>. Non partecipare a riunioni a cui sai per certo che non darai alcun contributo<\/u>. Assicurati invece che Webex Assistant partecipi alla riunione, cos\u00ec avrai accesso alla trascrizione o ai momenti salienti in seguito.<\/p>\n


\n 10) Essere propositivi negli obiettivi<\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

Mantieni la rotta. <\/strong>Una volta stabiliti e concordati i piani durante la riunione, meglio evitare deviazioni che richiedono il riallineamento da pi\u00f9 parti e portano a dover rifare le cose.<\/p>\n

Visita il nostro sito web<\/a> per saperne di pi\u00f9 sulla resilienza aziendale nell’era post-pandemia<\/p><\/blockquote>\n

Collaboratori:<\/strong> La leadership del Contact Center e la leadership del Gruppo di collaborazione hanno contribuito a queste idee con suggerimenti specifici creati da: Omar Tawakol, David Wiener, Brian Schmahl, Sridhar Gaddiapati, Abhay Kulkarni e Vinod Muthukrishnan.<\/p>\n

Scopri di pi\u00f9\u00a0<\/strong><\/p>\n

https:\/\/blogs.cisco.com\/collaboration\/planning-your-large-virtual-event-webex-meetings-adds-streaming-support-for-youtube-twitter-linkedin-facebook-for-workplace-and-more<\/p>\n

https:\/\/blogs.cisco.com\/collaboration\/making-the-move-to-modern-messaging<\/p>\n

https:\/\/blogs.cisco.com\/collaboration\/turning-good-videoconferencing-into-a-great-meetings-with-smart-adaptive-media-resilience-in-webex-meetings<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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In this role, Omar is responsible for the development and execution of the Cisco Contact Center strategy and portfolio. Prior to this role, Omar was the co-founder and CEO of Voicea which he led until its acquisition by Cisco in August 2019. Voicea is a voice-based AI assistant platform that is used by over 10,000 companies and had attracted investments from Cisco, Google, Salesforce and Microsoft. Prior to Voicea, Omar Tawakol was the founder and CEO of BlueKai which built the worlds largest consumer data marketplace and data management platform. BlueKai was acquired by Oracle in 2014, and Omar served as the Senior VP & GM of the Oracle Data Cloud business unit. 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