オンライン ミーティングとイベントでブレイクアウト セッションを活用するためのベスト プラクティス

大人数の対面のテクノロジー カンファレンスに出席したことがある人 (覚えていますか?) は、おそらくブレイクアウト セッションに参加した経験があるでしょう。 このようなミーティングでは、比較的少人数の参加者グループでアイデアについて話し合い、質問し、プレゼンテーションを見る機会があります。 ブレイクアウト セッションに参加すると、基調講演のテーマを深く理解し、何百または何千もの出席者への一方的なレクチャーではできない対話やその他の活動を行うことができます。 多くのカンファレンスでは、会場の複数のブレイクアウト ルームでセッションが並行して開催され、出席者が自分に関連があるセッションを選べるようになっています。 現在は、日々のミーティングやトレーニングも含め、多くのイベントがオンラインで開催されるようになりました。そうした状況では、積極的な参加を促すためにビデオ会議プラットフォームの仮想ブレイクアウト セッションを賢く活用することが重要です。 ここでは仮想ブレイクアウト セッションの仕組みとメリットを紹介します。

音声またはビデオ会議ソリューションにおけるブレイクアウト セッションの概要

仮想ブレイクアウト セッションの仕組みは、物理的なセッションとよく似ています。大規模なミーティングをいくつかに分割した、小規模なミーティングと考えることができます。 つまり、各ブレイクアウト セッションはメイン ミーティングの分科会です。 参加者はセッション間を移動したり、必要に応じてメイン ミーティングに再び参加したりすることができます。 音声またはビデオ会議の主催者は、さまざまな目的でブレイクアウト セッションを設定できます。以下はその一部です。

• ワークショップやデモを実施する。対面のカンファレンスでは、物理的なブレイクアウト ルームを使って、関心を持つ出席者の小規模グループを対象としたワークショップやデモを実施できます。 仮想ブレイクアウト セッションも、これと同じような目的に適しています。 プレゼンタは、カジュアルでリラックスした雰囲気で比較的少人数のイベント出席者と対話し、質問に答え、コラボレーションすることができます。
• チャット用のサイドバーを用意する。メイン ミーティングの主催者が出席者の一部と私的な会話を数分交わす必要がある場合、ミーティングの冒頭に少し時間を作るか、ミーティングの最中に出席者のグループ分けをやり直す必要があるでしょう。 ブレイクアウト セッションなら、まったく新しいミーティングや通話に移動しなくても、これが可能です。
• チーム ブレインストーミング セッションを編成する。大人数のチーム ミーティングやトレーニング セッションの最中に、出席者を複数のブレイクアウト グループに分け、協力して戦略を立てさせたりプロジェクトに取り組ませたりできます。 このような仮想ブレインストーミング セッションを終えた後で、全員をメイン ミーティングに戻し、それぞれのアイデアをグループ全体に向けて発表させます。
• 小グループの学生や訓練生と話す。ブレイクアウト セッションが特によく使われるのは、クラスの人数が多く、講師がブレイクアウト セッションを移動しながら小規模グループの生徒を指導する必要がある教育現場です。 ビジネスの世界のように、学生のチームがグループ プロジェクトに協力して取り組むためにブレイクアウト セッションを使うのも効果的です。

仮想ブレイクアウト セッションの参加者は、メイン ミーティングで使用する機能とほぼ同じ機能を使って交流できます。 ビデオ、音声、チャットを駆使してリアルタイムでコラボレーションすることができます。 全体としてブレイクアウト セッションは、イベント中に小規模グループでの対話を容易にし、プロジェクトでのコラボレーションの生産性を高める手段となります。 ここからは、オンラインのブレイクアウト セッションについてよく尋ねられる質問に答えていきます。

仮想ブレイクアウト セッションで音声とビデオはどう使われるのですか?

Webex では、すべてのブレイクアウト セッションが独立したウェブ会議となっています。 メイン ミーティングの出席者がブレイクアウト セッションに移動すると、音声がセッション側に切り替わり、ブレイクアウトが終了すると、メイン ミーティングに戻ります。 同じく、ビデオが有効になっている場合もセッション間で設定が受け渡されます。 音声のミュートおよびミュート解除、ビデオの停止と開始にも同じコントロールを使えるので、背景ノイズとプライバシー設定を細かく調整できます。

ブレイクアウト セッションにはどの役割がありますか?

Webex のブレイクアウト セッションには 3 つの主な役割として、主催者、共同主催者、出席者があります。 それぞれの権限は異なりますが、どの役割もセッション中に音声、ビデオ、チャットで交流できます。

ミーティングの主催者または共同主催者はブレイクアウト セッションをどのように管理できるのですか?

ミーティングの主催者は、ブレイクアウト セッションを詳細に管理できます。 あらかじめ出席者を特定のブレイクアウト セッションに割り当てておき、ミーティング中の時間を節約することまで可能です。 主催者および共同主催者には次の権限もあります。

• ブレイクアウト セッションを開始、停止する
• セッション間で参加者を移動させる
• 参加者にメイン ミーティングへ戻るよう要求する
• ブレイクアウト セッションから参加者を除外する
• すべてのブレイクアウト セッションを閉じる

ブレイクアウト セッション中にミーティング出席者がサポートを受けるにはどうすればよいですか?

ブレイクアウト セッションには、出席者が必要に応じてサポートを受けられる便利な機能があります。 出席者がボタンを押してサポートを要求すると、主催者がその出席者のセッションに移動し、質問に答えます。 主催者はブレイクアウト セッションの一部またはすべてにメッセージを一斉送信して、あらかじめガイダンスを与えることもできます。 このメッセージはセッションにポップアップで表示され、議題に関する注意や、出席者全員が知る必要がある重要事項を伝えることができます。

ブレイクアウト セッションを始めるにはどうすればよいですか?

Webex ブレイクアウト セッションと最新の機能については、ブレイクアウト セッションの概要ページをご覧ください。 また、Webex の無料トライアルの使用を開始することもできます。

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