ビデオ ミーティング中にすべきことと、してはいけないこと

リモート ワークやハイブリッド ワークが今後常態化することに備えて態勢を整えようとする流れの中で、今しておくべきことは、自分のチームが導入当初と同じようにビデオ会議のベスト プラクティスを実践し、合理的な “ビデオ優先” 文化が根づいているのを再確認することです。 2021 年の調査によると、ビデオを頻繁に利用する場合、コラボレーションしやすくなったという回答が 2.4 倍、同僚の共感を得られることが多くなったという回答が 2.6 倍になりました。 その一方で、ビデオをほとんど利用しない場合、現在の会社に不満があるという回答が 3.2 倍、会社の戦略に疎外感を抱いているという回答が 2.7 倍になりました。 以下に、ビデオ ミーティングをできるだけ効果的で生産的にするためのガイドラインをいくつかご紹介します。 すべきこと: 安定したインターネット接続に投資する ビデオ通話が始まってから、何分間も続く信号の乱れ、遅れ、画像の停止、音声とビデオのズレなどに悩まされることほどフラストレーションを感じるものはありません。 高品質の音声やビデオを送受信するのに十分な帯域幅を備えた高速接続を準備することが第一歩です。 さらに、より安定した通信のために、有線接続も検討してみてください。 また、帯域幅が小さくても通信品質の低下を最小限に抑える Webex のようなビデオ会議ソリューションを検討してください。 してはいけないこと: ビデオが動作しないことを理由にして時間を無駄にする たまたま期待通りに接続できなくても、まったくミーティングができなくなってしまうわけではありません。 自分の側の通話を音声のみに切り替えて帯域幅の不足を解消し、少なくとも互いの音声を聞き取れるようにして、最小限のフラストレーションと遅れでミーティングを進められるようにしましょう。 次回のミーティングに備えて接続の問題に対処するのはそれからで構いません。 すべきこと: セットアップをテストする 同僚と通話して、機器が正しく設定され、カメラ、マイク、スピーカーなどが正常に動作していることを確認しましょう。 当日、最初のミーティングの 30 分前にこの作業を行うようにしてください。 セットアップに問題があった場合には、解決するための時間が必要になります。 してはいけないこと: 遅刻する 開始の数分前には入室して、それが自分の参加予定のミーティングであり、すべての機器が正常に動作していることを確認しましょう。 同僚を待たせたり、自分が参加するまでにすでに議論されたことを説明するために時間を使わせるようなことは決してしたくないはずです。 すべきこと: 実際に対面のミーティングに参加しているような服装をする 在宅勤務の際にカジュアルな服装をするというのは魅力的ですが、常にプロらしい外見を保つようにしましょう。 ビデオ会議の前に快適でプロらしい服装に着替えて、いつも洗練された装いで参加するよう心がけてください。 ミーティングが終われば、またカジュアルな服装に着替えても問題ありません。 してはいけないこと: 仕事場が乱雑だという印象を与える 専用の仕事場があって、画面上では、ほかの参加者には整理整頓されたプロらしいスペースだけが見えるようにできればベストです。 気を散らすものは最小限にして、議論と取り掛かっているプロジェクトに集中するよう努めましょう。 必要に応じて背景をぼかしたりバーチャル背景を使うこともできます。 すべきこと: ミュートとミュート解除を適切に行う 議論に加わろうとしているときにミュートしたり、ミュートすべきときにミュート解除して周囲のノイズを聞かせてしまうのは、どちらも同じようにフラストレーションを感じるものです。 発言する直前にミュート解除して、発言が終わったときにはミュートする習慣をつけましょう。 これによりマイクのハウリングを低減し、自分も含めたすべての発言者の声が聞こえるようになります。 また、Webex の背景ノイズ除去機能を利用して、発言中の障害となるノイズを最小限にしてください。 してはいけないこと: 参加者には自分が見えているということを忘れる ミーティング中は、常に参加者の話を注意深く聞いて、積極的に参加していると思われるようにしましょう。 通話中は常に画面に意識を集中し、ほかの仕事に取り掛かりたくなるのを抑えてください。 だれでも経験したことがあると思いますが、バーチャル ミーティングで意見を述べようとして、ほとんどの参加者がほかの仕事をしていたり退室してしまったことに気付くのは気分の良いものではありません。 発言していないときでも、前向きでミーティングの進行を促すような存在であるよう努めてください。 すべきこと: カメラを目の高さに合わせる カメラがコンピューター画面の高さより低いところにあると、巨人が上から見下ろしているような画像になってしまいます。 ウェブカメラが目の高さになるようモニターの位置を調整し、複数のモニターを使用する場合は、正しい方向に向かって意見を述べるようにしましょう。 できるだけクリアな画像を送れるように、高品質ウェブカメラやオールインワン型ビデオ デバイスにも投資してください。 してはいけないこと: ライトに背中を向けて座る ライトを背にすると顔が陰になって、注意して聞いているかどうかを判断しづらくなります。 可能であれば自然光を使うか、あるいはモニターの後ろにライトを置くようにしましょう。 そうすると、表情がはっきりと映し出されて、言葉によらないシグナルを読み取りやすくなります。 すべきこと: 意見を共有する ビデオ会議中には、発言していなくても、交流したり意見を表す方法がたくさんあります。 チャットのフィードバックやコメントをタイプしたり、リアクション絵文字を使って、アイデアに対する賛同やワクワク感を伝えましょう。 そして、途中から議論に加わったり “挙手” 機能を使ったりして、意見を述べたいことをミーティング主催者に知らせることをためらわないでください。 (プロからのヒント: Webex では、カメラに向かって親指を立てたり、拍手したり、挙手したりすると、対応する絵文字が画面上で自動的に点滅します。これは、リアルタイム ジェスチャー認識技術によるもので、クリックする必要は一切ありません。) ミーティングを主導する立場になったときには、”Q&A” や “投票” 機能を使って、全員が参加し、聞いてもらっていると感じられるようにしてください。これは、特に規模の大きなグループの場合に大切なことです。 してはいけないこと: チャット機能を不適切に使う 個人的なコメントをうっかりミーティング グループのチャットにタイプしてしまうと、複数人でのビデオ通話の進行を妨げてしまいます。 メッセージの [送信] をクリックする前に再確認して、きまりの悪い状況が生じるのを避けましょう。 ミーティング中、だれかに個別にメッセージを送る必要がある場合は、メッセージをタイプする前に、ドロップダウン メニューで該当する人の名前だけが選択されていることを確認してください。 同じように、ファイルを共有したり質問したりする場合は、正しいチャット ボックスに入っていて、違うスレッドで独り言を言っているのではないことを確認してください。 すべきこと: ミーティングのあとにメッセージやメールで手早くフォローアップする ミーティング主催者の場合は、ミーティングのあとにグループ メッセージやメールを手早く送信して通話を総括しましょう。 これには、ハイライトやチームのアクション事項とともに、通話のレコーディングや議事録を含めてください。 参加者の場合は、主催者にお礼を言い、アクション事項を受け取った場合は、それを了解していることを伝えましょう。

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