最高のミーティングを開催するための 4 つのヒント

生産性をミーティングに戻す

ミーティングの間に座る必要があるという見込み顧客は、誰もが引用するとは限らない。 ミーティングは、プロジェクトを進めるのにも役立つ、楽しく、情報のある収集に関連する可能性があります。しかし、その多くは約束に沿うまではありません。

一般的なミーティングで何が正しいですか?

ミーティングが多くの時間を消費し、参加者が大規模な会社全体で行っている問題から切断されたと感じる場合があります。

• 実際、不必要なミーティングはほとんどのオフィスで1回でも無駄な時間が発生し、毎月の無駄な生産性は1億ドルを 超えています。
• 特定の月の全ミーティングの 3 分の 1 が非生産的と見なされ、理由を見するのは難しいと思います。 遅刻した場合、未確認のアジェンダと古くなったコラボレーション技術の間、多くの参加者が関与し合う必要があります。
• 生産的ではないミーティングでも、その他の方法で正確にコストがかかります。 たとえば、「1 時間のミーティング」は実際にははるかに長くなります。参加した人から離れて時間がかかるという点です。 したがって、10 人の出席者がある場合、ミーティングは実際に他の場所にチャネルされる可能性がある 10 時間を消費します。
• 類似した回線に沿って、従来のミーティングではオフィススペースが必要です。 誰会議室重要な通話を行うのに使用している可能性がある問題は、いずれにしても生産性が向上しない大きな収集に専念する必要があります。
• リモートワーカーは、ミーティングが魅力的ではないとき、切り離して話し合っている可能性があります。 コミュニケーションとコラボレーションの促進、および不自然な働き方が、リモートで機能する問題の中でも最も多く存在します。また、ミーティングの実行方法も大きな理由です。

明るい面を言っても、ミーティングは生産的である必要は一度ではありません。 共同戦略をサポートする適切なツールで、全員が関与し続けながら、自分の好きなすべてをカバーするミーティングを実施できます。 現在、在宅で働く従業員が非常に多い場合、従業員が接続を感じる方法を理解することが重要です。 ミーティングを次のレベルに引き上のための 4 つの実績のあるヒントを紹介します。

ヒント#1: 事前に書面の議題を送信し、状況を確立する

なぜ多くのミーティングを開催しないのですか? 開催者以外の誰もが実際に何が起こるのか、誰が参加しているのかが分かっているのです。

割り当てられた時間内にカバーしたい主なポイントを含むアジェンダを送信することが重要であるのは、理由です。 Webex では、ミーティングの招待に直接、アジェンダを追加できます。

アジェンダを作成すると、構造を作成し、時間を最大化するのに役立ちます。 すべてを書き込み、ポイントで説明されているのを確認すると、時間が残っているし、早くミーティングを終了することができます。つまり、他のタスクに戻る可能性があるすべての人の生産性に関する良い知らせです。

誰がミーティングに参加するのかという状況を確立する点で、コグニティブコラボレーションソリューションによって実際に違いが生まれる場所です。 AI を推進するプラットフォームにより、公共のソーシャル メディア プロファイルやさまざまなディレクトリなどの複数のソースから情報をプルし、コンテキストを作成し、よりシームレスな コラボレーションを可能にします。

ヒント#2: ミーティングへの参加が簡単になります

単にセッションを開始しようとするだけで、どれくらいのミーティング時間が失われますか? 招待者は受信箱を掘ってダイヤルインやリンクを見つける必要があります。その準備ができた場合でも、最初に数本を飛び回る必要があります。

アプリケーションやプラグインをダウンロードして、PIN を入力し、互換性のあるデバイスを見つける-これらの設定により、ミーティングは非常に複雑で便利になります。 物事を軌道に戻すには、参加プロセスを簡素化しましょう。

Webex のようなコラボレーション プラットフォームを使用すると、一連のシンプルな手順で、誰でも招待できます。 ほとんどの場合、それは単なる「ステップ」に過ごします。 – 時間に合った時にボタンをタップまたはクリックして参加します。 PC、Mac、電話、タブレット、あるいは標準ベースのビデオ会議システムのユーザーは誰でも簡単に参加できます。

ヒント#3: 必要に応じてビデオ技術を使用する

ビデオ会議は 他のミーティングテクノロジーでは利用できる利点はありません。

• まず、物理的に離れているにもかかわらず、皆と同じ部屋に居るような最適な方法です。 HD ビデオと音声により、ミーティング中の質の高い相互接続が可能になります。
• 2 つ目は、ミーティング中に出席者が反応や本文をリアルタイム。 これらの洞察は、メール、チャット、または従来の電話で行う会話から欠落しています。この洞察は、文化を分けるブリッジングに非常に有益です。
• 第三に、アプリケーションや記録などのコラボレーション機能を手画面共有行います。 ビデオ ミーティングは、アプリケーション、ドキュメント、または画面全体のリアルタイム共有から得ることができます。また、それを作成できなかった人は後で簡単に共有できます。

ビデオミーティングはさまざまな使用事例に対して便利です。 社内スタッフとのタッチ ベースの設定、オープンな職位の採用と面接、ウェビナーの開催その他。

ヒント#4: 必要に応じてフォローアップ

ミーティングが終了すると、何が起こったのか要約したメールが送信され、録画へのリンクが記載される場合があります。 カバーされた部分を強化して、参加できないユーザーに特に役立つので、これは良いアプローチです。

しかし、メール以外にもフォローアップを行う方法があります。 ミーティングの録画は非常に情報的な情報になる場合があります。さらに、チャットアプリを使用して、ミーティングに関する追加の資料や考えを共有リアルタイム。 このCisco Webex簡単にフォローアップし、可能な限り最も生産性の高いミーティングを開催できます。

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