ビデオ会議のアジェンダを作成する方法

ミーティングの議題と時刻を前もって、魅力的なビデオ通話を開催します

ミーティングが適切に実行されていないと、時間が無駄になる場合があります。実際、2019年の調査によると、整理状態が悪いミーティングのコストは、米国だけでも3990億ドル(1)である。

ミーティングをスムーズかつ効率的に実行するために重要な方法は、通話の前にアジェンダを設定する必要があります。アジェンダの設定は重要であり、すべての出席者が準備できます。多くの場合、参加者はミーティングに参加し、準備の方法やミーティングが何に関わるかを知らない場合があります。結果として、フォローアップミーティングが必要であり、最初のミーティングは生産的な通話よりも時間的な時間に参加する必要があります。

時間とエネルギーの優先順位を設定する

アジェンダを設定する前に次の 3 つの事を考慮します:

1. 1 つのミーティングですべての問題を解決する必要はもうありません

達成可能なことを考える。

ミーティングは異なる目標と優先順位を持ちます。一部はブレインストーミングですが、他の人はステータスアップデート、または収集された情報または指標データのプレゼンテーションです。リストはオンですが、1 つのミーティングがすべてを 1 に適合しようとはしない必要があります。アジェンダを設定する前に、開催するミーティングのタイプを理解します。こうすると、出席者は事前に準備を行い、通話時間の長い時間を知る上で助けになります。

2. ミーティングを短くして

参加者は、より積極的に取り組み、より短いミーティングでマルチタスクを行う可能性が低い場合があります。参加者は作業に戻る可能性を知っています。

ビデオ会議の通話は、指定された 30 分または 1 時間である必要はしません。はい。時々時間が必要な場合がありますが、他のアプローチを検討してください。たとえば、ブレーンストーミング通話を行います。 20 分間ミーティングを設定し、最初の 10 分間に共有できるアイデアを参加者に準備してみてもらいます。その後、通話の後半では、人々にグループとして追加のアイデアを試してみてもらいます。通話の後、アイデアを絞り込み、送信し、ユーザーに投票を行います。 2 回目の 10 分の通話をセットアップして上位 3 位を確認し、最終投票を行います。

読み取り通話の場合、明確な指示が与えされていない場合、ユーザーはサイト外の情報でスペースを埋める場合があります。通話時間を短くして、点数を上 3、最上 3 のレッスンを学ぶようプレゼンタに指示してください。または改善の上の3つの点をご紹介します。これにより通話が短くなると、ユーザーの集中が保たされます。さらに詳しい情報に興味を示された場合、通話外でフォローアップできます。