少ない方が多い: 10 のヒントを紹介します( より少なく、はるかに生産性) - ミーティング

生産的なミーティングのための簡単な手順

オフィスの大部分が閉じられました。また世界中の何百万人もの人々が自宅から仕事をする中で、バーチャルミーティングが大幅に増え、毎日のスケジュールを満たしています。 Of Of Of Companyの調査によると、従業員の集合的にミーティングに15%の時間を費やし、上位マネージャーはミーティングに50%の時間を費やしている。 「多くの組織ですでに問題を発生しているミーティングのオーバーロードは、現在の作業で自宅の環境から発生する可能性があります。」と、GartnerのSrリサーチディレクターのマイク・タバル氏は語る。 当社は一歩下がり、一歩下がり、 Webex プラットフォームだけでも、2020年2月の報告の月別ミーティング時間(分)が70億~2020年5月の250億分に増加しています。

コントロールを取り戻す

デフォルトでは、必ずバーチャルミーティングを行う必要が生じ、接続を維持できます。  しかし、上級マネージャーの71%がミーティングを非生産的と考える場合、ミーティング時間に関して致命的な問題を起きたらどうでしょうか。  回答はいいえ。コントロールを取り戻す必要があります。  では、「どのように生産的で時間の大きな決定を行い、ミーティングに時間を費やし過ぎないのか」という質問です。  その答えは、ミーティングの数が少なく、気を散らすことが少なく、意思決定者も少ない、  このタスクを実行するためのヒントを紹介します。

1) ミーティングの継続時間を意識して、 可能な限りミーティングを短くします。 30 分または 60 分のミーティングから移動し、すべてのミーティングを以前のミーティングからマイナス 5 分、マイナス 10 分、マイナス 15 分に変換します。  ミーティングの所有者は、すべてのアジェンダが必要な場合、15 または 20 分間のミーティングを呼び出すことができます。 この話をした上で、結果を最適化し、継続時間ではなく、価値を作り出す唯一の会です。 ミーティングのリスクは長くなりますが、より多くの決定を行い、別のミーティングの必要性を取り除く場合も、より良いです。

2) 頻度を最小限に抑える;少ない方が繰り 返しミーティングの場合の数を考える必要があります。 Weeklies を隔週に移動します。 月間を四半期に移動します。 月曜日、水曜日、金曜日、または毎週に毎日移動します。 毎週の1対1のコミットメントを計算し、最大50%削減します。 規則として、すべての繰り返されるミーティングを次の 4 回のみ設定できます。これはミーティングの必要性を再確認するのに役立ちます。

3) 「ミーティングが必要ですか?」と自分自身に尋ねてください。

非同期の未来はここにあります 。 柔軟な作業スケジュールとタイムゾーンの違いによって、誰もが時間に対応できる時間を見つけるのは困難です。 特定のミーティング目標をチーム スペースで達成するか、代わりにミーティング経由で達成できるかどうかドキュメント共有します。  ミーティングをキャンセルして、 後でWebex Teamsしていくつかのミーティングを新しい会話に変換して、この技術が機能し、繰り返す必要があるのか確認してください。 ミーティングとスペース間でアクティブな A/B テストをWebex Teams、ミーティングを避けることが可能か確認します。 すべての適切なスタッフとワークスペースでどれだけ大きな目標を達成できるのか、非常に有益です。

4) ビデオを活用して マルチタスクを制限しますより多くのユーザーがビデオを使用して、積極的に関与し、実際に存在し続け合う必要があります。 コラボレーションを行っているときに互いにエネルギーを供給している当社の多くは、ビデオによってそのエネルギーを受け入助け合っているのです。 また、ミーティング中にマルチタスクに対するアプリケーションを最小限に抑えるのにも役立ちます。  ユーザーが他事をしている場合、おそらく実際には出る必要がなではなく、仕事を行う時間を使う必要があります。 一部のユーザーがビデオをオフにする必要がある正当な理由は常に存在しますが、ミーティングに生産的に取り組むにはできます。 実際のポイントは、ユーザーがマルチタスクではなく、焦点を当て推奨する点です。

5) 意思決定 を実行に近づける出席者を出席に引き付け、過去のミーティングのノートを見て、低下を減らします。  過去 3 回のミーティングで、誰かがまだ貢献しない場合、出席者を引き付け、出席を強く止める必要があります。 社員とその上司を同じミーティングに招待している場合、両方とも参加が要求される理由を理解している必要があります。 可能な限り実行に近い決定決定を押し出します(階層の下)。  CEOを招待した場合は、代わりに上級副社長(上級副社長)にレポート機能を招待してみませんか。  これにより全員にレベルアップの力を与え、実際に作業を実施している人物にさらに責任を負います。

6) 事前に計画し、明確な期待の設定を行います。議題、事前読み(適切な場合)、およびミーティング後のフォローアップを行って、強制準備を行います。  アジェンダが事前に投稿されていないミーティングは取り消します。  また、以前のアクションや持ち去りを誰かがキャプチャしていないか、そのミーティングの次の回を取り消します。 (ヒント: Cisco の設定を使Webex アシスタント できます)  ミーティングはコストがかかる上、人々が適切な投資をしない場合は、ミーティングをキャンセルする必要があります。

A。 事前読み取りと準備: 少なくとも 48 時間前に事前に読み取って出席者に送信する必要があります。 事前に読み取りを 行えば、ミーティングの目標を明確にし、ユーザーはミーティング前にアイデアを考え、ダイジェストし、明確に伝 える必要があります。 ここの「ソーシャル契約」は、出席者は事前に読み取る必要があります。 事前読み取りが事前に送信されていない場合、ミーティングを再スケジュール設定してください。

B。 議題/フォローアップアクション: ミーティングの所有者は、議題 (事前読み取り資料に含まれる) およびミーティングアクションアイテムの投稿に責任を持っています。 両方なしでは、ユーザーはミーティングをスキップできる必要があります。

C。 インデックス中: 事前にアジェンダを持つことの利点は、特定の議題についてそこにいるだけで良い場合があるという利点です。 その場合は、承認された時点で表示するか、必要なときに事前にミーティング出席者の 1 人に Teams メッセージを送信してくだdさい。

D。 他の人の時間を尊重します。 追いつくのに代わりにミーティングを使用しない。 オフラインで作業を行い、会議のスピードをアップするために他の人の時間をムダにしません。 何かについて特定の質問がある場合、または追加情報が必要な場合は、ミーティングの後に適切な人物に 1:1 に問い合じてください。

E。 規律: チームはミーティングのアーチファクト、ダッシュボード、ステータス レポート、メトリックスを一貫して更新し、時間内に他のユーザーが消費するためにそれを公開する必要があります。 他の人はリンクをブックマークし、それを事前に見直しておく必要があります。こうすれば、ミーティングに関連する質問をすることができます。

7) コミットメントを保持するために時間をブロックします

カレンダーによって、次の情報を保護することができます。

A。 ミーティング後の時間をスケジュールして作業を完了します。 個々のコミットメントを完了させる時間をブロックします。 これは、書き込み、時間の指導、即決1:1、または単純な考え方の提案です。 ミーティング開催に対する約束と同じ時間を保護します。

B。 他のユーザーのカレンダーでリマインダーと配信日をスケジュールします。 ミーティングは頻繁にアクションを確認します。 アクションを特定したら、カレンダーで時間をスケジュールし、その配信可能を提供し、それらの配信者が Teams スペースで提供提供を確認します。 この方法で、ミーティングを必要とせずに、そのスペースでそれらを後から追いかけすることができます。 さらに、プロジェクト プランがある場合は、その更新を継続して行い、別のミーティングを行う場合に対してステータスを得る方法を参照します。

8) 「ミーティングフリー」の日程をスケジュールする 深い仕事のために、ミーティングの無料日数を開催する  この例はエンジニアを保護するためのものです。  組織によっては、エンジニアは毎週 4 日間のミーティングフリーを利用できる場合があります。 彼らが出席する唯一のミーティングは、他のエンジニアや設計係と自ら呼び出し、仕事を完了(スタンドアップ、コードレビューなど)と関連しています。 短距離、1対1の両チーム、スタッフ会議は週5 日に実施されます。

9) 「 欠落の恐れ」から「欠落する恐れ」から「欠落する恐れ」にフリップします。春のクリーニングを行い、定期的に既存のすべてのミーティングをキャンセルする新しい開始を考慮してください。  新しいカレンダーは、適切なユーザーと必要なミーティングだけで始まるので、明確なアジェンダと結果を招待で鉛筆で示します。 ユーザーがミーティングに出席する前に完了する必要がある準備作業を概要します。  さらに、一部のミーティングの Kkipを行う場合があります。 貢献できないと確信 するミーティングには参加しない。 代わりに、ミーティングのWebex アシスタントに参加し、議事録またはハイライトにアクセスすることができます。

10) 目的を達成するためにコース を開催します。 ミーティング中にプランが設定され、合意された後は、複数の当事者から再調整され、再び行うので、不一致を避ける必要があります。

当社のウェブサイト を 参照して、パンデミテの時代のビジネスの再向上について学習してください。

貢献： Contact Centerのリーダーシップとコラボレーショングループのリーダーシップはすべて、以下の特定の提案でこれらのアイデアに貢献しました。 Omar Todkol、David Wiener、Brian Schmahl、Hardhar Gaddiahar Gaddiahar、Abhay Kulkrni、および Vinod Muthukrishnan。

詳細について https://blogs.cisco.com/collaboration/planning-your-large-virtual-event-webex-meetings-adds-streaming-support-for-youtube-twitter-linkedin-facebook-for-workplace-and-more https://blogs.cisco.com/collaboration/making-the-move-to-modern-messaging https://blogs.cisco.com/collaboration/turning-good-videoconferencing-into-a-great-meetings-with-smart-adaptive-media-resilience-in-webex-meetings