2022년을 시작하면서 잠시 과거로 돌아가 보겠습니다. 몇 년 전만 하더라도 화상 회의 장비는 주로 몇몇 미팅 룸에서만 사용할 수 있었습니다. 오피스는 회의를 위한 통화와 현장 협업을 위한 공간으로 가득 차 있었죠. 다들 아시겠지만, 이런 공간에는 테이블 한가운데에 전화기가 있고 마이크가 사방에 흩어져 있었으며 운이 좋다면 뒤쪽에 색색으로 밑줄 쳐진 화이트보드가 자리하고 있었습니다.
미팅 룸은 예약 초과가 잦았고 이용 환경이 편리하지 않았습니다. 동료들은 미팅 코드를 찾는 데 어려움을 겪거나 화면 공유를 위해 올바른 선을 연결하느라 헤맸을 겁니다. 그리고 미팅이 끝나기도 전에 다음 미팅 시작 전에 자리를 잡으려고 미팅 룸을 들여다보는 동료들도 분명 있었을 겁니다.
오늘날에는 하이브리드 업무가 일상이 되면서, 모든 공간이 미팅 룸이 될 수 있는 가능성이 생겼습니다. 이런 공간에는 식탁, 내 방의 데스크, 오피스의 미팅 룸 또는 외근 시 외부의 모든 장소가 해당합니다. 화상 회의 장비의 필요성은 대단히 큽니다. 지식 근로자의 98%가 앞으로는 원격 참가자가 미팅에 참여하게 되리라 생각하고 있기 때문입니다.
팀원들이 질 높은 화상 회의에 연결하는 일이 그 어느 때보다 중요해졌으며, 화상 회의 장비를 선택하는 일 또한 마찬가지입니다.
자택과 오피스에서 사용할 최고의 화상 회의 장비를 평가할 때 고려해야 하는 점을 알아보겠습니다.
모든 업무 스타일과 모든 규모의 공간에 알맞은 완벽한 디바이스를 찾기 위한 권장 사항을 살펴보세요.
업무 스타일이 서로 다르면 다양한 유형의 협업 기능이 필요합니다. 각기 다른 팀에서 저마다 필요로 하는 기능을 파악하는 단계부터 시작한 후, 조직 전체에서 효율적이고 효과적인 팀 협업을 위한 올바른 디바이스를 결정하세요.
원격 협업자에게는 올인원 협업 디바이스가 적합합니다. 이러한 디바이스에는 터치스크린, 카메라, 스피커, 마이크를 비롯한 고품질 하드웨어가 통합되어 있으므로 데스크 위가 어수선해지지 않습니다. 그뿐만 아니라, 화상 회의가 디바이스에서 자체적으로 실행되기 때문에 컴퓨터의 프로세스를 점유하지 않으므로 미팅 도중 앱의 실행 속도가 느려지거나 충돌이 발생할까 걱정하지 않아도 됩니다.
원격 협업자를 위한 최고의 올인원 화상 회의 장비는 작업자가 다음과 같은 작업을 수행할 수 있도록 지원해야 합니다.
고품질 오디오와 비디오 기능을 활용한 면대면 미팅
고급 소음 제거 및 가상 배경 기능으로 미팅 시 주의를 산만하게 할 요소 최소화
동료들과 끊김 없이 공동 작업 및 협업 수행
메시징, 통화, 미팅 기능을 손쉽게 전환
미팅 전, 진행 중, 이후에 화이트보드에 액세스하고 편집
Webex, Google Meet, Zoom, Microsoft Teams를 포함한 모든 미팅 서비스에 참여
모든 홈 오피스는 저마다 환경이 다르므로, 공간을 너무 많이 차지하는 디바이스는 피하고 싶을 겁니다. Webex Desk Mini가 특별한 이유도 바로 여기에 있습니다. 이 제품은 컴팩트한 크기와 놀라운 기능이 조화를 이루고 있습니다. 홈 오피스에 적합한 소형 폼 팩터로 된 최고의 화상 회의 솔루션을 찾고 있다면 Webex Desk Mini를 추천해 드립니다.
원격 작업자에게 필요한 장비를 갖출 때 고려할 변수로는 홈 오피스만 있는 게 아닙니다. 개개인의 업무 방식과 협업 방식도 다르다는 것도 고려해야 합니다. 어떤 사람은 공동 작업을 선호하지만, 또 어떤 사람은 끊임없는 커뮤니케이션에 거의 전적으로 의존하여 일을 합니다. 그리고 또 누군가는 집중하는 일에 푹 빠져서 전념하고 몰입하는 걸 좋아하기도 합니다. 특정한 화상 회의 장비와 디바이스가 원격 커뮤니케이션 작업자, 몰입형 작업자 등을 위한 워크플로우를 어떻게 최적화하는지 알아보려면 원격 근무를 위한 디바이스 가이드를 참고하세요.
데스크에서 사용하기에 적합한 최고의 화상 회의 장비는 무엇일까요?
데스크는 직원들이 오피스에 있을 때 대부분의 시간을 보내는 곳이지만, 직원들은 여러 가지 디바이스와 애플리케이션에 의존하여 협업을 하고 업무를 수행하는 경우가 많습니다. 직원들은 워크플로우에 원활하게 통합되어 협업 장소와 방식에 상관없이 동일한 경험을 제공하는 협업 툴이 필요합니다. 이렇게 되면 전체 일과 시간 동안 생산성을 저하시킬 수 있는 충돌 지점을 없앨 수 있습니다.
데스크에서 사용하기에 적합한 최고의 화상 회의 장비에는 다음과 같은 기능이 포함되어야 합니다.
고품질 비디오와 오디오 하드웨어를 사용하여 분산된 위치의 동료들과 미팅
전화기, 웹캠, 스피커, 모니터 같은 데스크 위의 어수선한 장비들을 디바이스 한 대로 깔끔하게 대체
Microsoft Teams, Webex, Zoom, Google Meet 등의 모든 미팅 서비스에 참여
통화 및 화상 회의 기능에 쉽고 빠르게 액세스
팀원들이 매일 사용하는 생산성 툴과 원활하게 통합
디지털 화이트보드 및 콘텐츠 주석으로 아이디어를 구상하고 공동 작업 수행
또렷하고 명확한 오디오 경험을 위해 배경 잡음 제거
어수선한 데스크 위 환경을 깔끔하게 정돈된 업무 환경으로 바꾸는 작업은 결코 실현 불가능한 일처럼 여겨진다는 사실을 잘 알고 있습니다. 하지만 데스크 위의 어수선함을 없애주고 협업 경험의 차원을 높이는 최고의 올인원 화상 회의 솔루션을 찾고 있다면 Webex Desk를 추천합니다.
위 사진: 다양한 컬러 옵션이 제공되어 나만의 공간에 맞는 색상을 선택하고 데스크에서 최상의 업무 경험과 협업 경험을 누릴 수 있는 Webex Desk.
핫데스킹(hot desking)에 적합한 최고의 디바이스는 무엇일까요?
하이브리드 업무가 부상하면서, 핫데스킹(hot desking)이 개인 데스크를 대체할 인기 있는 대안으로 떠올랐습니다. 그 이유는 앞으로는 많은 작업자가 오피스에 전용 공간이 필요하지 않게 될 것이기 때문입니다. Dimensional Research에 따르면, 실제로 조직의 93%는 오피스 내의 예약형 데스크의 수를 늘리고 있다고 합니다. 이러한 공간은 개인 데스크에서 일할 때와 똑같은 생산성을 발휘하는 데 필요한 모든 기능을 직원에게 제공해야 합니다. 즉, 끊김 없고 지능적인 환경이 필요합니다.
핫데스킹(hot desking) 디바이스를 사용하면 휴대폰을 터치하거나 디바이스에 연결하는 간단한 방식만으로도 누구든지 비어 있는 데스크를 개인 업무 환경처럼 활용할 수 있습니다. 모바일 세대인 오늘날의 협업 작업자들에게는 이러한 종류의 민첩성이 절실합니다.
핫데스킹(hot desking)에 적합한 솔루션에는 다음을 수행할 수 있는 기능이 포함되어야 합니다.
모든 가용 데스크와 예약된 데스크를 즉시 확인할 수 있는 기능
노트북 또는 휴대폰을 사용해 안전한 비접촉식 로그인 방식으로 ID를 인증하여 비어 있는 데스크 예약
버튼 하나만 눌러 미팅에 참여
비접촉 음성 명령으로 일정을 확인하고 예정된 미팅에 참여
전화 걸기 및 받기
모든 협업 플랫폼에서 미팅 참여
업무 세션 종료 시 자동으로 로그아웃되거나 손쉽게 예약 해제
실시간 환경 데이터, 수용인원, 데스크 사용 데이터를 수집하여 오피스 부동산 최적화
핫데스킹(hot desking)에 적합한 최고의 화상 회의 솔루션을 찾고 있다면 Webex Desk Hub를 추천해 드립니다.
점프 스페이스와 포커스 룸은 중요한 미팅이나 업무에 집중하기 위해 조용한 환경에 들어갈 수 있는 신속한 임시 공간을 제공합니다.
기존에는 이러한 공간에 고급 커뮤니케이션 및 협업 툴이 없었으나, 이제는 직원들의 기대치가 변화하고 있습니다. 오피스가 하이브리드 작업자의 요구 사항을 충족할 수 있도록 발전하면서, 올바른 장비를 갖춘 점프 스페이스도 점점 더 중요해질 것입니다. 그 이유는 직원들이 원격으로 근무하는 동료들과 미팅을 하고 연결하려면 더 많은 공간이 필요하기 때문입니다.
포커스 룸과 점프 스페이스에 적합한 최고의 화상 회의 솔루션은 다음과 같은 작업을 수행할 수 있어야 합니다.
모든 직원이 사용할 수 있는 공유 디바이스로서 기능
스크린, 카메라, 마이크, 스피커가 포함된 소형 폼 팩터를 통한 올인원 환경 제공
노트북 디스플레이를 확장하여 해당 디바이스를 주 모니터로 사용
비접촉식 환경을 제공하여 병원균 전파 감소
개인이 작업 및 협업을 진행하는 동안 노트북과 모바일 디바이스 충전
디지털 화이트보드 및 콘텐츠 주석 같은 공동 작업 기능 제공
사용자가 통화 및 화상 회의 소프트웨어에 쉽고 빠르게 액세스할 수 있도록 지원
공간의 사용 가능 상태를 확인하고 예약할 수 있는 디지털 어시스턴트 또는 일정 관리 시스템 제공
점프 스페이스와 포커스 룸에 적합한 최고의 화상 회의 솔루션을 구매하려면 Webex Desk Pro를 살펴보세요.
유용한 팁: 점프 스페이스와 포커스 룸의 경우, 직원들은 어떤 룸이 사용 가능한지 알아야 하며 이러한 공간을 사용 중인 개개인에게는 매우 높은 수준의 개인정보 보호가 필요할 수 있습니다. Webex Room Navigator 같은 네비게이션 솔루션은 길 찾기 기능을 제공하고, 직원들이 업무 환경을 즉시 예약할 수 있도록 지원하며, 선명한 LED 표시등으로 어떤 룸이 사용 중이거나 비어 있는지 나타냅니다.
위 사진: 미팅 룸 밖에 있는 Webex Room Navigator는 해당 룸이 사용 중인지 나타내며, 현재 진행 중인 미팅에 대한 세부 정보를 표시합니다.
허들 공간에 적합한 최고의 화상 회의 장비는 무엇일까요?
허들 공간은 소수의 인원이 모여 미팅을 진행하는 작은 회의실이나 열린 공간입니다. 각 팀은 서로 연결하고 업무를 추진할 수 있는 격식 없는 공간이 필요하므로 허들 공간을 점점 더 많이 찾는 추세입니다. 크고 작은 규모의 모든 조직은 업무 환경의 일부를 소그룹 협업을 위한 전용 공간으로 마련해야 합니다. 이러한 공간에는 아이디어를 공유하고 효과적으로 협업할 수 있는 기술이 필요합니다.
수행하는 활동에 따라, 조직에서는 다양한 협업 디바이스를 사용할 수 있습니다. 허들 공간을 계획할 경우, 다음 사항을 고려하세요.
이 공간에서 팀은 원격으로 근무하는 동료, 파트너 또는 에이전시와 협업해야 하는가?
이 공간에는 화상 회의 기능만 필요한가, 아니면 이 공간은 공동 작업 및 디지털 화이트보드 작업에 사용되는가?
팀에서 필요로 하는 임시 미팅 수를 지원할 만큼 충분한 허들 공간이 있는가?
팀이 빠르게 업무에 착수할 수 있는가?
열린 공간에 위치할 경우 디바이스에 잡음 제거 기능이 있는가?
허들 공간에 적합한 최고의 화상 회의 장비에는 다음 기능이 포함되어야 합니다.
고품질 화상 회의 기능
현장에서 또는 버추얼 미팅 내에서 콘텐츠를 공유할 수 있는 기능
아이디어 구상을 염두에 두고 공간을 설계하는 경우 공동 작업 기능
허들 공간에 사람이 너무 많은 경우 지능형 알림 및 사회적 거리두기 알림 기능
최적화에 대한 애널리틱스 및 활용률에 대한 인사이트
모든 미팅 서비스에 참여할 수 있는 기능
허들 공간에 적합한 최고의 화상 회의 장비를 찾고 있고, 미팅 공간이 현장 및 버추얼 미팅에 주로 사용될 예정이라면 Webex Room Kit Mini를 추천합니다. 이와 반대로, 작업 공간이 현장 및 버추얼 협업과 공동 작업에 사용되는 경우라면 Webex Board Pro 55 같은 올인원 화상 회의 및 화이트보드 디바이스를 고려해야 합니다.
경험이 많은 직원들은 미팅 룸에 문제가 많을 수 있다는 점을 잘 알고 있습니다. 일반적으로 회의용 전화, 프로젝터, 화이트보드, 구식 화상 회의 장비가 구비된 이러한 미팅 룸은 여러 가지 문제가 발생할 요인이 가득합니다.
현대식 협업 디바이스에는 이러한 공간에 있는 대부분의 기술 제품을 단일 디바이스로 대체할 수 있는 기능이 있습니다. 그리고 여러 시스템을 모니터링할 필요 없이 단일 관리 창에서 문제를 관리하고 분류할 수 있습니다. 현대식 미팅 룸은 이전과 다른 쾌적한 경험을 제공하므로, 미팅 룸이 오피스에서 가장 짜증을 유발하는 공간이라는 오명을 즐겁게 씻어 내릴 수 있습니다.
최고 책임자급 임원진에게는 물리적으로 멀리 떨어져 있더라도, 임원진과 파트너가 한자리에 모여 면대면으로 얼굴을 마주하고 앉아 미팅을 진행하는 것 같은 환경이 필요합니다. 이사회실의 협업 디바이스는 고급 맞춤형 디자인과 직관적이면서도 강력한 기능이 조화를 이루어야 합니다.
Zoom 미팅, Microsoft Teams 미팅, Webex 미팅, Google 미팅에 적합한 최고의 화상 회의 장비는 무엇일까요?
어떤 화상 회의 소프트웨어를 사용하여 미팅에 참여하더라도 Webex 디바이스보다 더 나은 선택은 없습니다. Webex 디바이스는 모든 미팅 서비스에 연결할 수 있을 뿐만 아니라 배경 잡음 제거, 가상 배경, 공동 작업 기능 등 사용자에게 필요한 모든 고급 디바이스 기능을 제공합니다.
보너스: 5가지 주요 회의실 문제를 해결하는 방법
이 회의실 비어 있나요?
급한 상황인가요? 미팅할 공간을 찾아야 하나요? 많은 회사의 경우, 사용 가능한 미팅 룸을 찾으려면 여러 곳을 찾아보아야 합니다. Webex Room Navigator 같은 화상 회의 장비는 미팅 룸 밖의 LED 표시등으로 어떤 미팅 룸이 사용 가능하거나 이용 중인지 표시하여 일일이 미팅 룸을 찾아야 하는 부담을 없애 줍니다. 그리고 예정된 일정도 확인할 수 있으며 해당 미팅 룸에서 미팅이 진행 중인 경우 현재 사용 가능한 가장 가까운 미팅 룸을 알려 줍니다. 이제 더 이상 미팅 룸을 찾아 오피스를 헤매거나, 땀에 젖은 모습으로 미팅을 시작하지 않아도 됩니다.
회의실이 어디에 있나요?
우리 모두는 회사 내의 익숙하지 않은 층수에 있는 미팅 룸을 찾느라 헤맨 경험이 있습니다. 건물 안을 한 바퀴 돌아 처음 출발 지점으로 되돌아왔다는 걸 깨닫게 된 후에야 미팅 룸이 어디에 있는지 동료에게 물어봐야겠다는 생각이 들지도 모릅니다. 길 찾기 기능을 사용하면 미팅 장소를 찾을 걱정을 하지 않아도 됩니다. 모바일 디바이스와 페어링하면 친숙한 내비게이션 시스템에서 도착해야 할 장소로 안내합니다.
회의 코드 아는 분 있으신가요?
회의 코드 때문에 미팅을 제시간에 시작하지 못하는 일이 없게끔 하세요. 노트북이나 모바일 디바이스에 무선 페어링을 해두면 현대식 협업 디바이스는 사용자가 미팅 룸에 들어오는 순간 해당 사용자를 인증할 수 있으며, 사용자가 버튼을 누르면 미팅에 참여할 수 있도록 지원합니다. 그리고 비접촉식 참여 환경을 위한 디지털 어시스턴트를 적극 활용하면 더욱 좋습니다.
케이블 선 좀 건네주시겠어요?
더 이상 연결할 곳이 없을 정도로 사방에 케이블이 널려 있는 미팅 룸을 떠올려 보세요. 노트북에 맞는 연결 단자를 찾는 일은 번거롭고 다소 시간이 걸리기도 하는 일입니다. 여기저기 흩어진 케이블 때문에 미팅 룸이 어수선해지는 건 말할 것도 없죠. 최신 화상 회의 장비를 갖춘 현대식 미팅 룸에서는 노트북이나 모바일 디바이스에서 무선으로 페어링하고 콘텐츠를 공유할 수 있습니다. 더 이상 케이블을 찾지 않아도 되고, 더 이상 미팅 룸을 어지럽힐 일도 없습니다.
저 사람은 누구인가요?
미팅을 진행하던 중 Zoom이 멈춘 적이 있다면 이 질문이 어떤 뜻인지 이해할 수 있을 겁니다. 그렇기 때문에 매우 안전한 화상 회의 솔루션을 고려해야 하는 것이며, NSA에서 최고 평점을 받은 제품이 그 대안일 수 있습니다. 대규모 미팅 또는 여러 부서가 참여하는 미팅을 진행할 때 이러한 질문을 자주 받게 됩니다. 시장을 선도하는 화상 회의 벤더 제품에서는 발언자를 식별할 수 있는 고급 AI 기능을 도입하여 모든 발언자의 밑에 이름표와 직함을 표시하고 있습니다. 따라서 “저 사람은 누구인가요?”라는 질문을 반복해서 하지 않아도 됩니다.
