단순히 같은 공간에 있지 않다고 해서, 직접 얼굴을 마주보는 우수한 미팅 환경을 조성하지 못할 이유는 없습니다. 물리적인 회의실에서는 서로 마주보고, 메모를 하고, 이야기를 나누고, 내용을 공유하고, 화이트보드를 사용하는 게 가능합니다. 그런데 Webex에서는 이러한 모든 활동을 가상으로 동일하게 수행할 수 있습니다.
다음은 원격 근무를 할 때 주변 환경을 올바르게 설정하기 위한 방법입니다.
나의 배경 확인
자택 내에 인체공학적이고 편안하고 생산적인 업무 전용 공간을 마련합니다. 미팅 시 다른 사람들의 주의를 산만하게 할 수 있는 어수선한 물건을배경에 두지 않거나 치웁니다. 창문 방향을 마주하여 자연광이 들어오도록 하거나, 근처에 조명을 두어 팀원들이 비디오에서 여러분의 얼굴을 또렷하게 알아볼 수 있도록 합니다.
미팅 시 주의를 산만하게 하는 요소를 최소화합니다.
집에 있다 보면 일상적인 소음이 어느 정도는 불가피하게 발생하기도 합니다. 문을 닫은 상태라 하더라도, 화상 통화 중인다른 팀원이 소음으로 인해 주의가 산만해지지 않도록 하기 위한 최선의 방법은 내가 말을 하지 않을 때는 내쪽의 스피커를 음소거해두는 것입니다. 필요한 경우에는 소음의 원인을 해결하고 올 때까지 잠시 기다려달라고 부탁하여 다른 팀원들이 여러분에게 집중할 수 있도록 하십시오.
올바른 환경을 조성을 위해 헤드셋 준비
음소거 상태에서도 주변 소음 때문에 여전히 주의가 산만해질 수 있습니다. 노이즈 캔슬링 헤드폰이나 헤드셋을 장만하면 당면한 업무에 대한 집중력을 유지하는 데 큰 도움이 됩니다. IT 팀에 회사의 헤드셋을 사용할 수 있는 옵션을 요청해보십시오.
스스로 건강 돌보기
사무실에 있으면 팀원들과 함께 커피를 마시면서 휴식 시간을 갖게 됩니다. 그러나 사람과 만나는 사회적인 상호 작용이 없을 경우, 회사에 있을 때와 동일한 휴식 시간을 갖지 않은 채 몇 시간씩 지나가기 쉽습니다. 규칙적인 스트레칭 시간을 갖고, 미팅 중간중간에 팀원들과 화상으로 커피를 마시며 가벼운 대화를 나누는 일정을 넣으십시오.
어색한 비디오에 적응하기
얼굴을 대면하게 되면 다른 사람들이 나의 반응을 볼 수 있으므로 사람들이 나에게 자동적으로 집중하게 됩니다. 비디오 화면을 서로 공유한다는 게 처음에는 두렵게 느껴질 수 있으나, 팀원들은 비디오를 공유하여 대화형 원격 토론에 참여하는 데 금방 익숙해질 겁니다. 모든 미팅에 임할 때마다 용감하게 비디오 기능을 켜십시오.
동료를 위로해야 할 일이 있을 때는 1:1 채팅을 시작해보십시오.
사무실에 있을 때 모르는 걸 물어보려면 우선 누가 확인해줄 여유가 있는 상태인지부터 살펴봐야 합니다. 개인별 상태를 설정해두면 사람들이 여러분의 현재 상황을 알 수 있습니다. 예를 들어 “식사 중 🍽️” Webex Teams에서는 동료의 온라인 상태를 쉽게 확인할 수 있습니다. 동료가 현재 통화 중인 경우에도 1:1 공간에서 메시지를 보내 대화를 계속할 수 있습니다. 라이브 통화로 에스컬레이션해야 할 경우 Webex Teams의 통화 아이콘(녹색 아이콘 추가)을 클릭하거나, 개인 미팅 룸(PMR) 세부 정보를 동료에게 알려주면 됩니다.
팀 모임:
시간이 되는 모든 인원을 물리적 공간에 한 번에 모아 진행하는 즉석 팀 미팅과 마찬가지로, Webex Teams의 공간에서 통화할 경우 모든 팀원에게 전화를 걸어 어떤 장치에서든 팀원들을 가상으로 한 번에 연결할 수 있습니다. Webex Meetings의 개인 미팅 룸(PMR)은 여러분의 실제 사무실 책상과 마찬가지입니다. 쉽게 공유할 수 있도록 URL은 변동 없이 유지되므로, 팀원들이 가상 미팅 룸에 즉시 참여할 수 있습니다.
자료 공유는 곧 상대방에 대한 배려
가상 미팅에서 집중력을 유지하는 것은 실제 미팅과 다르지 않습니다. 여러분의 화면이나 프레젠테이션을 공유하고, 여러분이 작성한 내용에 주석을 사용하면 원격 참여자들이 계속 집중력을 유지하고 여러분의 요점을 따라가는 데 도움이 됩니다.
즉석에서 떠오르는 아이디어
실제 사무실에서와 마찬가지로, 화이트보드 위에 아이디어를 공유하는 건 협업의 중요한 요소입니다. 가상 미팅에서는 이러한 기능이 더욱 빛을 발합니다. 실제 환경에서는 화이트보드가 지워지거나 다른 내용으로 덮어 쓰일 위험이 있습니다. 가상 환경에서 화이트보드를 작성하면 아이디어를 확실하게 저장하고, 이전에 생성한 화이트보드를 열어 마지막으로 작성한 부분을 선택하고, 이를 실시간으로 편집할 수 있습니다.
나 자신의 느낌 표현
메시지를 보낼 때에는 동료가 여러분의 반응을 볼 수 없다는 점을 염두에 두십시오. 백 마디 말보다 사진 하나가 더 효과적일 수 있습니다. 이럴 때는 Gif를 사용하여 여러분의 느낌을 표현하면 좋습니다. Webex Teams에서는 여러분의 느낌을 완벽하게 표현하는 데 적합한 수천 개의 Gif 파일을 언제든지 검색할 수 있습니다.
기념일 축하하기
원격 근무를 한다고 해서 팀 문화까지 바뀔 필요는 없습니다. 비록 함께 케이크를 나눠 먹진 못하더라도 생일, 프로젝트 납품일 또는 목표 달성일 같은 중요한 순간을 가상 공간에서도 여전히 함께 축하할 수 있습니다. 카메라를 켜고 팀원들과 비디오로 서로 만날 시간을 정하십시오. 이러한 베이비 샤워 파티/신부 축하 파티, 코스튬 파티가 좋은 예입니다.
