Webex는 클라우드 통화 등의 방법으로 아일랜드 비영리 단체가 연결 상태를 유지할 수 있도록 지원합니다.

아일랜드의 골웨이 시에서 잘 알려진 비영리 단체 Galway Simon Community는 2020년 행사를 진행하면서 클라우드를 이용한 협업 방식을 사용하기로 결정하고, 팬데믹이 종료된 후에도 계속될 기술 혁신 과정에 착수했습니다. Galway Simon은 예방 조치, 주택 이용, 건강 및 복지 서비스 등을 통해 노숙자 또는 노숙 위험에 처한 사람들을 지원합니다. 이 비영리 단체는 골웨이 시를 비롯한 인근 여러 도시에서 병원, 임시 지원 센터, 주거 시설, 자선 중고품 매장 등 다양한 기획 사업을 운영하고 있습니다. 팬데믹 이전에도 Galway Simon은 자원봉사자, 자체 팀, 클라이언트, 기타 커뮤니티 구성원을 비롯한 여러 지역 간의 소통과 협업을 조율하는 작업을 적극적으로 진행해 왔습니다. COVID-19로 인해 일부 사업이 가상 공간으로 옮겨감에 따라, 원격/하이브리드 업무로의 전환은 복잡성을 배가시켰습니다.

클라우드 통화 및 올인원 협업 앱을 통한 협업의 혁신

또한 비영리 단체인 Galway Simon에는 IT 부서도 없었기 때문에 쉽게 배우고 관리할 수 있는 협업 솔루션이 필요했습니다. 원활한 클라우드 통화, 비디오 회의, 메시징 등의 기능을 갖춘 Webex는 서비스 범위를 확장하고 커뮤니티를 지속적으로 지원하는 데 도움이 될 이상적인 해결책으로 보였습니다. Galway Simon의 Webex 여정은 BNP Paribas가 이 비영리 단체에 Cisco 8800 전화기를 대거 기부함으로써 시작되었습니다. 시스코 전화기를 기증받은 Galway Simon 팀은 시스코의 골웨이 사무소로 전화를 걸었고 Webex Calling 및 Webex 앱을 소개받았습니다. 연결 상태를 유지하고 협업을 향상할 수 있는 Webex의 잠재력은 이들을 들뜨게 만들었습니다.

Webex를 사용하여 클라이언트와 소통하는 Simone Community Center 고객 서비스 에이전트

Galway Simon은 시스코 파트너인 PlanNet21 Communications와 협업하면서 Webex Calling 및 Webex 앱을 이 비영리 단체에 구축하기 위해 자발적으로 시간을 내준 골웨이 및 더블린 시스코 팀의 Sheila Greaney 및 Gerry Keleghan과 함께 하게 되었습니다. 그 외에도 Webex는 Galway Simon이 협업 소프트웨어를 사용할 수 있도록 라이선스를 기증해 주었습니다. PlanNet21의 엔터프라이즈 계정 관리자 Ronan Keenan은 다음과 같이 말합니다. “Galway Simon이 하는 일과 사명에 대해서는 다들 알고 있을 것입니다. 그래서 PlanNet21 Communications가 Galway Simon을 지원할 기회가 생겼을 때 다들 적극 환영하는 분위기였습니다. 우리는 시스코 골드 파트너로서 시스코의 협업 팀과 긴밀히 협력하면서 Galway Simon의 디지털 혁신 여정이 원활히 진행되도록 도왔습니다. 요즘은 과거 어느 때보다 모든 회사가 커뮤니케이션 요구를 충족할 수 있는 강력하면서도 단순한 솔루션을 필요로 합니다. 그럼에도 솔루션은 안전해야 합니다. 우리는 그런 솔루션을 Webex Calling을 통해 Galway Simon Community에 제공했습니다.”

클라우드 통화, 메시징 등으로 하이브리드 팀의 연결 유지

Galway Simon의 자원봉사자이자 오피스 코디네이터 겸 Webex 책임자인 Noreen Glennon은 어떤 장치 및 어떤 장소에서든 연결할 수 있다는 점을 클라우드 통화 솔루션의 주요 이점으로 꼽았습니다. Glennon은 다음과 같이 말합니다. “사무실 밖에 나와 있을 때도 휴대폰으로 전화를 받을 수 있다는 점이 너무너무 마음에 듭니다. 엄청난 효율성입니다. 부재중 전화와 음성 메시지가 쌓일 일이 없습니다.” 메시징 기능을 비롯하여 Webex 앱의 영향도 확인할 수 있었습니다. Galway Simon의 기금 조성 및 소통 책임자 Meaghan Hynes는 다음과 같이 얘기합니다. “우리는 평소에 채팅을 많이 합니다. Webex의 채팅 기능은 최고입니다. 내부 채택 과정이 매우 원활하게 이루어지고 있습니다. 저는 이미지, 비디오, 문서 등의 파일 공유 기능을 좋아합니다. 파일이 그 자리에서 기록되면 서버에 연결하거나 파일을 다운로드하지 않고도 누구나 볼 수 있습니다. 정말 유용한 기능입니다.” Hynes는 GIF 및 이모티콘과 같은 재미있는 요소들로 팀이 자신을 더욱 풍부하게 표현할 수 있다는 점도 강조합니다. “더 재미있기도 합니다. 짧은 텍스트로는 원하는 바를 다 표현하기 어려운 경우도 있기 때문에 유용합니다.”

Simone Community Center, 마스크를 쓰고 사무실 앞에 선 모습

커뮤니티와의 소통 및 중요한 기금 마련 행사를 위한 합리적인 조율

빠르고 원활한 커뮤니케이션을 가능하게 하는 Webex의 능력은 여러 팀이 힘을 합하여 중요한 기금 조성 행사인 Sleep Out for Simon을 개최하는 데에도 유익한 것으로 입증되었습니다. 10월 1일에 Galway Simon은 골웨이 시 전역 및 주변 도시의 사람들을 초대하여 하룻밤 동안 침대를 포기하고 한데서 잠을 자보도록 요청했습니다. 이 행사는 집이라고 할만한 곳조차 없는 사람들과의 연대감을 보여주었습니다. 이 행사의 취지는 노숙자에 대한 인식을 높이고 이들을 지원할 기금을 마련하는 것이었습니다. Hynes는 다음과 같이 설명합니다. “이 행사는 연중 가장 큰 캠페인 중 하나로, 마케팅 커뮤니케이션 및 홍보 측면에서 많은 것이 연관되어 있습니다. 언론 광고, 라디오 광고, PR 등의 빠듯한 마감 시간에 맞추려면 팀을 구성하고 효과적이고 신속하게 소통하는 것이 정말 중요합니다. Webex는 우리 팀원 중 절반이 원격 근무를 하는 상태에서 특히 작업 속도를 높여줍니다.” 하이브리드 팀에 권한을 부여하고 효율적인 커뮤니케이션을 촉진하는 것 외에, Webex를 통한 메시징 기능은 원활한 협업 방식과 이메일 피로감을 극복하는 뛰어난 대안을 제공하는 데에도 도움이 되었습니다. Glennon은 팀원들에게 신속하게 메시지를 전송할 수 있다는 이점을 강조하면서 다음과 같이 말합니다. “누구에게나 이메일로 인한 번아웃이 오기 때문에 이메일을 사용하는 것보다 Webex가 훨씬 더 유리합니다. 여러 부서가 협업해야 하는 경우에도 정말 유용하다는 사실을 알 수 있습니다.” 또한 Webex Messaging 내에 개인 또는 그룹 협업을 위한 공간을 만들 수 있는 기능도 원활하고 효율적인 소통에 도움이 되었다고 설명했습니다. 팀은 공유한 적이 있는 문서 또는 이미 처리된 문제를 쉽게 재참조할 수 있으므로 반복하거나 처음부터 새로 하느라 시간을 낭비하지 않아도 됩니다.

잊지 못할 가상 경험으로 Galway Simon의 역량 범위 확대

Galway Simon 팀은 Webex를 통해 할 수 있는 일이 아직도 무궁무진하다는 사실을 알고 있으며, 앞으로 이 도구를 어떻게 이용할지에 대한 여러 아이디어를 갖고 있습니다. 이들은 앞으로 Sleep Out for Simon 행사를 실시간 스트리밍하고, 참가자들이 Webex를 통해 Q&A, 실시간 투표, 기타 대화에 참여하게 되기를 바랍니다. 골웨이, 메이요, 로스코몬 등 모든 관련 도시의 참가자들은 Webex 라이브스트림을 통해 연결하고 다 함께 행사를 경험할 수 있을 것입니다. 뿐만 아니라 Galway Simon은 Webex를 통해 커뮤니티와 가상으로 소통할 수 있는 또 다른 기회를 찾고 있습니다. 예를 들어 앞으로 커뮤니티 합창단을 Webex를 통해 가상으로 운영할 계획입니다. 합창단은 Galway Simon 직원, 자원봉사자 및 클라이언트를 화합하게 하고, 이들이 봉사하는 고객들에게도 큰 혜택이 되었다고 Glennon은 말합니다.

가상 회의에 참석한 게스트를 맞이하는 Simone Community 센터 에이전트

또한 Hynes는 노숙자가 되는 이유 그리고 이러한 문제를 해결하기 위해 Galway Simon에 참여하는 방법에 대해 학생들을 교육하기 위한 청소년 지원 프로그램에도 Webex를 활용할 계획입니다. Galway Simon 팀원들은 이 프로그램의 일환으로 골웨이, 메이요, 로스코몬 지역의 학교, 대학 및 청소년 집단을 대상으로 강의를 하고 있습니다. Webex의 대화식 비디오 회의 기능은 집중도 높은 가상 프레젠테이션을 통해 사업 범위를 확장하고, 출장 시간을 줄이고, 더 많은 학교 및 커뮤니티와 소통하는 데 도움이 될 수 있습니다. Hynes는 다음과 같이 말합니다. “우리는 사업 범위가 확대됨에 따라 이런 얘기들을 멀리 전달하는 데에 Webex를 사용하고 싶습니다. Q&A를 비롯하여 노숙에 대한 이해도를 판단하기 위한 퀴즈로 세션이나 이벤트를 시작하고, 마지막에 다시 한 번 되풀이하면서 결과를 비교해 보고 모두가 참여하게 한다는 아이디어가 정말 마음에 듭니다.” Galway Simon 팀은 Webex 플랫폼을 직관적으로 사용하고 관리할 수 있다는 점도 마음에 들어 했습니다. “조직 내에 그런 대규모 IT 부서를 두지 않고도 잘 해나갈 수 있다는 사실이 우리에게는 중대한 장점입니다.”라고 Hynes는 말합니다.