4 dicas para executar uma ótima reunião

Leve a produtividade de volta às suas reuniões

O cliente potencial de ter que passar por uma reunião nem sempre anima todo mundo. Embora as reuniões tenham o potencial de ser divertidas e reuniões colegas que também ajudam a levar os projetos ao longo, muitas delas não vão manter essa promessa.

O que pode dar errado em uma reunião comum?

Às vezes, as reuniões podem consumir muito tempo e fazer com que os participantes se sintam desconectados do que está acontecendo em toda a empresa:

• Na verdade, reuniões desnecessárias são o tempo 1 mais recente na maioria dos escritórios, o que corresponde a horas inadiáveis e bilhões de produtividade perdida todos os meses.
• Tanto quanto um terço de todas as reuniões em um determinado mês são considerados indelicados e não é difícil ver o motivo: Entre inícios tardias, agendas sem foco e tecnologia de colaboração desatualizada, muitos participantes não podem permanecer envolvidos.
• Reuniões não contativas e exatas custos de outras maneiras também. Por exemplo, uma “reunião de 1 hora” é realmente muito mais longa, uma vez que leva esse tempo de distância de todos que se associarem a ela. Assim, se houver 10 participantes, a reunião está realmente consumindo 10 horas que podem ser canaladas em outro lugar.
• Ao longo de linhas semelhantes, as reuniões tradicionais requerem espaço no escritório. Uma sala de conferência que alguém pode estar usando para fazer uma ligação importante precisa ser dedicada a um grande evento que pode acabar não sendo tão produtivo de qualquer maneira.
• Os funcionários remotos podem se sentir envolvidos quando as reuniões não são envolvendo. A comunicação/colaboração inadequada, bem como a eficácia, estão entre as desvantagens mais solicitadas para trabalhar remotamente, e a maneira como as reuniões são realizadas é uma grande razão.

No lado brilhante, as reuniões não devem ser desa mesmo. Com as ferramentas certas no suporte de uma estratégia estratégica, você pode executar reuniões que cobrem tudo o que você quiser e, ao mesmo tempo, manter todos envolvidos. E agora, com tantas pessoas trabalhando de casa, é importante entender como ajudar os funcionários a se sentir conectados. Aqui estão quatro dicas comprovadas para levar suas reuniões para o próximo nível.

Dica #1: Enviar uma agenda escrita com antecedência e estabelecer o contexto

Por que tantas reuniões estão desfocaradas? Porque ninguém, além de talvez o anfitrião, realmente sabe o que vai acontecer ou quem está participando.

Por isso é importante enviar uma agenda com os principais pontos que deseja cobrir no tempo alocado. No Webex, você pode adicionar uma agenda diretamente ao seu convite para a reunião.

Ter uma agenda cria estrutura e ajuda você a maximizar o tempo que você tem. Depois de anotar tudo e garantir sua cobertura ponto a ponto, você pode até descobrir que você tem tempo de volta e pode encerrar a reunião mais cedo, o que é uma boa notícia para a produtividade de todos, pois eles podem voltar para outras tarefas.

Quanto ao estabelecimento de contexto sobre quem estará na reunião, é onde as soluções de colaboração cognitiva podem fazer uma diferença real. Essas plataformas orientadas por IA podem puxar informações de várias fontes, como perfis de mídia social pública e vários diretórios, para criar contexto e permitir uma colaboração perfeita

Dica #2: Facilmente entrar na reunião

Quanto tempo de reunião se perde para simplesmente tentar iniciar a sessão? Os convidados podem ter que procurar suas caixas de entrada para encontrar a discagem ou o link, e mesmo quando o tiver pronto, pode ser que eles precisem pular alguns títulos primeiro.

Baixar aplicativos e plug-ins, inserir um PIN, encontrar um dispositivo compatível – essas complicações fazem com que reuniões complexas e menos úteis. Para deixar as coisas no caminho certo, pense na simplificação do processo de junção.

Uma plataforma de colaboração como a Webex permite que você convide todos e todos com um simples conjunto de etapas. Na maioria das vezes, é apenas um “passo” singular – toque ou clique no botão para entrar quando for a hora. Se alguém está usando um PC, Mac, telefone, tablet ou sistema de videoconferência baseado em padrões, a participação é direta.

Dica #3: Use a tecnologia de vídeo, se apropriado

A videoconferência oferece benefícios que nenhuma outra tecnologia de reunião pode:

• Primeiro, é a melhor maneira de sentir que você está na mesma sala que todos, apesar de estarem fisicamente distantes. Vídeo em HD e áudio permitem conexões inter pessoais de alta qualidade nas reuniões.
• Em segundo lugar, ele permite que os participantes vejam as reações e a linguagem corporal tempo real. Essas percepções estão ausentes das conversas que ocorrem por e-mail, bate-papo ou telefonemas tradicionais, e são valiosas para a ponte de divisor culturais.
• Em terceiro lugar, ele se ajuda com recursos de colaboração, como compartilhamento de tela e gravação. Uma reunião de vídeo pode aproveitar o compartilhamento em tempo real de um aplicativo, documento ou tela inteira, além de poder ser facilmente compartilhada mais tarde com qualquer pessoa que não pôde fazê-lo

As reuniões de vídeo são boas para muitos casos de uso diferentes. Você pode criar uma base de contato com o pessoal interno, recrutar e entrevistar candidatos para cargos abertos, apresentar um webinar e muito mais.

Dica #4: Acompanhamento conforme necessário

Quando uma reunião termina, às vezes o organizado envia um e-mail que resume o que aconteceu e fornece um link para a gravação. Essa é uma boa abordagem, pois reforça o que foi coberto e pode ser especialmente útil para as pessoas que não puderam participar.

Existem outras maneiras de acompanhamento além do e-mail. Uma gravação da reunião pode ser muito informativa, além de haver a opção de usar um aplicativo de bate-papo para compartilhar garantias e opiniões adicionais em reuniões tempo real. Com Cisco Webex, você pode fazer o acompanhamento com facilidade e hospedar as reuniões mais produtivas possíveis.

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