{"id":382756,"date":"2020-07-23T14:09:03","date_gmt":"2020-07-23T21:09:03","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.webex.com\/uncategorized-pt-br\/menos-e-mais-dez-dicas-para-reunioes-menores-e-pra-la-de-produtivas\/"},"modified":"2020-07-23T14:09:03","modified_gmt":"2020-07-23T21:09:03","slug":"menos-e-mais-dez-dicas-para-reunioes-menores-e-pra-la-de-produtivas","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.webex.com\/pt-br\/customer-experience\/menos-e-mais-dez-dicas-para-reunioes-menores-e-pra-la-de-produtivas\/","title":{"rendered":"Menos \u00e9 mais: Dez dicas para reuni\u00f5es menores (e pra l\u00e1 de ..."},"content":{"rendered":"


\n Passos simples para reuni\u00f5es produtivas<\/strong>
\n<\/span><\/h2>\n

Com a maioria dos escrit\u00f3rios fechados e milh\u00f5es de pessoas do mundo todo em trabalhando de casa, as reuni\u00f5es virtuais cresceram significativamente e j\u00e1 ocupam nossas agendas di\u00e1rias. Segundo um estudo realizado pela Bain & Company, os funcion\u00e1rios e gerentes superiores passam, coletivamente, 15% e 50% do seu tempo em reuni\u00f5es, respectivamente. \u201cA sobrecarga de reuni\u00f5es, que j\u00e1 \u00e9 um problema para v\u00e1rias empresas, pode ter sido exacerbada nesse atual ambiente de trabalho de casa\u201d, afirma Mike Fasciani, Diretor de Pesquisa da Gartner. N\u00f3s concordamos. Somente na plataforma Webex<\/a>, temos observado um aumento no n\u00famero de minutos gastos em reuni\u00f5es ao m\u00eas, que passam de 7 bilh\u00f5es, aproximadamente, em fevereiro de 2020, para 25 bilh\u00f5es, em maio de 2020.<\/p>\n


\n Tenha o controle de volta \u00e0s suas m\u00e3os<\/strong>
\n<\/span><\/h2>\n

As reuni\u00f5es virtuais representam, normalmente (e sem necessidade alguma), a for\u00e7a propulsora que nos mant\u00e9m conectados.\u00a0 No entanto, se para 71% dos gerentes seniores as reuni\u00f5es s\u00e3o improdutivas, n\u00f3s realmente precisamos ser fatalistas com rela\u00e7\u00e3o ao nosso tempo gasto em reuni\u00e3o?\u00a0 A resposta \u00e9 n\u00e3o \u2014 n\u00f3s podemos, e devemos, assumir o controle de volta.\u00a0 Bem, a pergunta que fica \u00e9: \u201cComo nos mantemos produtivos e tomamos decis\u00f5es adequadas sem, no entanto, dedicar tanto tempo \u00e0s reuni\u00f5es?\u201d\u00a0 A resposta est\u00e1 em menos reuni\u00f5es, menos distra\u00e7\u00f5es e menos respons\u00e1veis pela tomada de decis\u00e3o.\u00a0 Confira algumas dicas sobre como tornar isso poss\u00edvel.<\/p>\n


\n 1) Encurte suas reuni\u00f5es sempre que poss\u00edvel<\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

Seja criterioso com rela\u00e7\u00e3o \u00e0 dura\u00e7\u00e3o da reuni\u00e3o. Deixe as reuni\u00f5es de 30 e 60 minutos de lado e adote uma metodologia de menos 5, menos 10 ou menos 15 minutos do que costumavam durar.\u00a0 Os respons\u00e1veis pela reuni\u00e3o podem optar por reuni\u00f5es de 15 ou 20 minutos se esse for o tempo que a pauta demanda. Dito isso, otimize pensando nos resultados, e n\u00e3o na dura\u00e7\u00e3o, e fa\u00e7a uma reuni\u00e3o apenas para criar valor. Se h\u00e1 o risco da reuni\u00e3o durar um pouco mais, embora isso permita que mais decis\u00f5es sejam tomadas, e essa reuni\u00e3o acabe com a necessidade de realizar outra, melhor ainda.<\/p>\n


\n 2) Diminua a frequ\u00eancia; menos \u00e9 mais <\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

Reflita sobre a cad\u00eancia de reuni\u00f5es recorrentes. Passe de semanais para a cada duas semanas. Passe de mensais para trimestrais. Passe de diariamente para segunda, quarta, sexta ou semanalmente. Calcule seu compromisso semanal de tempo individual e diminua-o em at\u00e9 50%. Como regra, todas as reuni\u00f5es recorrentes podem ser definidas somente para as pr\u00f3ximas quatro ocorr\u00eancias, o que ajuda voc\u00ea a reavaliar se h\u00e1 realmente necessidade de haver a reuni\u00e3o.<\/p>\n


\n 3) Pergunte a si mesmo: \u201cEu preciso de uma reuni\u00e3o?\u201d<\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

O futuro ass\u00edncrono est\u00e1 aqui<\/a>. Com cronogramas de trabalho flex\u00edveis e diferen\u00e7as de fuso hor\u00e1rio, fica mais dif\u00edcil encontrar um hor\u00e1rio em que todos estejam dispon\u00edveis. Reflita se algum dos objetivos espec\u00edficos da reuni\u00e3o pode ser concretizado com um espa\u00e7o em equipe, ou mesmo pelo compartilhamento de documentos.\u00a0 Tente transformar algumas reuni\u00f5es em conversas no Webex Teams<\/a>. Para isso, cancele a reuni\u00e3o e depois analise se essa t\u00e9cnica funcionou e se deve ser repetida. Aplique testes de compara\u00e7\u00e3o ativos entre as reuni\u00f5es e espa\u00e7os do Webex Teams e veja se poderia ter evitado a reuni\u00e3o, para come\u00e7ar. \u00c9 incr\u00edvel tudo o que \u00e9 poss\u00edvel fazer em um espa\u00e7o de trabalho com as pessoas certas.<\/p>\n


\n 4) Limite a realiza\u00e7\u00e3o de v\u00e1rias tarefas com o uso do v\u00eddeo<\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

Estimule mais pessoas a usarem o v\u00eddeo. Assim, elas podem interagir ativamente e se manterem presentes. Muitos de n\u00f3s impulsionamos a energia do outro quando estamos colaborando, e o v\u00eddeo ajuda a absorver essa energia. Al\u00e9m disso, ajuda a diminuir a tenta\u00e7\u00e3o de realizar v\u00e1rias tarefas durante as reuni\u00f5es.\u00a0 Quando as pessoas fazem isso, talvez n\u00e3o havia necessidade de estarem ali e podem, ao inv\u00e9s disso, usar o tempo delas para trabalhar. Sempre haver\u00e1 motivos leg\u00edtimos que justifiquem por que algumas pessoas precisem deixar o v\u00eddeo desativado, embora ainda possam interagir proativamente na reuni\u00e3o. A quest\u00e3o aqui \u00e9 estimular as pessoas a manter o foco, e n\u00e3o a realizar v\u00e1rias tarefas.<\/p>\n


\n 5) Deixe a tomada de decis\u00e3o pr\u00f3xima da execu\u00e7\u00e3o<\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

Analise seus participantes e diminua aquelas olhadelas curiosas ao conferir as anota\u00e7\u00f5es das \u00faltimas reuni\u00f5es.\u00a0 Se, durante as \u00faltimas tr\u00eas reuni\u00f5es, algu\u00e9m n\u00e3o contribuiu em nada, pare de torturar e for\u00e7ar essa pessoa a participar. Se voc\u00ea estiver convidando um funcion\u00e1rio e o chefe dele para a mesma reuni\u00e3o, deve haver uma \u00f3tima percep\u00e7\u00e3o da necessidade de ambos estarem presentes. Tente jogar a tomada de decis\u00e3o o mais pr\u00f3ximo poss\u00edvel da execu\u00e7\u00e3o (abaixo na hierarquia).\u00a0 Se voc\u00ea convidou o CEO, poderia ter convidado o VP s\u00eanior subordinado a ele ao inv\u00e9s disso?\u00a0 Isso estimula todos a progredir e tamb\u00e9m d\u00e1 mais responsabilidade a quem est\u00e1 realmente implementando o projeto.<\/p>\n


\n 6) Planeje com anteced\u00eancia e defina espectativas claras <\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

\"AssistenteImponha a prepara\u00e7\u00e3o com uma pauta<\/u> em m\u00e3os, al\u00e9m de um documento preliminar (se necess\u00e1rio) e acompanhamentos ap\u00f3s a reuni\u00e3o.\u00a0 Cancele qualquer reuni\u00e3o que n\u00e3o tenha sido publicada na agenda com anteced\u00eancia.\u00a0 Al\u00e9m disso, cancele a pr\u00f3xima ocorr\u00eancia de qualquer reuni\u00e3o se algu\u00e9m n\u00e3o tiver compreendido as a\u00e7\u00f5es ou destaques da reuni\u00e3o anterior. (Dica: deixe que o Assistente Webex<\/a> da Cisco fa\u00e7a isso para voc\u00ea).\u00a0 As reuni\u00f5es t\u00eam um custo, e, quando n\u00e3o s\u00e3o feitos os investimentos adequados, a reuni\u00e3o deve ser cancelada.<\/p>\n

a. Documentos preliminares e prepara\u00e7\u00e3o:<\/strong> exija documentos preliminares e envie-os as participantes com, ao menos, 48 horas de anteced\u00eancia. Esses documentos ajudam a esclarecer as metas da reuni\u00e3o e compelem as pessoas a refletir a respeito, absorver e articular suas ideias antes<\/em> da reuni\u00e3o. A \u201cobriga\u00e7\u00e3o social\u201d nessa caso \u00e9 que os participantes devem ler os documentos preliminares com anteced\u00eancia. Se algum documento desse tipo n\u00e3o tiver sido enviado com anteced\u00eancia, voc\u00ea deve reagendar a reuni\u00e3o.<\/p>\n

b. Pauta\/a\u00e7\u00e3o de acompanhamento: <\/strong>O organizador da reuni\u00e3o \u00e9 respons\u00e1vel por criar e compartilhar a pauta (que pode ser anexada aos documentos preliminares), bem como por publicar os itens de a\u00e7\u00e3o da reuni\u00e3o. Sem isso, as pessoas t\u00eam liberdade para ignorar as reuni\u00f5es.<\/p>\n

c. Indexa\u00e7\u00e3o<\/strong>: Um dos benef\u00edcios de se ter uma pauta definida com anteced\u00eancia \u00e9 que voc\u00ea pode comparecer \u00e0 reuni\u00e3o somente para seu assunto espec\u00edfico. Nesse caso, voc\u00ea pode comparecer no hor\u00e1rio previsto OU pedir para que algum dos participantes envie uma mensagem pelo Teams antes que voc\u00ea precise participar.<\/p>\n

d. Respeite o tempo do outro: <\/strong>n\u00e3o use as reuni\u00f5es como um substituto para colocar o assunto em dia. Fa\u00e7a seu trabalho fora da tela e n\u00e3o jogue fora o tempo da outra pessoa para contar as \u00faltimas novidades sobre voc\u00ea na reuni\u00e3o. Tem uma pergunta espec\u00edfica sobre algo ou precisa de mais informa\u00e7\u00f5es? Entre em contato individualmente com a pessoa em quest\u00e3o depois que a reuni\u00e3o acabar.<\/p>\n

e. Disciplina<\/strong>: As equipes precisam atualizar, de forma consistente, os materiais da reuni\u00e3o, os pain\u00e9is, relat\u00f3rios de status e as m\u00e9tricas, e ent\u00e3o public\u00e1-los para que outras pessoas possam acess\u00e1-los a tempo. Elas devem favoritar os links e consult\u00e1-los de antem\u00e3o, para que possam tirar d\u00favidas pertinentes durante a reuni\u00e3o.<\/p>\n


\n 7) Bloqueie o hor\u00e1rio para manter seus compromissos<\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

Seu calend\u00e1rio pode proteger voc\u00ea:<\/p>\n

a. Agende um hor\u00e1rio p\u00f3s-reuni\u00e3o para concluir o trabalho.<\/strong> Bloqueie hor\u00e1rios para seus compromissos individuais, para que nada fique de lado, seja uma proposta que deva ser elaborada, um hor\u00e1rio com orientador, uma reuni\u00e3o pessoalmente improvisada ou um hor\u00e1rio de reflex\u00e3o. Proteja esse hor\u00e1rio da mesma forma que voc\u00ea protegeria um compromisso de organizar uma reuni\u00e3o.<\/p>\n

b. Programe lembretes e datas de entrega nos calend\u00e1rios das pessoas. <\/strong>Geralmente, as reuni\u00f5es se destinam a definir as a\u00e7\u00f5es. Assim que as a\u00e7\u00f5es forem identificadas, agende hor\u00e1rios nos calend\u00e1rios de concretiza\u00e7\u00e3o do resultado em quest\u00e3o e certifique-se de que tal resultado seja entregue em um espa\u00e7o do Teams. Dessa forma, voc\u00ea pode acompanh\u00e1-los nesse espa\u00e7o sem precisar de uma reuni\u00e3o. Al\u00e9m disso, se houver um plano de projeto, n\u00e3o deixe de atualiz\u00e1-lo e consulte-o para saber a que p\u00e9 anda sem precisar fazer outra reuni\u00e3o.<\/p>\n


\n 8) Defina dias de zero reuni\u00e3o<\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

Considere definir dias em que n\u00e3o precise participar de reuni\u00f5es, para que voc\u00ea possa se dedicar ao trabalho.\u00a0 Um exemplo seria para proteger engenheiros.\u00a0 Algumas empresas permitem que os engenheiros tenham quatro dias de zero reuni\u00e3o a cada semana. Eles s\u00f3 participam das reuni\u00f5es que eles mesmos criam com outros engenheiros ou arquitetos, reuni\u00f5es estas relacionadas \u00e0 realiza\u00e7\u00e3o do trabalho (manuten\u00e7\u00e3o, revis\u00f5es do c\u00f3digo, etc.). Cerim\u00f4nias de acelera\u00e7\u00e3o, conversas individuais, reuni\u00f5es gerais e reuni\u00f5es com a equipe s\u00e3o realizadas no 5\u00ba<\/sup> dia da semana.<\/p>\n


\n 9) Troque o \u201cmedo de n\u00e3o participar\u201d pela \u201calegria de n\u00e3o participar\u201d<\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

Fa\u00e7a uma boa faxina e defina um novo come\u00e7o, em que possa cancelar periodicamente todas as reuni\u00f5es atuais.\u00a0 Seu novo calend\u00e1rio come\u00e7aria apenas com as reuni\u00f5es necess\u00e1rias, com as pessoas necess\u00e1rias e com uma pauta clara e resultados marcados no convite. Destaque o trabalho preliminar que as pessoas precisam fazer antes da reuni\u00e3o.\u00a0 Al\u00e9m disso, esteja disposto a i<\/strong>gnorar algumas reuni\u00f5es<\/strong>. N\u00e3o compare\u00e7a a reuni\u00f5es nas quais voc\u00ea tenha certeza de que n\u00e3o contribuir\u00e1 em nada<\/u>. Ao inv\u00e9s disso, certifique-se de que o Assistente Webex esteja na reuni\u00e3o e de que tem acesso \u00e0 transcri\u00e7\u00e3o ou aos destaques ao final.<\/p>\n


\n 10) Seja objetivo em suas metas<\/strong>
\n<\/span><\/p>\n

Continue at\u00e9 o fim. <\/strong>Depois que os planos forem elaborados e acordados durante uma reuni\u00e3o, evite os desvios, j\u00e1 que isso exige o realinhamento de v\u00e1rias partes e muitas coisas acabam tendo que ser refeitas.<\/p>\n

Acesse nosso site<\/a> e saiba mais sobre a resili\u00eancias dos neg\u00f3cios na era p\u00f3s-pandemia<\/p><\/blockquote>\n

Contribuidores:<\/strong> As lideran\u00e7as de Contact Center e Collaboration Group contribu\u00edram com essas ideias, com sugest\u00f5es espec\u00edficas de autoria de: Omar Tawakol, David Wiener, Brian Schmahl, Sridhar Gaddiapati, Abhay Kulkarni e Vinod Muthukrishnan.<\/p>\n

Saiba mais\u00a0<\/strong><\/p>\n

https:\/\/blogs.cisco.com\/collaboration\/planning-your-large-virtual-event-webex-meetings-adds-streaming-support-for-youtube-twitter-linkedin-facebook-for-workplace-and-more<\/p>\n

https:\/\/blogs.cisco.com\/collaboration\/making-the-move-to-modern-messaging<\/p>\n

https:\/\/blogs.cisco.com\/collaboration\/turning-good-videoconferencing-into-a-great-meetings-with-smart-adaptive-media-resilience-in-webex-meetings<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Saiba como se manter produtivo e tomar decis\u00f5es adequadas sem, no entanto, dedicar tanto tempo \u00e0s reuni\u00f5es.<\/p>\n","protected":false},"author":5480,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[3637,1267],"tags":[3851,455],"class_list":["post-382756","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-collaboration","category-customer-experience","tag-collaboration-solutions","tag-webex-meetings"],"acf":[],"yoast_head":"\nMenos \u00e9 mais: Dez dicas para reuni\u00f5es menores (e pra l\u00e1 de produtivas) | Webex Blog<\/title>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/blog.webex.com\/customer-experience\/less-is-more-10-tips-for-fewer-and-far-more-productive-meetings\/\" \/>\n<meta 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