{"id":389801,"date":"2021-01-15T09:00:25","date_gmt":"2021-01-15T17:00:25","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.webex.com\/uncategorized-pt-br\/como-otimizar-espacos-de-reuniao-para-trabalho-hibrido\/"},"modified":"2021-01-15T09:00:25","modified_gmt":"2021-01-15T17:00:25","slug":"como-otimizar-espacos-de-reuniao-para-trabalho-hibrido","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.webex.com\/pt-br\/colaboracao\/trabalho-hibrido\/como-otimizar-espacos-de-reuniao-para-trabalho-hibrido\/","title":{"rendered":"Como otimizar espa\u00e7os de reuni\u00e3o para trabalho h\u00edbrido"},"content":{"rendered":"

O escrit\u00f3rio nunca mais ser\u00e1 o mesmo \u2014 e talvez<\/em> isso seja muito bom.<\/p>\n

De acordo com uma pesquisa conduzida pela Dimensional Research<\/a>, 53% das maiores organiza\u00e7\u00f5es planejam reduzir o tamanho de seu espa\u00e7o de escrit\u00f3rio e mais de tr\u00eas quartos aumentar\u00e3o a flexibilidade de trabalho. Esta \u00e9 uma consequ\u00eancia direta e duradoura do recente aumento do trabalho em casa.<\/p>\n

As empresas veem uma oportunidade de reduzir im\u00f3veis e economizar despesas com trabalho remoto em alta, mas a matem\u00e1tica \u00e9 realmente t\u00e3o simples? A menos que as empresas fa\u00e7am cortes em sua for\u00e7a de trabalho, o n\u00famero de funcion\u00e1rios que sustentam permanecer\u00e1 o mesmo. E com um modelo de local de trabalho h\u00edbrido<\/a>, eles enfrentar\u00e3o uma situa\u00e7\u00e3o em que as taxas de ocupa\u00e7\u00e3o de escrit\u00f3rio s\u00e3o imprevis\u00edveis, pois os funcion\u00e1rios t\u00eam mais flexibilidade para escolher onde querem trabalhar em um determinado dia.<\/p>\n

Imagine uma empresa em tempos pr\u00e9-pand\u00eamicos em que todos os funcion\u00e1rios trabalhassem no escrit\u00f3rio. Durante a pandemia, a taxa de ocupa\u00e7\u00e3o caiu para menos de 50%. Portanto, a empresa assume que reduzir o tamanho do pr\u00e9dio em dois \u00e9 uma coisa sensata a fazer porque eles sabem que \u00e9 poss\u00edvel. Mas o que aconteceria se 70% dos funcion\u00e1rios aparecessem no escrit\u00f3rio depois que a \u00e1rea de atividade fosse cortada pela metade? Para onde eles iriam e onde se sentariam?<\/p>\n


\n O custo real dos bens im\u00f3veis<\/strong>
\n<\/span><\/h2>\n

O uso de pr\u00e9dios \u00e9 historicamente abaixo do ideal e pode ficar ainda pior \u00e0 medida que as organiza\u00e7\u00f5es planejam reduzir o espa\u00e7o do escrit\u00f3rio. Dado que as folhas de pagamento custam \u00e0s empresas 10 vezes mais<\/a> do que o espa\u00e7o de escrit\u00f3rio, qualquer programa de redu\u00e7\u00e3o de custo em espa\u00e7o de escrit\u00f3rio que altere ligeiramente a produtividade do funcion\u00e1rio est\u00e1 fadado ao preju\u00edzo. \u00c9 fundamental que, antes de cortar custos imobili\u00e1rios, as empresas analisem as necessidades reais de seus funcion\u00e1rios e tenham uma reflex\u00e3o precisa sobre como eles usam o(s) pr\u00e9dio(s) de escrit\u00f3rios.<\/p>\n

Enquanto as empresas planejam como voltar ao escrit\u00f3rio, \u00e9 hora de ver como otimizamos os espa\u00e7os e melhoramos a experi\u00eancia de todos os funcion\u00e1rios.<\/p>\n


\n Os 5 objetivos da otimiza\u00e7\u00e3o de espa\u00e7os<\/strong>
\n<\/span><\/h2>\n

O projeto perfeito n\u00e3o existe. Cada empresa \u00e9 \u00fanica e tem que confiar em seus pr\u00f3prios dados (necessidades, escrit\u00f3rios e objetivos) e cultura. Eu listei 5 objetivos n\u00e3o exaustivos de otimiza\u00e7\u00e3o de espa\u00e7os e diretrizes b\u00e1sicas de como os espa\u00e7os de escrit\u00f3rio podem ser otimizados.<\/p>\n

A execu\u00e7\u00e3o dessas diretrizes exige pensar simultaneamente em tr\u00eas eixos diferentes.<\/p>\n

Em primeiro lugar, im\u00f3veis e como voc\u00ea os molda. Trata-se de garantir que as necessidades da for\u00e7a de trabalho (presente ou futuro) possam ser atendidas no local de trabalho.<\/p>\n

Em segundo lugar, avaliar a cultura de reuni\u00f5es da empresa e definir uma estrat\u00e9gia para treinar ou incentivar sua for\u00e7a de trabalho a mudar seus h\u00e1bitos, se necess\u00e1rio. A cultura de reuni\u00e3o geralmente \u00e9 baseada na confian\u00e7a. Os funcion\u00e1rios devem se sentir confiantes de que seu pr\u00e9dio pode fornecer o que precisam, quando precisam.<\/p>\n

E em terceiro lugar, desenvolver uma estrat\u00e9gia de tecnologia porque \u00e9 improv\u00e1vel que voc\u00ea consiga ter sucesso na otimiza\u00e7\u00e3o imobili\u00e1ria e na cultura de encontro se n\u00e3o tiver as ferramentas certas.<\/p>\n


\n \"3
\n<\/a><\/p>\n

\u00a0<\/p>\n


\n 1) O mercado imobili\u00e1rio est\u00e1 configurado de maneira ideal<\/strong>
\n<\/span><\/h3>\n

Como saber se voc\u00ea tem o n\u00famero ideal de salas e mesas? Ou que os espa\u00e7os de reuni\u00f5es t\u00eam as dimens\u00f5es ideais com as comodidades adequadas e as melhores condi\u00e7\u00f5es ambientais para os seus funcion\u00e1rios?<\/p>\n

H\u00e1 apenas um caminho: medir!<\/p>\n

Em primeiro lugar, me\u00e7a quanto espa\u00e7o voc\u00ea tem, como seus funcion\u00e1rios o usam e seu n\u00edvel de satisfa\u00e7\u00e3o. Ent\u00e3o repita. Os espa\u00e7os sempre podem ser melhorados e nada fica parado, porque conforme voc\u00ea melhora, a empresa muda. Este \u00e9 um processo cont\u00ednuo e voc\u00ea precisa de tecnologia para fornecer dados, transformar dados em percep\u00e7\u00f5es e transformar percep\u00e7\u00f5es em a\u00e7\u00f5es. Sensores com tecnologia precisa de contagem de pessoas, acesso a calend\u00e1rios de sala e painel de an\u00e1lise o ajudar\u00e3o a atingir esse objetivo, conforme explicado nestes artigos: Voc\u00ea pode me ver agora? Quando a IA usa uma m\u00e1scara<\/a> e Qu\u00e3o inteligente \u00e9 o seu local de trabalho?<\/a>.<\/p>\n


\n 2) As reuni\u00f5es acontecem uniformemente ao longo do dia<\/strong>
\n<\/span><\/h3>\n

Sempre fico surpreso ao ver como as rotinas se instalam em nossas vidas. Se puderem escolher entre 20 tarefas diferentes, as pessoas sempre escolher\u00e3o aquela a que est\u00e3o acostumadas \u2014 aquela com a qual se sentem confort\u00e1veis. Combine a rotina com o caminho de menor resist\u00eancia e voc\u00ea acaba de criar h\u00e1bitos que podem ser dif\u00edceis de quebrar.<\/p>\n

\u00c9 muito conveniente para mim convidar Sarah para uma reuni\u00e3o \u00e0s 10h da manh\u00e3, quando suponho que ela esteja pronta e com o caf\u00e9 rec\u00e9m feito. Mas 10h tamb\u00e9m \u00e9 o hor\u00e1rio de pico para ocupa\u00e7\u00e3o de salas no meu pr\u00e9dio. Se eu soubesse que Sarah \u00e9 madrugadora como eu, poder\u00edamos fazer uma reuni\u00e3o \u00e0s 8h da manh\u00e3 e liberado aquela sala para outra pessoa.<\/p>\n

H\u00e1bitos como esses criam alta demanda e picos de uso nas horas centrais. Saber a verdadeira disponibilidade dos funcion\u00e1rios e apresentar hor\u00e1rios alternativos pode liberar um espa\u00e7o valioso durante o hor\u00e1rio comercial.<\/p>\n


\n 3) Os recursos s\u00e3o consumidos em tempo real<\/strong>
\n<\/span><\/h3>\n

Um colega meu que trabalha para o departamento de instala\u00e7\u00f5es da Cisco mediu as probabilidades de reuni\u00f5es fantasmas em salas com base no quanto antes eram reservadas. Seus resultados foram inequ\u00edvocos. As salas reservadas minutos antes do uso s\u00e3o realmente usadas 100% do tempo. Salas reservadas com 2 semanas de anteced\u00eancia tinham apenas 20% de chance de serem usadas. Chamamos de agendamento excessivo e n\u00e3o comparecimento \u00e0s salas que foram reservadas pelos usu\u00e1rios, mas que acabam sendo parcialmente usadas ou n\u00e3o s\u00e3o nem usadas. Na verdade, 89% da for\u00e7a de trabalho<\/a> diz que est\u00e1 frustrada com as experi\u00eancias no escrit\u00f3rio, classificando as salas de reuni\u00e3o que foram reservadas, mas n\u00e3o usadas como a 2a<\/sup> experi\u00eancia mais frustrante, atr\u00e1s apenas de colocar o equipamento da sala de reuni\u00e3o para funcionar.<\/p>\n

N\u00e3o h\u00e1 d\u00favida de que as salas devem ser consumidas mais perto de quando voc\u00ea realmente precisa delas. Ent\u00e3o, sua tarefa realmente se torna: por que meus funcion\u00e1rios precisam reservar com anteced\u00eancia?<\/p>\n

Voc\u00ea encontrar\u00e1 v\u00e1rios motivos e v\u00e1rias solu\u00e7\u00f5es. Mas h\u00e1 outros benef\u00edcios em aproximar a necessidade e o consumo. As condi\u00e7\u00f5es raramente mudam de um minuto para o outro, mas mudam ao longo de 2 semanas. Ainda h\u00e1 a mesma quantidade de pessoas naquela reuni\u00e3o? Eles est\u00e3o presentes no escrit\u00f3rio ou trabalhando em casa? Reservar, ou melhor, alocar um espa\u00e7o de reuni\u00e3o mais pr\u00f3ximo no tempo tamb\u00e9m d\u00e1 a voc\u00ea a oportunidade de reservar o espa\u00e7o certo e, assim, otimizar a capacidade e at\u00e9 a dist\u00e2ncia at\u00e9 a sala.<\/p>\n


\n 4) As salas s\u00e3o usadas em capacidade total<\/strong>
\n<\/span><\/h3>\n

Tamb\u00e9m medimos a taxa de ocupa\u00e7\u00e3o das salas. Isso foi novamente uma revela\u00e7\u00e3o. As salas est\u00e3o sistematicamente acolhendo menos pessoas do que para o qual foram projetadas. Isso pode ser devido \u00e0s comodidades em um determinado espa\u00e7o. Por exemplo, os funcion\u00e1rios podem reservar grandes salas para pequenas reuni\u00f5es porque s\u00e3o os \u00fanicos equipados com um quadro branco digital. Muitas vezes tamb\u00e9m \u00e9 devido ao design imobili\u00e1rio. O escrit\u00f3rio pode ser projetado para picos de uso, mas esses picos raramente acontecem.<\/p>\n

Voc\u00ea sabe exatamente quanto espa\u00e7o \u00e9 desperdi\u00e7ado por n\u00e3o encher as salas?<\/p>\n

Chamamos isso de excesso de capacidade de espa\u00e7o, o espa\u00e7o vazio m\u00e9dio que n\u00e3o \u00e9 usado durante as reuni\u00f5es. Resumindo, uma sala para 10 pessoas que seria usada em m\u00e9dia por 2 pessoas representa um desperd\u00edcio de 80% de assentos em salas de reuni\u00e3o. Assim, \u00e9 muito importante n\u00e3o s\u00f3 medir se uma sala est\u00e1 ocupada, mas tamb\u00e9m a sua ocupa\u00e7\u00e3o em termos de n\u00famero de pessoas. A ocupa\u00e7\u00e3o da sala \u00e9 algo que os dispositivos Webex Rooms<\/a> rastreiam continuamente.<\/p>\n


\n 5) As reuni\u00f5es s\u00e3o h\u00edbridas<\/strong>
\n<\/span><\/h3>\n

Com 98% das reuni\u00f5es tendo pelo menos um participante remoto<\/a>, os dispositivos de v\u00eddeo se tornam um componente indispens\u00e1vel para o futuro das salas de reuni\u00e3o. Salas sem dispositivos de v\u00eddeo isolar\u00e3o os participantes remotos \u2014 for\u00e7ando-os a ouvir em vez de se envolver.<\/p>\n

Com v\u00eddeo em cada sala, voc\u00ea pode criar pontes entre as salas, com o efeito de ajudar a resolver os problemas 3 e 4 acima.<\/p>\n

\"Gr\u00e1fico


\n<\/a> Figura 1: Como os pr\u00e9dios eram usados antes da COVID<\/p><\/div>\n

Otimizar espa\u00e7os n\u00e3o se trata apenas de economizar custos \u2014 trata-se de realmente melhorar as experi\u00eancias da for\u00e7a de trabalho, reduzindo o atrito e permitindo que as pessoas realizem o trabalho de forma r\u00e1pida e f\u00e1cil.<\/p>\n

Em minha postagem anterior<\/a>, discuto como a Webex aborda e lida com esses desafios para que voc\u00ea possa otimizar seu local de trabalho, fornecer ambientes de trabalho mais seguros e garantir que os funcion\u00e1rios permane\u00e7am produtivos e engajados.<\/p>\n

N\u00e3o hesite em compartilhar sua opini\u00e3o ou nos dizer como voc\u00ea est\u00e1 abordando a otimiza\u00e7\u00e3o de escrit\u00f3rios na se\u00e7\u00e3o de coment\u00e1rios.<\/p>\n

\n

Crie o local de trabalho h\u00edbrido <\/a><\/h3>\n<\/blockquote>\n

Saiba mais<\/strong><\/p>\n

https:\/\/blogs.cisco.com\/collaboration\/how-intelligent-is-your-workplace<\/p>\n

https:\/\/blogs.cisco.com\/collaboration\/a-blueprint-for-hybrid-workplaces<\/p>\n

https:\/\/blogs.cisco.com\/collaboration\/safe-at-the-office-productive-anywhere-with-webex-10x-better-experiences<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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