提高会议成效的简单步骤
随着大多数办公大楼被关闭，全球数以百万计的人们在家办公，虚拟会议数量已显著提高，并正在填完日常工作日程。 根据 Bain &Company 的一份研究表明，员工通常有 15% 的时间用于参加会议，而高层经理则花费 50% 的时间参加会议。 “会议超载已是很多企业的问题，可能在当前在家工作环境中无用功。”Gartner 的 Sr Research 主管 Mike Fasciani 说道。 我们要求。 仅Webex 一项，我们每月的会议分钟数就从 2020 年 2 月报告的约 70 亿分钟增长至 2020 年 5 月 250 亿分钟。
恢复控制
在缺省情况下，虚拟会议是保持我们连接的力量，而且不是必需的。 但是，如果 71% 的高层经理认为会议没有成效，我们是否确实对会议时间产生致命错误？ 答案为”否”;我们可以并且必须恢复控制权。 所以，问题是如何保持效率并及时做出决策，而不是在会议上花太多的时间？” 答案有：减少会议、分散注意力以及减少决策者。 以下是一些关于如何做到这一点的技巧。
1） 尽可能缩短会议时间 注意会议的持续时间。 离开 30 和 60 分钟的会议，使所有会议从过去的会议时间转换为 5 分钟、10 分钟或 15 分钟之间。 会议所有者可拨打 15 分钟或 20 分钟的会议，如果这是所有议程需求。 已经说过这一点，请针对结果进行优化，而非持续时间，仅开会以创造价值。 如果会议的风险会更长，但可以做出更多的决策，并且不再需要召开另一个会议，则更好了。
2） 最小化频率;所减少的 更多是考虑重复会议的 Cadence。 将周报移至每两周一次。 将每月移至季度。 每日移至星期一、星期三、星期五或每周。 计算每周的一对一投入并缩减最多 50%。 一般情况，所有重复会议只能设置未来 4 次会议，这样可以帮助您满足会议需求。
3） 询问自己：”是否需要开会？”
异步的未来在此 。 凭借灵活的工作日程和时区差异，很难在所有人都有时间参加时找到时间。 考虑是否可以通过团队空间或特定会议空间文档共享目标。 尝试通过取消会议 将Webex Teams转换为安全对话，然后最后总结一下技术是否有效并且应该重复。 在会议和空间之间执行活动的 A/B Webex Teams，看看您是否可以避免会议，首先。 在一个包含所有合适人的工作空间中可以实现多少成果，真是令人惊讶。
4） 利用 视频限制多项任务让更多人使用视频，以便他们积极参与并真正保持演示。 我们中的很多人在协作时能互相利用，视频帮助我们吸收这些精力。 它还有助于最大限度地减少会议期间的多任务处理。 如果人们处理多任务，可能他们不应到场，而是利用时间完成工作。 为什么有些人必须关闭他们的视频，而他们仍然可以在会议中高效参与，这一点始终是合理的。 真正要点是鼓励人们将精力集中在而不是多任务上。
5） 将 决策推进到执行阶段，通过查看以往会议的笔记可以加强与会者的注意并减少约会。 如果在过去 3 个会议中，有人尚未参与任何活动，请停止支持并强制其出席。 如果您邀请员工和其老板参加同一个会议，应了解为什么这两个员工必须参加这一会议。 尝试在尽可能接近执行的位置推动决策（层次结构较低）。 如果您邀请了 CEO，可以改为邀请高级副总裁代为汇报吗？ 这强制每个人上级，还使实际执行工作的人更加负责。
6） 提前 
计划并设立明确的期望 通过 制定议程、预先阅读（如适用）和会后跟进来强制准备。 取消尚未预先发布议程的任何会议。 另外，请取消有人尚未记录前一个操作或离开者的任何下一次会议。 （提示： 您可以使用 Cisco Webex 助手 来为进行此操作）。 会议需要付费，如果人们没有做出相应的投资，应取消会议。
a. 预读和准备： 要求提前至少 48 小时预读并发送给与会者。 预先阅读有助于澄清会议的目标， 并强制人们在会议前思考、摘要并阐明他们 的想法。 此处的”社交合同”是与会者必须提前阅读预读内容。 如果预读未提前发送，请重新安排会议。
B。 议程/后续行动： 会议所有者负责创建和共享议程（可包含在预读材料中）和发布会议行动项目。 如果没有这两者，应该允许人们跳过会议。
C。 索引： 预先制定议程的一个好处是，您可能只需要准备特定主题。 在这种情况下，可以按商定时间显示，或让其中一位会议与会者在您需要的时候提前向您发送 Teams 消息。
D。 尊重他人的时间： 不要将会议作为替代，让会议跟上时间。 脱机工作，不要浪费时间让其他人加快会议速度。 如果您有特定问题或需要其他信息，在会议后一对一联系相应的人。
e. 约束： 团队需要一致地更新会议构件、控制板、状态报告和指标 ，然后发布它们供其他人实时使用。 其他人应该为链接添加书签并事先复查，以便他们可以在会议中提出相关问题。
7） 阻止履行承诺的时间
您的日历可以保护您：
a. 安排会议后的时间来完成您的工作。 在个人承诺方面投入一定时间，以确保完成。 这可以是一份需要撰写的提案、指导时间、一对一的即兴方案，或只是一种思考时间。 保护时间与保护您承诺主持会议时的承诺一样。
B。 在人员日历上安排提醒和发送日期。 会议经常就行动进行核查。 在确定了操作后，在日历上安排时间，提供交付结果并确保在 Teams 空间中提供这些可交付结果。 这样一来，您可以在给定空间中将其向下显示，而无需开会。 此外，如果存在项目计划，请继续更新计划并参阅以取得与召开另一个会议相比的状态。
8） 安排” 免会议”日期与会议同在一天，以开展深入工作。 例如，保护工程师。 有些企业允许工程师每周有 4 天无会议时间。 他们唯一参加的会议是由自己与其他工程师或架构师一起召开并且与完成工作相关的会议（备份、代码审查等）。 Sprint 功能、一对一、全体员工和员工会议将在本周的第五 天进行。
9） 从”担心 错过”切换至”错过的时空”，请进行一些清理工作，并考虑定期取消所有现有会议的新开始。 您的新日历只会以您所需的会议开始，并且有相应的人员，并且具有在邀请中铅笔的清晰议程和成果。 简要说明人们在进入会议前必须完成的工作。 除此之外，还愿意 提供一些会议支持。 不要出席您 确认自己不会参与的会议。 相反，请确保Webex 助手正在开会，并随后访问会议副本或高亮显示内容。
10） 有目标地 为课程提供可能。 在会议期间制定好计划并达成一致后，避免因与各方重新一致并且导致错误处理而出现偏差。
访问我们的网站 ，了解有关后小范围时代中的商机。
贡献： Contact Center 领导和协作组领导都对上述想法提出建议，其作者为： Vinod Muthuni、David Wiener、Brian Schmahl、Sridhar Gaddiapati、Abhay Kulnanni 和 Vinod Muthufiishnan。
了解更多信息 https://blogs.cisco.com/collaboration/planning-your-large-virtual-event-webex-meetings-adds-streaming-support-for-youtube-twitter-linkedin-facebook-for-workplace-and-more https://blogs.cisco.com/collaboration/making-the-move-to-modern-messaging https://blogs.cisco.com/collaboration/turning-good-videoconferencing-into-a-great-meetings-with-smart-adaptive-media-resilience-in-webex-meetings
About The Author
