如何创建视频会议议程

提前进行带会议议程的引人入胜的视频通话

如果没有正常运行会议，会议可能会浪费时间。 事实上，2019 年的一份研究表明，组织不全的会议成本为 3990 亿美元，仅美国一项（1）。

确保会议顺利进行的一个重要方法就是设置通话前的议程。 设置议程非常重要，因此所有与会者都可以做好准备。 参加者经常加入会议，不知道如何准备，不知道会议将做什么。 因此，需要召开后续会议，使首次会议比富有成效的通话更富时间型。

划分时间与精力的优先级

在设置议程前，请考虑以下三类事项：

    1. 了解不必只解决一个会议的每一个问题

考虑一下可以完成的任务。

会议有不同的目标和优先级。 在一些方面是集思广益，而另一些会议是状态更新，或有关收集的信息或指标数据的演示。 该列表将打开，但单个会议不应再尝试将全部内容都适合在一个会议中。 在设置议程前，先了解想要的会议类型。 这将有助于与会者事先做好准备并知道设定通话持续时间的时间。

      2. 考虑缩短会议时间

参加者可能更加积极投入，在一个较短的会议内完成多任务工作的可能性也更低，因为他们可以恢复工作。

视频会议呼叫 不需要指定 30 分钟或 1 小时的时间。 是的，有时需要一定的时间，但请考虑其他方法。 例如，让我们来集思广益。 尝试将会议设置为 20 分钟，让参加者为在会议前 10 分钟内可分享的创意做好准备。 然后，在后半部分通话中，请人们尝试并想一下组其他想法。 通话后，您可以缩小想法范围，发送想法，并让他们进行表决。 或者设置 10 分钟第二次呼叫，浏览前三位并进行最终投票。

对于读取呼叫，如果没有明确的指示，有时人们让空间填充信息太忙。 考虑设置一个较短的通话，并指导主讲者提供学习的三大要点和三大经验。 或可改进的三大功能。 这将缩短通话时间并保持人员专注。 如果有人对更多信息感兴趣，可以在呼叫外跟进。

3. 不要担心试用和错误

会议的外观可能有所不同。 尝试多种方法，了解哪些方法最适合您的公司。

人们用不同的方式工作。 哪些可能适用于他人，可能对其他人不起作用。 会议后，请要求反馈。 您可能会惊讶于人们必须说出的一些话。

如何为会议规划会议和为会议做贡献

您的议程应该是什么样？

根据会议类型，考虑：

• 会议的目标是什么？
• 会议应该持续多久？
• 需要呼叫多少人？
• 谁需要讨论/进行展示？
• 邀请上的每个人是否确实在通话中？ （这很重要，因为您不希望大家觉得时间被浪费了）
• 每个人需要传达信息需要多久？

议程示例：

目标电话：

在议程底部（或议程内），您可以请求每个人需要做哪些准备，或者需要为会议带来哪些内容。 例如，他们需要事先发送幻灯片吗？ 他们应该提一个问题，等等吗？

此外，请事先让主讲者/参加者了解自己拥有的时间，这一点很重要。 事实上，为了保证会议顺利进行，您可以在转换到下一主题和主讲者之前 2-5 分钟发出警告。 由于每个人都可以看到分配的议程和时间，切换将更顺畅，也不会感到有人被关闭。

最后一条注释

请记住，根据会议类型，会议模板的外观可能完全不同。 因此，创建您的服务以满足业务需求，并尽可能多或更详细地详细说明业务需求。 您可以尝试了解哪些功能可以更好地与员工合作。

为每次会议做好明确目标及周密议程的准备，这将确保让参与其中的所有人都能更有效地利用时间。 如果能将时间放在第一位，将大有作为地确保您从每个会议获得最大利用。

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参考 （1） 2019 年针对组织不足的会议的研究报告 了解管理虚拟会议所需的 3 大提示 使用前四大功能个性化团队会议屏幕共享通过沟通技能及协作工具使开始会议变得更轻松