运行一场出色的会议有 4 个提示

使会议恢复效率

必须坐在会议中的潜在客户并不总是让所有人感到激动。 虽然会议具有乐趣和会议组织功能，但会议中的许多会议没有履行承诺。

在典型的会议中，哪些地方会出错？

有时，会议可能占用大量时间，并且使参加者感到与整个公司内发生的情况断开连接：

• 事实上，不必要的会议是大多数办公室第一时间浪费的，每月都会浪费数十亿小时以至数十 亿的生产力。
• 在给定月内，所有会议中三分之一的会议被视为无成效，而且我们很难理解为什么： 在迟到、议程没有重点和过时的协作技术之间，很多参加者无法参与。
• 从其他方面来说，没有生产力的会议会完全削减成本。 例如，”1 小时会议”实际上要长很多，因为它需要占用所有加入会议的人的时间。 因此，如果有 10 名与会者，会议实际要耗费 10 小时，而会议可能被其他位置占用。
• 传统会议同样需要办公空间。 一会议室用于进行重要通话的一种建议，而应致力于大型会议，最终最终无法全部提高成效。
• 当会议没有参与时，远程员工会感到彼此孤立。 缺乏沟通、协作及无用之感是远程工作最大的弊端之一，而会议运行方式也是一个主要原因。

看，会议不必产生生产力。 借助正确的工具支持中行策略，您可以召开可覆盖您所需的一切的会议，同时让所有人都参与。 现在，随着在家工作的员工人数众多，了解如何帮助员工保持连接状态很重要。 以下是将会议带向下一阶段已验证的四个提示。

提示#1： 提前发送书面议程并建立背景信息

为什么有太多会议没有重点？ 因为除了主持人外，所有人都不会知道将要发生的情况或谁在参加。

因此，发送一个议程，其中包含您希望在分配的时间中包含要点的重要原因。 在Webex中，您可以将议程直接添加到会议邀请中。

制定议程可创建结构并帮助您最大限度地利用时间。 完成所有内容并按点进行介绍后，您甚至可以发现时间已到，可以提前结束会议，这是每个人的生产力好消息，因为他们可以返回到其他任务中。

对于建立会议参加者的背景信息，则分系统协作解决方案可带来真正不同。 这些由 AI 驱动的平台可以从多种来源（例如公共社交媒体档案和各种目录）获取信息，以创建上下文并实现 更无缝的协作

提示#2： 轻松加入会议

仅仅尝试开始会话会丢失多少会议时间？ 受邀者可能需要挖掘收件箱以找到拨入或链接，即使他们准备就绪，可能需要先跳过几个环节。

下载应用程序和插件、输入 PIN、查找兼容的设备 – 这些设置使会议变得不再复杂且不再有用。 要重回进度，考虑简化加入过程。

您可以借助 Webex这样的协作平台，通过一组简单的步骤邀请任何人和每个人。 大多数情况下，这只是一个单独”步骤”- 点击或单击按钮以在时间到时加入。 无论是使用 PC、Mac、电话、平板电脑还是基于标准的视频会议系统，都直接参与。

提示#3： 使用视频技术（若适用）

视频会议 提供其他会议技术所无法带来的好处：

• 首先，即使距离远，这是您和所有人同在一室的最佳方式。 高清视频和音频允许在会议中建立高质量的存储连接。
• 第二，它可以让与会者看到他们的反应和肢体实时。 在电子邮件、聊天或传统电话通话中发生的对话中缺少这些见解，对于跨越文化差异也具有价值。
• 第三，它还与协作功能（例如录制和录制屏幕共享相配合。 视频会议可以受益于应用程序、文档或整个屏幕实时共享，稍后还可轻松与未能参加会议的人共享。

视频会议适用于许多不同用例。 您可以设置一个接触内部员工群、招聘和面试公开职位的求职者、主持网络研讨会等。

提示#4： 随需跟进

当会议结束后，主持人有时会发送一封电子邮件，总结发生的情况并提供录制文件的链接。 这是一种好的做法，因为它加强了所介绍的内容，对于无法加入会议的人尤为重要。

除了电子邮件之外，还有其他跟踪方式。 录制的会议内容可能非常丰富，此外还可以选择使用聊天应用程序来共享其他宣传资料和实时。 借助 Cisco Webex，您可以轻松跟进并主持最高效的会议。

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