如何優化混合工作的會議空間

On By Arnaud Caigniet1 Min Read

辦公室看起來將永遠不會相同 – 也許這是一件好事。

根據領域研究進行的一項問卷調查,大型組織中 53% 計畫減小其辦公室空間的大小,四分之三以上的組織將提高工作靈活性。 這是最近在家工作增加的直接和持久結果。

公司看到一個機會來減少樓市開支,省下遠端工作開支,但是這個技術真的那麼簡單嗎? 除非公司減少員工數量,否則他們支援的員工數量將保持不變。 如果採用混合 工作場所模式,他們將面臨辦公室佔用率無法預測的狀況,因為員工在任意給定日子都可選擇他們想要在哪裡工作。

想像一下,一個公司發生嚴重威脅,所有員工都進入辦公室。 在大規模活動期間,佔用率低於 50%。 因此,公司假設將建築物大小減少兩個,是一件需要完成的事情,因為他們知道這一點可以達成。 但是如果 70% 的員工在減少一半的員工人數後到辦公室,會發生什麼情況? 他們在哪裡?他們坐在何處?


的真實成本

建築使用量是分區不足,而且隨著組織計畫減少辦公室空間,它甚至會變差。 由於公司 支付的費用是辦公室空間的 10 倍,辦公室空間上任何稍微改變員工生產力的成本削減計畫都會損失。 在削減建築成本之前,公司分析員工的實際需求並正確反映他們如何使用辦公室建築是至為重要的。

當公司計畫如何返回辦公室時,查看如何優化空間並改善所有工作者的體驗的時間已到。


優化空間的 5 個目標

完美的藍圖不存在。 每個公司都是獨一無二的,他們必須依賴他們自己的資料(需求、辦事處和目標)及文化。 我已列出優化空間的 5 個未詳盡無遺的目標,以及如何優化辦公室空間的基礎指南。

根據這些準則執行需要同時考慮三種不同的設計。

首先,是資產及其如何改變。 這是為了確保工作場所中能滿足員工(現在或未來)的需求。

第二點,評估公司的會議文化,並設定訓練策略或激勵員工以根據需要變更他們的習慣。 會議文化通常基於信任。 員工必須很自信,您的建築物可以隨其需要提供所需的服務。

第三,制定技術策略,因為如果您沒有正確的工具,那麼優化會議室和會議文化的可能性很小。


3 個圓圈,具有三種情境,包括技術、資產、會議文化

 


1) 以最佳方式配置了的真實環境

如何知道您擁有適當的會議室和桌面數量? 或者,會議空間具有正確的尺寸,具有足夠的會議室和適合您員工的最佳環境條件?

只有一種方式: 測量它!

首先,測量您具有的空間量、員工如何使用空間及其滿意度。 然後重複。 空間始終可以改進,沒有任何改變,因為隨著您的改進,公司將發生變化。 這是一個持續的過程,您需要技術來提供資料、將資料轉變為見解以及將見解轉變為行動。 具有精確人員計數技術的感應器、存取會議室的日曆和分析儀表板將説明您實現此目標,如以下部落格所說明: 現在能看到我嗎? 當 AI 戴遮罩及 您的工作場所如何智慧時?


2) 會議在一整天中均勻進行

我一直驚訝地看到一些例行工作如何進入到我們生活。 如果可以選擇在 20 個不同的任務之間選擇,則人員將始終預設為自己習慣使用的工作 – 他們習慣使用的作業。 將例行工作與最低阻力路徑相結合,而您剛建立了一些可能難以打破的習慣。

我十分方便邀請 Sarah 參加上午 10 點的會議,當我假定她備好,並且咖啡都喝不上時。 但是上午 10 點也是我建築中會議室佔用的尖峰時間。 如果我知道 Sarah 是一個像我這樣的早期空間,我們兩個人可以在上午 8 點開會,然後為其他人釋放該會議室。

此類習慣會形成高需求,核心時段的使用尖峰。 瞭解員工的真實可用性並展示替代時間可能會釋放核心時段中寶貴的空間。


3) 在中耗用實時

我一位在思科設備部門工作的同事根據保留的幻影會議距離測量了會議室中的幻影會議數。 他的結果是一種好結果。 使用前保留的會議室分鐘數實際使用的時間為 100%。 提前 2 周預約的會議室只有 20% 的機會被使用。 我們呼叫過度排定,而且不會顯示使用者已預約但最終被部分使用或完全不使用的會議室。 事實上,89% 的上班時程表示他們對於在辦公室中的體驗很灰心,對已預訂但並未用作第二次最失敗體驗的會議室進行排序,而只是會議室設備工作。

毫無疑問,當您實際需要會議室時,應該靠近這些會議室。 然後,您的指定真正變成: 為何員工需要提前預約?

您將找到多種原因和多個解決方案。 但是,將需求與消耗拉近在一起還有其它好處。 條件很少變更一分鐘到下一分鐘,但它們需要超過 2 周的時間。 會議中的人員數量仍然相同嗎? 他們是在辦公室還是在家工作? 預約或更靠近會議空間配置空間也提供了一個機會來預訂正確的空間,從而優化容量,甚至與會議室的距離。


4) 以完整容量使用會議室

我們還測量了會議室的佔用率。 這再次是一種嘗試。 會議室與設計成一樣,人比其設計少,他們十分有條理地歡迎。 這是由於特定空間中的多點會議所導致。 例如,員工可能會為小型會議保留大型會議室,因為只有這些會議室裝配了數位白板。 這通常是由於樓市設計所導致。 辦公室可能針對尖峰使用率設計,但這些尖峰很少發生。

您是否知道不填充會議室會佔用多少空間?

我們呼叫此超出的空間容量,即會議期間未使用的一般空白空間。 只需將一個 10 人會議室(平均 2 人使用)就表示座位上的 80% 會議室物。 因此,不僅測量會議室是否已被佔用也非常重要,而且就人數而言也非常重要。 會議室的改進是 Webex Room 裝置持續精確追蹤的內容。


5) 會議是混合的

由於 98% 的會議至少具有一個遠端參與者,因此視音訊裝置將成為會議室前進的必備元件。 沒有視音訊裝置的會議將隔離遠端出席者 ,從而強制他們執行聆聽而不是參與操作。

您可以在每個會議室中建立視音,在會議室之間建立橋接器,從而有助於解決上面的問題 3 和 4。

建築圖形,顯示建築的使用前

圖 1: 建築的使用方式預先共用

優化空間並不只是節省成本 ,還是為了真正改善員工的體驗,減少衝突,讓人員能夠快速、輕鬆地完成工作。

在我的 前一個文章,我討論 Webex 如何處理和消除這些問題,這樣您可以優化您的工作場所,提供更安全的工作環境並確保員工保持生產力和投入。

請勿遲疑分享您的意見,或告訴我們如何在評論區段接近辦公室優化。

建立混合工作場所

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About The Author

Arnaud Caigniet Engineering Product Manager Cisco
Arnaud leads the Webex Intelligence Workplace initiative at Cisco – a new solution that addresses the needs of modern facilities and conjugates it with collaboration tools.
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