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視訊會議

執行出色的會議 4 個提示

4 月 1, 2020 — Webex 團隊

將生產力恢復至您的會議

必須坐在會議中的潛在客戶不會總是讓所有人感到十分激動。 雖然會議可能有趣且可以協助推進專案,但其中很多會議沒有履行承諾。

一般會議有什麼錯誤?

有時,會議可能會耗費大量時間,使參與者感覺與整個公司的情況中斷連接:

  • 實際上,不必要的會議是大多數辦公室中第一個浪費時間,每個月計算在未銷售的小時數和十億 的生產力中。
  • 給定月份內所有會議中,有三分之一被視為不活動,因此很難理解為何: 在遲到、議程未集中以及協作技術過時之間,許多參與者無法繼續關注。
  • 取消會議會以其它方式確實節省成本。 譬如,「1 小時會議」實際上要長很多,因為從加入會議的每一個人都花掉該時間。 因此,如果有 10 個出席者,會議實際會佔用 10 小時,才能在其它位置通道。
  • 類似地,傳統會議需要辦公室空間。 一會議室他人可能用於進行重要通話,而是必須專門參與一個可能最終沒有那麼高效的大型會議。
  • 當會議沒有吸引時,遠端工作者可能會感到隔離。 在遠端工作時,溝通/協作不足以及桌面不足是最為被引用的缺陷之一,而如何執行會議是主要原因。

在亮面,會議不必不活動。 有了支援處理策略的合適工具,您可以執行涵蓋您所需的一切的會議,同時讓每個人都參與。 現在,由於在家工作的人太多,瞭解如何説明員工保持連接很重要。 下面提供了四個經驗證的提示,將會議帶至下一層。

提示#1: 提前傳送書面議程並建立內容

為什麼很多會議沒有焦點? 因為除了主持人外,沒有一個人確實知道將發生什麼或參加的人。

這就是送出議程(其中包含您希望在分配的時間涵蓋的主要要點)非常重要的原因。 在 Webex 中,您可以直接在會議邀請中新增議程。

擁有議程可建立結構,並説明您最大化您擁有的時間。 一旦記下所有內容並確保它被一點一點覆蓋,您甚至可以發現您時間已離開,可以提前結束會議,這對於所有人的生產力來說都是好消息,因為他們可以回到其它任務。

關於建立會議物件的背景,這是分貝協作解決方案可以真正改變的地方。 這些 AI 驅動平臺可以從多個來源(例如公共社交媒體設定檔與各種目錄)提取資訊,以建立環境並啟用 更順暢的協作

提示#2: 輕鬆加入會議

只需嘗試開始課程就將丟失多少會議時間? 受邀者可能必須流覽其信箱,以找到撥入或連結,即使他們準備好後,可能還需要先跳幾下。

下載應用程式和外掛程式、輸入 PIN 碼、尋找相容的裝置 – 這些介面使會議變得複雜且沒有用。 若要恢復工作,思考簡化加入過程。

類似 Webex 的協作平臺可讓您使用一組簡單的步驟來邀請任何人和每個人。 在大多數情況下,只是一個單數的「步驟」- 點選或按一下按鈕以在時間後加入。 無論是使用 PC、Mac、電話、平板電腦還是標準型視訊會議系統,直接參與。

提示#3: 視視技術(如果適用)

視訊會議 提供了任何其他會議技術無法帶來的好處:

  • 首先,這是讓每個人感覺自己與每個人在一個會議室中,儘管你們相距太遠的唯一方式。 HD 視像和音訊允許在會議中進行高品質的處理連接。
  • 第二,它可讓出席者在會議過程中看到實時。 在電子郵件、聊天或傳統撥打電話中發生的交談中遺漏了這些見解,對於橋接文化差異十分寶貴。
  • 第三,它與協作功能(例如協作和錄製畫面共用合。 視訊會議可以從應用程式、檔或整個螢幕即時共用中獲益,此外,可稍後與無法參加會議的任何人輕鬆共用視訊會議。

視訊會議適合很多不同的使用案例。 您可以與內部員工建立一個接觸基地、為開放職位招聘和麵試候選者、主持網路研討會等。

提示#4: 根據需要追蹤

當會議結束時,有時主持人將傳送電子郵件來總結發生了什麼並提供錄製的鏈結。 這是一種好方法,因為它會加強涵蓋的內容,對於無法加入的人尤其有用。

不過,除了電子郵件以外,還有其它方法可以追蹤。 會議錄製內容可能非常豐富,此外,還可以選擇使用聊天應用程式在應用程式中共用其他資料及實時。 有了Cisco Webex,您可以輕鬆追蹤並主持最高效的會議。

若要瞭解更多資訊 ,請現在開始使用免費 計畫!

進一 瞭解更多,愛您的會議!

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