若要達到有效的團隊協作，請開啟您的視訊（資料如此顯示）

摘要：團隊協作是與他人一起工作的行為，以實現共同目標並完成獨立作業無法完成的更多工作，也是所有成功企業的關鍵要素。近期的資料指出，在虛擬會議期間開啟視訊是達成有效協作的必要因素。在本文中，我們將探索團隊協作、視訊帶來改變的原因，以及您的公司可以如何建立健全的視訊優先文化。

內容：

• 使用視訊的理由—在虛擬會議期間真的需要使用視訊嗎？
• 什麼是團隊協作？
• 有效的團隊協作具有哪些特徵？
• 哪些技能對團隊協作來說很重要？
• 為什麼視訊會議對有效的團隊協作來說很重要？
• 虛擬會議中的視訊使用現況
• 我們來談談視訊疲勞
• 您是否擁有適當的協作技術？
• 建立健全的視訊優先文化  

使用視訊的理由—在虛擬會議期間真的需要使用視訊嗎？

您的辦公室雜亂無章。您還沒有化妝，而且快要遲到了。您實在不想脫掉那件寬鬆舒適的運動衫。另外，您的貓又開始搗蛋了。

在虛擬會議期間，我們可以想到各種理由來關閉視訊。

有時候這確實是正確的選擇。

然而研究顯示，您應該盡可能開啟攝影機。

關於團隊協作，近期的資料指出，當您以遠端方式工作或與混合型團隊一起工作時，視訊是致獲成功的必要因素。

持續使用視訊的員工發現協作比以往更容易的機會高出 2 倍，而且認為與同事聯繫變得更輕鬆的機會也多了將近 1.5 倍。

接下來我們將深入瞭解團隊協作，以及視訊對有效的虛擬團隊合作如此重要的原因。此外，我們也會談到您的團隊可以如何建立健全的視訊優先文化。

什麼是團隊協作？

團隊協作是與其他人一起工作的行為，以實現共同目標並完成獨立作業無法完成的更多工作。在企業環境中，這包含團隊內部協作（例如工程部門的內部人員協作）和跨團隊協作（例如工程部門與行銷部門進行協作）。此外，團隊協作也可能包含與公司以外的合作夥伴進行協作。此團隊合作可透過團隊協作技術（電子郵件、團隊傳訊、視訊會議等）進行協調，並以面對面或虛擬方式展開。

雖然協作存在許多定義，但上述定義概括了相關主題之學術文獻中涵蓋的多個核心主旨。在調查審視協作研究時，我特別喜歡下方這個解釋，其出自 Michael Schrage 的書籍《Shared Minds: The New Technologies of Collaboration》（共用想法：新的協作技術）。美國麻州大學的 Linda Peters 和 Charles Manz 在此篇論文中做了相當好的摘錄：

「協作是比溝通或直接的團隊合作來得更豐富的過程。其中創造的價值超越了傳統的溝通或團隊合作所能創造的價值（Schrage，1990 年）。直到團隊成員意識到自己無法獨自完成所有工作，並開始接受並尊重他人的深入見解、問題及想法時，協作才開始發生。根據 Schrage (1990) 的說法，協作工作的成果可透過其結果來衡量。換言之，人們廣泛認為，有效進行協作的團隊比未進行協作的團隊更具創新能力、生產力更高，也感到更滿足。」

這項定義針對確實完成協作所帶來的力量提供了激勵人心的提示，即能夠創造比獨自作業還要豐碩的成果。

不過，此定義也指出了協作的各種挑戰，以及要良好進行協作有多困難。

接下來我們將進一步探索有效協作具有哪些特徵，以及順利進行協作需要哪些技能。

有效的團隊協作具有哪些特徵？

正如 Peters 和 Manz 指出，相較於未進行協作或者說未良好進行協作的團隊，有效進行協作的團隊更具創新能力、可完成更多工作，而且也感到更滿足。但除了正面的結果外，成功的團隊協作還有哪些特徵呢？

Peters 和 Manz 強調了以下可能影響團隊協作有效與否的三個要素，並特別著眼於虛擬協作：

• 信任：良好進行協作的團隊相信群組中的所有人均會以對團隊有利的方式行動。他們知道彼此能夠相互信賴，也不擔心團隊成員會做出有利個人但損害團隊並使其無法達成目標的選擇。為了建立這種信任關係，虛擬（或混合型）團隊必須參與有意義的對話，並以更周全的方式利用協作技術，讓團隊能夠達成此目標。
• 共識：團隊中的每個人均瞭解並接受其共同目標、團隊的策略方向、每個人為團隊帶來的技能，以及彼此共同合作以達成目標的方式。團隊成員意識到的不僅止於自己的個人貢獻，此宏觀的視角也促使他們共同努力朝目標邁進。
• 關係深度：研究（包括這篇經典文章）顯示，成功的虛擬團隊會經常投入時間與彼此建立關係。此外，更深入的關係有助於增加信任和共識。Peters 和 Manz 建議盡可能在專案或計畫初期共同努力建立關係。

哪些技能對團隊協作來說很重要？

我們已探討了有效協作的特徵，接下來將花一些時間來討論實現絕佳協作所需的技能。

我在下方簡要概述了九個核心協作技能，並從北卡羅來納大學凱南弗拉格勒商學院於 2014 年發表的論文＜Creating a Collaborative Organizational Culture＞（建立協作組織文化）中取得深入見解（如需更詳細的討論，請參閱此部落格文章）。

厲害的協作者都十分瞭解：

1. 如何接受改變
2. 如何尋求他人的意見
3. 如何與他人分享資訊
4. 如何聆聽以增進理解
5. 如何提供具建設性的意見回饋
6. 如何使用談判技能
7. 如何表彰和獎勵他人
8. 如何提升自我意識
9. 如何達成共識

這些技能大多數的共同點是必須進行良好的溝通。

在我們的虛擬和混合式工作環境中，溝通變得比以往更複雜。

團隊並非在相同的實體空間中一起面對面工作，而是透過許多協作技術來取得聯繫，包括視訊會議、雲端通話、傳訊及電子郵件。

雖然許多重要的工作都可以透過直接傳訊或電話通話來完成，但看見您正在交談的對象可有效提升溝通體驗。研究強調了非語言溝通的重要性：舉例來說，在《Handbook of Communication and Social Interaction Skills》（溝通與社交互動技能手冊）中，美國亞利桑那大學的 Judee Burgoon 和 Aaron Bacue 在其章節中引用證據說明了溝通中相當重要的環節正是非語言溝通。如果能夠進行面對面協作，將有助於確保避免漏掉這些非語言線索，您也可以盡可能清楚地進行溝通，這對成功的協作而言至關重要。

接著，我們將回過頭來談談視訊會議。

為什麼視訊會議對有效的團隊協作來說很重要？

視訊會議可讓您以「面對面的方式」見到同事，即使彼此相隔數英里也沒問題。當您開啟視訊時，可確保自己不會漏掉任何重要的非語言線索，也很有機會能夠更深入地與他人建立聯繫。

當您讓自己擁有理解他人或被他人理解的絕佳機會時，便能使自己更擅於運用有效協作所需的各種技能，包括協商、達成共識、提供具建設性的意見回饋，以及出於理解的目的而聆聽。

這一切聽起來很棒，但是資料怎麼說呢？虛擬的面對面溝通真的有助於促進有效的協作嗎？

近期的研究資料（這裡和這裡）指出，此種溝通方式確實有幫助。

經常使用視訊的員工：

• 認為協作比以往更容易的機會增加 4 倍。
• 認為同事擁有更多同理心的機會增加 6 倍。
• 認為能夠更輕鬆地在任何位置與同事聯繫的機會增加 5 倍。

相反地，甚少使用視訊的員工：

• 感覺與公司策略有所連結的機會減少 7 倍。
• 認為對目前公司感到不滿的機會增加 2 倍。

附註：如需更多深入見解，這裡有更完整的視訊會議統計資料清單。

除了可讓您獲得寶貴的非語言線索以達到最佳理解外，虛擬的面對面溝通也提供了有助於打造理想協作環境的其他好處。

上方強調的其他研究發現也為視訊讓協作更輕鬆的原因提供了一些可能的解釋。

讓我們來複習 Peters 和 Manz 強調的三個實現有效協作的必備要素，即信任、共識及關係深度，並瞭解有關視訊的研究發現如何對應到這些要素上。

• 信任與關係深度：經常使用視訊的員工更有可能從同事身上感受到更多同理心。展現同理心以及從他人身上感受到同理心均有助於建立信任的環境並深化關係，這也是我們在上方討論到兩個實現有效協作的要素。
• 共識：甚少使用視訊的員工也較不可能感覺與公司策略有所連結，而且也可能對實現一流協作體驗所需的團隊目標缺乏共識和承諾。

有鑑於以上具展望性的發現，您有必要評估一下公司的視訊使用情況。您是否可以採取其他措施來建立健全的視訊優先文化？

虛擬會議中的視訊使用現況

儘管使用視訊有許多好處，但仍然只有 58% 的遠端工作者會在從家中出席會議時持續開啟視訊。

為什麼使用視訊的人數沒有增加？您可以如何鼓勵團隊將視訊整合到其工作流程中，以便所有人都能獲得協作帶來的好處？

我們來談談視訊疲勞

首先，我們必須承認這個顯而易見的棘手問題：視訊疲勞。

視訊疲勞的確是個問題，也很有可能是人們不常使用視訊的主要原因。

考量到在報告中有 61% 的遠端工作者表示，自從他們開始在家工作後，視訊會議疲勞的情況也隨之增加。美國史丹佛大學的 Jeremy Bailenson 對於為何會出現視訊疲勞的情況進行了廣泛的推論，並指出可能的原因包括長時間的近距離眼神接觸，以及像是「整天照鏡子」般凝視自己的視訊影像所產生的疲憊感。

但是，與其完全都不使用視訊，您其實可以採用健全的視訊使用策略，如此便能享有協作帶來的好處，同時減少任何潛在挑戰。

例如，您可以考慮為重點工作安排每週一天的無會議日，並鼓勵員工關閉自己的自我檢視畫面，以避免整天照鏡子帶來的影響。

此外，您也可以考慮提供參與視訊的相關訓練，讓員工在攝影機前能夠展現自信，而且對於讓人留下好印象不會倍感壓力。複習最佳做法一直以來都很有幫助，即使您的團隊已使用視訊多年也不例外。

您是否擁有適當的協作技術？

擁有適當的協作技術也可能是決定視訊會議體驗成敗的因素。

您是否使用可讓員工輕鬆建立聯繫的智慧型視訊會議軟體？員工是否具備獲得高品質視訊體驗所需的適當硬體？

大部分的員工（90%）均表示，他們的居家會議體驗仍有改善的空間。常見的挑戰包括多餘的背景雜音、太多人同時說話、無法有效進行腦力激盪，以及網際網路品質不佳。

適當的協作技術可以大幅協助減少這些挑戰，並讓員工更有可能參與視訊會議。在一項對遠端工作者進行的調查中，參與者指出了幾項可改善其虛擬會議體驗的主要功能和工具，包括消除背景雜音功能、數位白板工具、可根據頻寬條件自動調整的視訊品質，以及更優質的會議和協作裝置。

以下是您在評估視訊會議技術堆疊時要考量的幾個問題：

• 您是否需要提供員工高畫質網路攝影機、耳機與燈光，讓他們能在視訊期間充滿自信？
• 團隊成員是否需要額外的顯示器或多合一協作裝置，以便獲得可舒適進行協作的空間？
• 您的視訊會議解決方案是否提供可減輕疲勞的智慧型功能，例如指向型音訊、消除背景雜音功能，以及智慧型攝影機取景功能？
• 您的視訊會議平台是否也提供數位白板和內容註解功能，可讓所有人輕鬆進行腦力激盪並參與其中？
• 在視訊會議期間，與會者是否可以透過多種方式進行參與，包括民意調查、聊天、問與答、手勢辨識功能及表情符號？
• 您的解決方案是否提供即時文字轉錄和翻譯，可消除語言隔閡並協助所有人跟上會議進度？
• 您的團隊是否能夠受益於可藉由最佳化亮度和對比來減輕眼睛疲勞的顯示器？

建立健全的視訊優先文化

在這個混合式工作時代中，隨著我們持續重塑協作體驗，健全的視訊優先文化對於公司的成敗也扮演著相當重要的角色。有了可防止視訊疲勞的詳細界限和適當的技術，您的團隊便能充分利用視訊的潛能來深化關係、建立信任和共識，以及讓您的協作體驗持續發展。 

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