“Inteligente” es una palabra muy utilizada y omnipresente en estos días y, en este punto, todos se sienten tentados a llamar “inteligente” a todo lo que hacen. Basta con acuñar algo de inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático en alguna parte y ya está.
Nombrar un concepto o una idea siempre es un equilibrio difícil de lograr. Todos tienen una percepción y una opinión diferentes sobre el propósito de su solución y hacia dónde se dirige. Es por eso por lo que, en general, trato de mantenerme alejado de esas discusiones. Y, mientras observaba a nuestro equipo de marketing golpearse la cabeza contra el diccionario de sinónimos, ya me había suscrito al término exageradamente mal utilizado. Ahora si esa fue una decisión inteligente o no, será usted quien deba determinarlo.
Permítame empezar intentando definir lo que creo que significa el término “inteligente” en el contexto de los lugares de trabajo.
Un lugar de trabajo óptimo
La forma en la que las empresas diseñan físicamente los espacios de las oficinas es fundamental. Puede llevar toda la IA del mundo a su edificio, pero si las salas de reuniones están fuera de la vista, el espacio de los escritorios siempre está saturado y el color de la pared da náuseas, ya empezó mal.
En otra publicación, hablaré de las reglas de los espacios optimizados. Pero siguen esta línea: hacer que el edificio satisfaga las necesidades de sus empleados. Recopile datos, encueste a sus empleados y no dude en consultar a un especialista en espacios de oficina.
Un lugar de trabajo óptimo también es una meta prácticamente inalcanzable, ya que el objetivo cambia de manera constante (la cultura de trabajo, la generación X Y Z o el propio edificio). Requiere iteraciones, pruebas y métricas. Además, tendrá que hacer un seguimiento continuo y ajustar el progreso según diferentes métricas. Por suerte, se pueden automatizar muchas cosas; por ejemplo, los sensores que observan la utilización real de los espacios y analizan la calidad del entorno, como el aire o el ruido, ayudarán de manera considerable.
Webex Rooms mide la utilización real de los espacios y la compara con la capacidad real. Realiza un seguimiento de las métricas del entorno y centraliza automáticamente toda esta información en la herramienta de análisis Cisco Control Hub.
Un entorno seguro
En una encuesta reciente, Dimensional Research [1] informó que el 64% de los empleados se sentía incómodo por tener que tocar los dispositivos, el 52% estaba preocupado por no saber cuándo se había limpiado la sala por última vez y el 41% se sentía incómodo por no saber si se había alcanzado la capacidad máxima de la sala.
El regreso a la oficina actualmente es la parte visible del iceberg, pero no debe ocultar otros factores que han establecido normas como WELL [2]. Dado que un entorno seguro también es un entorno saludable, proporcionar a los empleados un entorno saludable también requiere una calidad de aire adecuada, confort térmico, una cantidad adecuada de luz y niveles bajos de ruido. Esta información también se debe rastrear y posiblemente automatizar. Los sistemas de HVAC, por ejemplo, a menudo, funcionan de manera permanente y al mismo ritmo durante las horas de trabajo. Pero ¿qué ocurre con los empleados que trabajan fuera del horario central cuando la renovación del aire está apagada? ¿Y por qué debemos tratar la renovación del aire de manera idéntica cuando las salas están vacías o han estado a plena capacidad todo el día?
Webex Rooms combina sensores y un asistente de voz, por lo que nuestros usuarios no tienen que tocar nada si quieren reservar una sala o iniciar una reunión. Los paneles de Webex Rooms pueden personalizarse para indicar cuándo fue la última vez que se desinfectó una sala, o puede aparecer un mensaje en la pantalla grande cuando la capacidad de una sala supera su límite de seguridad o con el uso de la función de señalización. Las salas equipadas con el novedoso Webex Room Navigator realizan un seguimiento de la temperatura, la humedad, la calidad del aire, la luz y el ruido. De esta manera, los gerentes de las instalaciones obtienen un informe en tiempo real de cuán saludable es su edificio y también pueden compararlo con la presencia real de empleados en esos espacios. Puede encontrar más información en esta guía [3].
Automatización
Los empleados productivos necesitan tiempo para centrarse en sus tareas principales. Y eso es lo justo, ya que para eso se les paga. Ahora reflexione sobre la cantidad de tiempo que utiliza para planificar las reuniones, encontrar un horario que se adapte a sus colegas, localizar una sala de reuniones que tenga las comodidades que necesita, encontrar esa sala en el edificio y, finalmente, rescatar a los colegas perdidos en el laberinto del edificio. Resulta frustrante, ¿verdad? Además, es tremendamente costoso para las organizaciones.
Antes de la COVID-19, el 40% de los empleados afirmaba perder hasta treinta minutos al día solo en buscar espacios para colaborar [4].
Webex acaba de lanzar la reserva de salas de Webex para encontrar fácilmente los espacios disponibles. Además, cuando se combina con los sensores Webex de las salas, es posible saber si una sala realmente está en uso o no. También demostramos cómo la combinación de nuestras herramientas y las herramientas de orientación puede llevarlo al siguiente nivel. Si aún no lo hizo, le recomiendo que vea la grabación de
La experiencia del lugar de trabajo inteligente, en la que Richard y yo hablamos de esto con más detalle. [5]
Ahorro en inmuebles
La adaptación al lugar de trabajo híbrido parece apuntar a una gran cantidad de espacio de oficina que podría recuperarse. De ahí que muchas empresas se sientan obligadas a compensar sus pérdidas recientes con algunos ahorros en inmuebles. Ojalá fuera así de simple. Es probable que el uso del espacio sea más imprevisible que antes. Ahora los empleados oscilarán entre la comodidad de trabajar desde el hogar y la necesidad de reunirse con sus colegas junto a la máquina de café. ¿Qué sucede si muchos empleados se presentan de repente en la oficina el mismo día y a la misma hora? Si a las personas ya les resultaba difícil encontrar un lugar para reunirse antes de que se aplicaran las restricciones, la reducción de los metros cuadrados de los inmuebles solo empeoraría la situación.
Hay que ahorrar en inmuebles, pero no a costa de los empleados. Antes de la COVID-19, las empresas informaban que el 70% de las salas de reuniones de todo el mundo no se utilizaban y el 50% de las reuniones se realizaban con una o dos personas en el espacio [4]. El ahorro en inmuebles consistiría, en primer lugar, en garantizar que las salas de reuniones no se reserven y queden sin usar, y que las salas que se utilizan se aprovechen al máximo.
Webex Rooms y Webex Control Hub ayudarán a las organizaciones a entender cómo se utiliza su espacio y si es seguro reducir el espacio físico. Webex Rooms y el calendario híbrido podrán entender si una sala reservada está en uso y decidir liberar la sala si los empleados no se presentan. Esta combinación de sensores, acceso a calendarios, análisis y personalización en una misma plataforma es fundamental para ofrecer a las empresas una forma simple e integrada de conocer el espacio de las oficinas, optimizar el uso de las salas de reuniones y mejorar la eficacia entre los empleados.
Una experiencia personalizada
Por último, las empresas tienen culturas y necesidades diferentes, y la forma en la que imaginan su lugar de trabajo es única. No habrá un único proveedor que pueda satisfacer todas sus demandas. Las recepciones virtuales, la orientación, la señalización digital y la administración de visitantes son solo algunos ejemplos de las características útiles que contribuyen al lugar de trabajo inteligente. Sin embargo, todas estas soluciones no deben ser elementos aislados. Un verdadero lugar de trabajo inteligente se creará ensamblando y conectando soluciones en las que cada una cree valor para las demás. En las próximas semanas, publicaré varios artículos más sobre los lugares de trabajo inteligentes, ¡esté atento!
La plataforma abierta de Webex está desarrollada sobre API a las que se pueden agregar fácilmente soluciones de terceros. Entonces, ¿qué espera? Comience a planificar, diseñar y crear su propio lugar de trabajo inteligente: las integraciones de Webex le ofrecen infinitas posibilidades.
Fuentes
1 Encuesta de Dimensional Research
2 Descripción general de WELL Building Standard TMhttps://v2.wellcertified.com/wellv2/en/overview
3 Guía de colaboración
4 https://www.steelcase.com/content/uploads/sites/10/2018/08/16-E0000192EN.pdf
5 https://futureofwork.webex.com/future-of-work-intelligent-workplace/
Recursos
Clases en línea gratuitas dirigidas por expertos: sesión informal de Control Hub para administradores
Novedades de Webex: Octubre de 2020
Más información
https://blogs.cisco.com/collaboration/a-blueprint-for-hybrid-workplaces
https://blogs.cisco.com/collaboration/futurizing-work-around-people-with-the-help-of-intelligent-technologies
https://blogs.cisco.com/collaboration/safe-at-the-office-productive-anywhere-with-webex-10x-better-experiences
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