Webex Events confère une dimension universelle à la formation virtuelle

Webex Events confère une dimension universelle à la formation virtuelle

Étant impliqué dans l’organisation mondiale d’ingénierie des systèmes Cisco, la formation virtuelle de notre équipe d’ingénierie des systèmes est l’un de mes événements préférés. C’est l’occasion pour les ingénieurs avant-vente de se réunir, d’échanger leurs expériences, de partager leurs succès et leurs défis, de découvrir de nouvelles innovations technologiques et d’acquérir de nouvelles compétences techniques.

La pandémie a transformé cet événement annuel en une expérience mondiale et totalement virtuelle. En plus de ne pas pouvoir se retrouver physiquement entre collègues, on doit encore plus gérer l’impact psychologique du changement. En tant que groupe, la cohésion lors des challenges n’est plus possible, les échanges d’idées sont dans ce cas valorisés et dialogue et débats permettent de renforcer le savoir.

Avec Webex, Cisco redéfinit la façon dont le processus de formation se développe partout dans le monde en créant un environnement d’apprentissage inclusif et en se concentrant sur les aspects psychologiques des interactions entre individus.

Alors que nous venons de terminer un séminaire international de formation pour plus de 1 600 ingénieurs, j’ai pensé partager avec vous la façon dont nous avons procédé ainsi que les résultats qui ont dépassé toutes nos attentes.

La plateforme Webex Events

Pour la plateforme de diffusion, nous avons utilisé le format webinaire de Webex Events. La capacité mondiale de Webex Webinar permet d’accueillir jusqu’à 10 000 participants, de prendre en charge la fonction panéliste et offre les mêmes fonctionnalités que celles disponibles aujourd’hui sur l’application Webex (reconnaissance des gestes, chat, assistant Webex, réactions aux émojis, traduction et transcription des traductions, etc.). Pour en savoir plus sur Webex Webinar, ça se passe ici.

Nous avons également tiré parti de nos dispositifs de collaboration Cisco à haute performance, tels que ceux des séries Webex Deskpro et Room, intégrés de manière transparente à la plateforme Webex Webinar qui fournit la vidéo en 1080p.

Avant le grand événement

Nous savons tous que les 5 premières minutes de votre événement sont cruciales pour capter l’audience. Voici deux idées pour vous assurer que vous arrivez bien préparé et que les intervenants sont prêts.

• Vérifiez le pouls de vos participants : Avant que l’événement n’ait lieu, nous avons ouvert les questions-réponses une semaine à l’avance sur Webex Slido. Nous avons recueilli les questions les plus pertinentes et nous nous sommes préparés à répondre aux principales questions de l’auditoire dès le début de l’événement.
• Un espace pour préparer du contenu : Nous avons pré-construit des espaces pour chaque session avec l’application Webex afin de permettre aux intervenants d’organiser le contenu et de réfléchir aux flux de présentation grâce à des applications tableau blanc interactif (TBI) intégrées. Pendant l’événement, nous avons discuté des réponses aux questions les plus complexes avant d’y répondre en direct.
• Temps de la séance : La pratique améliore la performance : Nous avons mis à profit les séances d’entraînement de Webex Webinar pour nous assurer que tous les intervenants étaient prêts et synchronisés. Au moment du lancement, nous avons simplement mis fin à la séance d’essais et avons été immédiatement transférés dans l’événement principal.

Rendre les questions-réponses virales

Au-delà du contenu de l’événement, c’est la façon dont vous réalisez les questions-réponses qui déterminera le niveau d’engagement de votre auditoire. Voici comment nous organisons nos questions-réponses pour garantir un maximum d’investissement de la part de l’auditoire.

• Multi-rooms : Webex Slido vous permet de préconstruire votre événement et des rooms pour toutes les sessions de votre événement. Nous avons organisé un événement principal mais, nous avons créé une room séparée pour chaque session de questions-réponses, de sondages, de contrôles de connaissances et d’enquêtes. Cela a permis de mieux se concentrer sur l’expérience et de structurer la participation.
• Vote à la hausse ou à la baisse : Webex Slido permet au public de voter à la hausse (activé par défaut) ou à la baisse pour une question. Cela a permis un crowdsourcing rapide des questions les plus populaires qui apparaissent en haut du module questions-réponses afin de s’assurer que les intervenants répondent aux questions selon un ordre de priorité.
• Des questions-réponses à une discussion virale : nous avons fait en sorte que les réponses aux questions permettent au public de partager leur point de vue sur une question ou une réponse. Vous pouvez envisager un dialogue virtuel ouvert en temps réel pendant une session (avec par exemple un micro ouvert au milieu de la pièce). Le résultat nous a donné quelques dialogues créatifs dont nous avons ouvertement parlé en live pendant le déroulement de la conversation.

• Contrôles des connaissances : périodiquement, tout au long des sessions, nous avons procédé à des contrôles des connaissances pour appuyer sur un sujet et nous assurer que nous avions l’attention de l’auditoire. Vous pouvez même faire des quiz et un classement pour rendre le jeu plus compétitif.
• Enquêtes sur les sessions et feedback dynamique : nous n’avons pas attendu la fin de la session pour ouvrir les enquêtes, car nous savions que les gens partaient parfois tôt. Webex Slido nous a également permis d’autoriser les commentaires en « texte ouvert », qui ont donné lieu à d’excellents feedbacks.

Nos résultats

L’utilisation de Webex Webinar + Slido a changé la donne pour notre formation virtuelle internationale. Les résultats ont clairement montré une augmentation de l’investissement des participants et de l’acquisition de connaissances.

• Plus de 70 % d’implication active du public avec près de 18 000 interactions des participants sur un événement de 4 jours. Même pour les événements non virtuels, il n’existe pas de véritable méthode pour mesurer l’implication. Je dirais que Webex Slido est la principale solution de mesure de l’investissement de l’auditoire pour n’importe quel type d’événement, physique, virtuel ou hybride.
• 624 questions et plus de 900 likes ou dislikes.
• Taux de réponse à l’enquête post-session : +20 % (contre ~4 % dans le passé avant Webex Slido). Nous avons été étonnés par les résultats de l’enquête et la hausse des commentaires positifs et constructifs afin d’aider à améliorer notre événement.

Quelle est la prochaine étape ?

À l’avenir, nous prévoyons d’intégrer des rooms de discussion Webex Webinar, qui permettront des interactions plus dynamiques en petits groupes.

• Les applications TBI dans les salles de réunion permettront de générer une réflexion et une résolution dynamique des problèmes dans des groupes plus petits.
• Les sondages de Webex+Slido avant les pauses permettront de vérifier les connaissances des participants et d’organiser des concours et des tests d’apprentissage.
• Les participants peuvent se déplacer librement entre les salles de pause tout en continuant à écouter, comme ils le feraient pour passer d’une session à l’autre lors d’un événement.

Le secteur de la formation a définitivement changé après la pandémie. Si vous n’avez pas encore utilisé Webex pour répondre aux besoins de formation de votre entreprise, essayez Webex Events ici.

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