Come creare un'agenda di videoconferenza

Tieni coinvolgenti videochiamate con un’agenda della riunione in anticipo

Le riunioni possono essere non eseguite correttamente. Infatti, uno studio del 2019 ha rivelato che il costo delle riunioni organizzate in modo scadente sarebbe stato di $399 miliardi di dollari, solo negli Stati Uniti (1).

Un modo importante per assicurare che le riunioni si svolgano senza problemi ed efficiente è di impostare un’agenda prima della chiamata. L’impostazione di un ordine del giorno è importante, in modo che tutti i partecipanti possano prepararsi. Spesso i partecipanti si uniscono a una riunione, non sapere come prepararsi o cosa verrà descritto nella riunione. Di conseguenza, è necessaria una riunione di follow-up, che rende la prima riunione più produttiva rispetto a una chiamata produttiva.

Assegnare la priorità a tempo ed energia

Prima di impostare un’agenda, considerare questi tre aspetti:

1. Comprendi che non è necessario risolvere ogni problema in una riunione

Pensare alle attività che possono essere completate.

Le riunioni hanno diversi obiettivi e priorità. Mentre alcuni sono sessioni di brainstorm, altri sono aggiornamenti di stato o presentazioni su informazioni o metriche raccolte. L’elenco continua, ma una singola riunione non deve tentare di inserire tutto in una. Prima di impostare un’agenda, comprendere il tipo di riunione desiderata. Ciò consente ai partecipanti di prepararsi in anticipo e sapere per quanto tempo impostare la durata della chiamata.

2. Considerare di tenere riunioni più brevi

I partecipanti potrebbero essere più coinvolti e meno probabilmente multitasking in una riunione più breve, a conoscenza del fatto che possono tornare al lavoro.

Le videoconferenze non devono essere lunghe 30 minuti o 1 ora. Sì, è vero che a volte è necessaria tale quantità di tempo, ma considerare un’altra cosa. Ad esempio, iniziamo una chiamata di brainstorm. Provare a impostare la riunione per 20 minuti e fare in modo che i partecipanti possano prepararsi con idee da condividere per i primi 10 minuti. Quindi, nella seconda metà della chiamata, alcune persone provano a pensare ad altre idee come un gruppo. Dopo la chiamata, è possibile limitare le idee, inviarle e lasciare che le persone votino. Oppure impostare una seconda chiamata di 10 minuti per passare i primi tre minuti ed effettuare il voto finale.

Per una chiamata di lettura, talvolta le persone inseriscono lo spazio con informazioni troppo chiare se non è stata specificata una direzione chiara. Si consiglia di impostare una chiamata più breve e indicare al relatore di fornire i primi tre punti elenco e le prime tre lezioni apprese. O i primi tre elementi che possono essere migliorati. Ciò ridurrà le chiamate e manterà l’attenzione delle persone. Se le persone sono interessate a ulteriori informazioni, possono eseguire il follow-up all’esterno della chiamata.

3. Non aver timore del processo e degli errori

Le riunioni possono avere un aspetto diverso. Provare diversi metodi per visualizzare ciò che funziona meglio per la propria società.

Le persone lavorano in diversi modi. Ciò che potrebbe funzionare per qualcuno e potrebbe non funzionare per gli altri. Dopo una riunione, richiedi feedback. Potete essere sorpreso dalle ciò che le persone hanno da dire.

Come pianificare e contribuire alle riunioni

Come dovrebbe apparire l’agenda?

In base alla tipo di riunione, considerare:

Qual è l’obiettivo della riunione?
Quanto dura la riunione?
Quante persone devono essere nella chiamata?
Chi dovrà parlare/presentare?
Tutti i partecipanti all’invito devono essere in chiamata? (ciò è importante perché non si desidera che le persone sentano che il loro tempo viene persa)
Quanto tempo ciascuno di tali persone deve comunicare informazioni?

Un’agenda di esempio:

Obiettivo della chiamata:

Alla fine dell’agenda (o al suo interno), è possibile richiedere quali persone devono fare per preparare o cosa devono portare alla riunione. Ad esempio, devono inviare diapositive in anticipo? Si dovrebbe avere una domanda da porre, ecc.?

Inoltre, è importante far sapere a tutti i relatori/partecipanti quanto tempo hanno a loro davanti. Infatti, per tenere traccia di una riunione, è possibile fornire un avviso da 2 a 5 minuti prima del passaggio al successivo argomento e relatore. Poiché tutti avranno visto l’agenda e il tempo allocati, lo switch sarà più fluido e non verrà tasciato qualcuno.

Un’ultima nota

Tenere presente che i modelli di riunione possono avere un aspetto molto diverso in base al tipo di riunione. Pertanto, creare la propria per soddisfare le esigenze aziendali e specificarla con il maggior o meno di informazioni di cui ha bisogno. È possibile sperimentare diversi problemi per vedere meglio ciò che funziona con i dipendenti.

La preparazione di ogni riunione con un ordine del giorno chiaro e obiettivo sarà un uso più produttivo ed efficiente del tempo per tutte le persone coinvolte. Passare del tempo prima, sarà molto lungo per assicurare di ottenere il massimo da ogni riunione e per ottenere il massimo da ciascuna riunione.