Como criar uma agenda de videoconferência

Segure com antecedência as chamadas de vídeo envolvendo uma agenda de reunião

As reuniões podem ser um problema de tempo se não foram realizadas corretamente. Na verdade, um estudo de 2019 mostrou que o custo de reuniões mal organizadas seria de US$ 399 bilhões, apenas nos Estados Unidos (1).

Uma maneira importante de garantir que as reuniões executem sem problemas e com eficiência é configurar uma agenda antes da chamada. A definição de uma agenda é importante para que todos os participantes possam se preparar. Muitas vezes os participantes participam de uma reunião, sem saber como se preparar ou sobre o que vai ser feito. E como resultado, uma reunião de acompanhamento é necessária, tornando a primeira reunião mais de uma experiência de tempo maior do que uma chamada produtiva.

Priorize seu tempo e energia

Antes de definir uma agenda, considere estas três coisas:

1. Entender que você não precisa resolver todos os problemas em uma reunião

Pense no que pode ser realizado.

As reuniões têm metas e prioridades diferentes. Enquanto algumas são reuniões de brainstorm, outras são atualizações de status ou apresentações sobre dados métricos ou informações coletadas. A lista é 1, mas uma única reunião não deve tentar encaixar tudo em uma só reunião. Antes de definir uma agenda, compreenda que tipo de reunião você deseja ter. Isso auxiliará em como os participantes se preparam com antecedência e sem saber por quanto tempo definir a duração da chamada.

2. Considere tornar as reuniões mais curtas

Os participantes podem estar mais engajados e menos propensos a fazer multitarefas em uma reunião mais curta, com a possibilidade de retornarem ao trabalho.

As chamadas de videoconferência não devem ser designadas com 30 minutos ou 1 hora de duração. Sim, é verdade que, às vezes, esse tempo é necessário, mas considere outras métodos. Por exemplo, vamos fazer uma chamada de brainstorm. Tente configurar a reunião por 20 minutos e os participantes tenham que se preparar com ideias que podem compartilhar pelos primeiros 10 minutos. Então, no segundo meio da chamada, as pessoas tentam e pensam em ideias adicionais como um grupo. Após a chamada, você pode restringir as ideias e enviá-las e deixar que as pessoas votem. Ou configura uma chamada de 10 minutos para os três principais e faça uma votação final.

Para uma chamada de leitura, às vezes as pessoas preenchem o espaço com informações que estão muito inaladas se não houver direção clara dada. Considere configurar uma chamada mais curta e instruir o apresentador para dar aos três principais pontos e as três principais lições aprendeu. Ou as três principais coisas que podem ser melhorados. Isso reduzirá as chamadas e manterá as pessoas focadas. Se as pessoas estão interessadas em mais informações, elas podem fazer o acompanhamento fora da chamada.

3. Não tenha medo do teste e do erro

As reuniões podem ter diferentes aparências. Experimente vários métodos para ver o que funciona melhor para sua empresa.

As pessoas trabalham de diferentes formas. O que pode funcionar para alguém, pode não funcionar para os outros. Após uma reunião, peça comentários. Você pode ficar surpreso com o que as pessoas têm a dizer.

Como planejar e contribuir com reuniões

Qual deve ser a aparência da sua agenda?

Com base no tipo de reunião, considere:

Qual é o objetivo da reunião?
Qual a duração da reunião?
Quantas pessoas precisam estar na chamada?
Quem precisará falar/apresentar?
Todos os convidados no convite devem estar realmente na chamada? (isso é importante porque você não quer que as pessoas sintam que seu tempo está sendo gasto)
Quanto tempo cada uma dessas pessoas precisa para transmitir informações?

Um exemplo de agenda:

Objetivo de chamada:

Na parte inferior da agenda (ou dentro dela), você pode solicitar o que cada pessoa precisa fazer para se preparar ou o que ela precisa levar para as reuniões. Por exemplo, eles precisam enviar slides com antecedência? Eles devem vir com uma pergunta, etc.?

Além disso, é importante deixar de antemão os apresentadores/participantes saber quanto tempo eles têm. Na verdade, para manter uma reunião no caminho certo, você pode dar um aviso de 2 a 5 minutos antes da transição para o próximo tópico e o apresentador. Como todos verão a agenda e o horário alocado, o com interruptor ficará mais suave e não sentirá que alguém está sendo cortado.

Uma última nota

Lembre-se, os modelos de reunião podem ser muito diferentes com base no tipo de reunião. Assim, crie o seu para se adequar às suas necessidades de negócios e detalhe com tantas ou poucas informações quanto precisar. Você pode testar para ver o que funciona melhor com seus funcionários.

Preparar-se para todas as reuniões com uma agenda clara e criteriosa garantirá um uso mais produtivo e eficiente de tempo para todos envolvidos. Com o tempo adiantado, o caminho a seguir para garantir que você aproveitar ao máximo cada reunião e cada reunião.