Come trovare la configurazione giusta per la riunione video ogni volta

Quando stai passando velocemente da una riunione all’altra, è facile non dare il giusto peso alla configurazione della videoconferenza. Tuttavia, per fare in modo che le tue riunioni video siano il più possibile produttive, vale la pena dedicare qualche momento in più a controllare che tutto sia organizzato perfettamente. Come puoi assicurarti che ogni videochiamata si svolga nel miglior modo possibile senza distrazioni? Le principali soluzioni di videoconferenza offrono una struttura intuitiva e una varietà di strumenti per aiutarti a prendere la strada giusta. Prima di iniziare la tua prossima riunione video, rivedi queste procedure consigliate.

Connettività Internet

Le videoconferenze moderne si svolgono nel cloud, attraverso una connessione Internet che trasforma i segnali video e audio in pacchetti di dati trasmessi sulla larghezza di banda disponibile all’altra parte o alle altre parti della conferenza. Se non disponi di una connessione stabile e veloce con larghezza di banda elevata, i pacchetti possono bloccarsi ed essere rallentati. Il risultato è audio e immagini a intermittenza, rallentati e non sincronizzati correttamente. Queste “intermittenze” possono essere evitate con una connessione Internet stabile che ti consente di accedere a una larghezza di banda adeguata per il numero di pacchetti da trasmettere in un determinato momento (noto come traffico). Utilizza una connessione Ethernet o posiziona il dispositivo vicino al tuo router Wi-Fi per ottenere i risultati migliori. Anche aggiornare il tuo piano Internet a una velocità più elevata può essere di aiuto. Cerca anche una soluzione di videoconferenza che si adatta a velocità e larghezza di banda inferiori, riducendo al minimo la perdita di qualità.

Apparecchiatura audio di qualità

Sebbene tu non abbia bisogno di un’apparecchiatura elaborata, per una riunione produttiva occorre un sistema audio decente. Solitamente, è sufficiente una cuffia con un microfono. Una cuffia wireless o abilitata per il Bluetooth ti offre maggiore mobilità e può essere utilizzata con un’ampia gamma di dispositivi connessi per accedere alla chiamata. La cuffia deve anche disporre di funzionalità di cancellazione dei rumori per aiutarti a sentire altre voci meglio e il microfono deve disporre di funzioni di non interferenza per ridurre disturbo di ritorno o rumore di fondo. Per il miglior audio possibile, considera anche una soluzione di videoconferenza di alta qualità con funzioni di rimozione dei rumori di fondo affidabili.

Un dispositivo compatibile e connesso

Per organizzare una riunione video o accedervi, hai bisogno di un desktop, un portatile, un tablet, uno smartphone o un display di collaborazione all-in-one. Ancora una volta, hai bisogno dell’accesso a Internet tramite una connessione stabile con larghezza di banda sufficiente per supportare audio e video. Se utilizzi un computer desktop o un portatile, puoi accedere alla riunione tramite una scheda browser o un’app dedicata. Se utilizzi un tablet o uno smartphone, probabilmente stai utilizzando un’applicazione mobile. La riunione potrebbe essere accessibile tramite un collegamento o un numero di telefono di chiamata in ingresso e codice di accesso.

Uno sfondo adatto

Poiché la riunione è video, immagina dove sarai seduto e controlla il tuo sfondo. Utilizza la funzione di anteprima video del tuo software di videoconferenza per assicurarti che tutto abbia un aspetto professionale e di essere ben inquadrato nello schermo. Una parete neutra e con pochi oggetti è solitamente la scelta migliore per evitare distrazioni. Se non disponi di uno sfondo appropriato, scegli uno sfondo virtuale che trasformi lo spazio attorno a te in un ambiente dal colore uniforme, con un motivo delicato o con un aspetto curato e professionale.

Una videocamera di qualità

Sebbene il tuo smartphone o portatile possa essere dotato di videocamera incorporata, per risultati migliori, considera l’acquisto di una webcam di alta qualità separata o di un display di collaborazione all-in-one con una videocamera eccellente. Inoltre, assicurati che la tua videocamera sia posizionata in modo da poter guardare direttamente nella videocamera e non in alto o in basso. Accertati anche che il tuo spazio di lavoro sia ben illuminato in modo che gli altri possano vederti chiaramente. Punta a un’illuminazione uniforme ed evita di sederti con una lampada o una finestra alle tue spalle che possono creare una retroilluminazione problematica.

Una piattaforma di videoconferenza intuitiva

Una piattaforma di videoconferenza intelligente può aiutarti a portare avanti la riunione come pianificato, prendere appunti, ricapitolare una volta terminata la riunione ed eseguire azioni di follow-up con la trascrizione della riunione per riferimento futuro. Assicurati di utilizzare una piattaforma per riunioni di alta qualità e intuitiva e di sfruttare tutte le funzionalità che offre. Cerca una soluzione con funzionalità basate su intelligenza artificiale. Queste potrebbero includere riconoscimento gesti, traduzione in tempo reale o un assistente virtuale che può gestire la verbalizzazione durante la riunione. Considera anche le funzioni di Q&A o sondaggio in diretta per assicurarti che tutti possano esprimere la propria opinione. Inoltre, esplora le integrazioni disponibili con altri strumenti per la massima produttività.

Sei pronto a iniziare una videoconferenza?

Una volta che tutto è pronto, esegui un test della tua configurazione. Una riunione di esercitazione con qualche collega può aiutarti a essere certo che ogni componente funzioni correttamente, dalla qualità video all’audio. Familiarizza con le funzioni che potrebbero risultare utili, come la condivisione file, i messaggi e i sottotitoli codificati. Dopo aver controllato due volte la configurazione della tua videoconferenza, inizia la riunione con sicurezza. Considerando che la ricerca ha dimostrato come utilizzare frequentemente il video offra chiari vantaggi, è particolarmente importante che tu sia certo di essere in grado di dare il meglio di te durante le riunioni video.