Comment toujours organiser parfaitement les visioconférences

Quand on se dépêche d’enchaîner les réunions, on néglige souvent de s’assurer que les visioconférences se dérouleront parfaitement. Pourtant, il suffirait de prendre quelques instants pour veiller à ce que toutes les conditions soient réunies pour que les visioconférences deviennent encore plus productives. Comment s’assurer que tous les appels vidéo se déroulent dans les meilleures conditions ? Les meilleures solutions de visioconférence proposent un cadre intuitif doté de très nombreux outils pour vous faciliter la tâche. Avant d’organiser votre prochaine visioconférence, inspirez-vous des bonnes pratiques suivantes.

Une connexion Internet

Les visioconférences actuelles se déroulent dans le cloud, via une connexion Internet qui transforme les signaux audio et vidéo en paquets de données transmis sur la bande passante disponible jusqu’aux autres participants à la conférence. Si vous ne disposez pas d’une connexion rapide et fiable offrant suffisamment de bande passante, ces paquets risquent d’être retardés dans des goulets d’étranglement. Résultat : l’image et l’audio sont hachés, décalés et désynchronisés. Pour éviter une telle instabilité, vous devez disposer d’une connexion Internet stable qui offre une bande passante adaptée au nombre de paquets transmis à tout moment (ce qu’on appelle le « trafic »). Utilisez une connexion Ethernet ou placez votre appareil près de votre routeur Wi-Fi afin d’obtenir une qualité optimale. Vous pouvez aussi envisager de passer à un forfait Internet offrant un débit supérieur. Tournez-vous également vers une solution de visioconférence qui soit capable de s’adapter à une bande passante inférieure, réduisant ainsi la perte de qualité.

Un matériel audio de qualité

Si vous pouvez vous passer d’une installation sophistiquée, vous aurez toutefois besoin d’un système audio de qualité pour que vos réunions soient efficaces. Dans l’idéal, équipez-vous d’un casque doté d’un micro. Les casques sans fil ou compatibles Bluetooth offrent une plus grande liberté de mouvement et peuvent être utilisés dans les réunions avec toute une gamme d’appareils connectés. Choisissez un casque intégrant des fonctionnalités de réduction du bruit pour mieux entendre les voix des participants. Le micro doit être, de préférence, doté de fonctions pour éviter les interférences afin de réduire l’effet Larsen ou d’atténuer le bruit de fond. Pour bénéficier d’un son optimal, envisagez également une solution de visioconférence de qualité qui intègre des fonctionnalités puissantes d’annulation du bruit de fond.

Un appareil connecté compatible

Pour organiser or rejoindre une réunion en visio, vous aurez besoin d’un ordinateur de bureau ou portable, d’une tablette, d’un smartphone ou d’un écran de collaboration tout-en-un. Là encore, vous devez pouvoir accéder à Internet via une connexion stable avec suffisamment de bande passante pour prendre en charge l’audio et la vidéo. Si vous disposez d’un ordinateur de bureau ou portable, vous avez la possibilité d’accéder à la réunion via un navigateur ou une application dédiée. Si vous utilisez une tablette ou un smartphone, vous utilisez probablement une application mobile. Un lien ou un numéro d’appel et un code d’accès permettent généralement d’accéder à la réunion.

Un arrière-plan adapté

Comme vous allez apparaître à l’écran, réfléchissez à l’endroit où vous serez assis, puis observez bien l’arrière-plan. Faites bon usage de la fonctionnalité d’aperçu de votre logiciel de visioconférence pour veiller à être bien cadré et à donner une image professionnelle. Un mur neutre et un espace bien rangé évitent généralement de déconcentrer les participants. Si vous ne disposez pas d’un arrière-plan adapté, optez pour un arrière-plan virtuel qui remplacera votre environnement par une couleur unie, un motif discret ou une scène sobre d’aspect professionnel.

Une caméra de qualité

Votre téléphone ou votre ordinateur portable sont probablement dotés d’une caméra intégrée. Toutefois, pour un résultat optimum, envisagez l’achat d’une webcam de haute qualité ou d’un écran de collaboration tout-en-un équipé d’une excellente caméra. N’oubliez pas de vérifier le positionnement de votre caméra : elle doit directement faire face à votre regard, et ne pas être située au-dessus ni en dessous. Veillez également à ce que votre espace de travail soit suffisamment bien éclairé pour que les autres participants puissent bien vous voir. Optez pour un éclairage homogène et ne vous installez pas devant une lampe ou une fenêtre pour éviter d’être à contre-jour.

Une plateforme de visioconférence intuitive

Une plateforme de visioconférence intelligente vous aidera à respecter les horaires des réunions, à prendre des notes, à récapituler ce qui s’est dit pendant la réunion et à en assurer le suivi avec une transcription à laquelle il sera possible de se référer ultérieurement. Assurez-vous d’utiliser une plateforme de réunion intuitive de qualité et d’exploiter tous les outils à votre disposition. Optez pour une solution offrant des fonctionnalités d’intelligence artificielle, telles que la reconnaissance gestuelle, la traduction en temps réel ou un assistant virtuel qui s’occupe de la prise de notes pendant les réunions. Envisagez aussi d’utiliser les fonctionnalités de questions-réponses ou de sondages en direct pour permettre à chaque voix de se faire entendre. Explorez par ailleurs toutes les intégrations disponibles avec d’autres outils pour bénéficier d’une productivité optimale.

Prêt à adopter la visioconférence ?

Une fois que tout est en place, testez votre installation. Organisez une conférence-test avec quelques collègues pour vous assurer du bon fonctionnement de tous les composants, de la qualité de la vidéo au son. Familiarisez-vous avec toutes les fonctionnalités qui pourraient vous être utiles, comme le partage de fichiers, l’échange de messages et le sous-titrage. Une fois que vous serez parfaitement sûr d’avoir tout bien configuré, vous pourrez participer sereinement à des visioconférences. Les études ont montré que le recours fréquent à la vidéo présente des avantages certains. C’est pourquoi il est particulièrement important que vous puissiez faire bonne impression pendant les visioconférences.