최고의 중소기업 전화 시스템을 선택하는 방법

목차 중소기업 전화 시스템이란 무엇이고, VoIP란 무엇인가요? 중소기업에 VoIP 전화 시스템이 필요한 이유는 무엇인가요? 중소기업 VoIP 전화 시스템 및 고객 경험 중소기업 전화 시스템을 찾아야 하는 이유는 무엇인가요? 중소기업 전화 시스템용 VoIP의 장점은 무엇인가요? 중소기업 전화 시스템을 설정하려면 어떻게 해야 하나요? 회사 전화번호가 필요한가요? 개인 휴대폰을 사용할 수 없나요? 전 세계 인력의 변화 속도는 계속 빨라지고 있으나, 실시간 커뮤니케이션 및 협업의 필요성은 변함없이 유지되고 있습니다. 최고의 중소기업 전화 시스템을 선택하는 일은 현재 필요한 것을 이해하고 미래에는 무엇이 필요할지 생각하는 데서 출발합니다. 최고의 비즈니스 전화 시스템과 나머지 제품을 차별화하는 기능 및 기반 기술에 이러한 요구사항을 연결하는 작업은 바로 이러한 단계에서부터 시작할 수 있습니다. 직원 및 고객을 연결하기 위한 새로운 방법을 찾고 있거나 VoIP 전화 시스템으로 전환할 준비를 하고 있다면 회사에 가장 알맞은 옵션을 찾을 수 있도록 만반의 준비를 해야 합니다.

#중소기업 전화 시스템이란 무엇이고, VoIP란 무엇인가요?

우선 같이 생각해보도록 하겠습니다. “중소기업 전화 시스템”을 생각하면 머릿속에 무엇이 떠오르시나요? 복잡한 배선과 멋진 송수신기, 그리고 수화기가 생각나시나요? 잘못된 내선 번호를 누르거나, 음성 메일 비밀번호를 잊어버리거나, 외부 전화를 걸기 전에 9를 누르는 걸 잊어버렸던 기억이 떠오르시나요? 이쯤에서 많은 중소기업 경영진의 생각을 단적으로 알 수 있습니다.이런 방식은 너무 복잡한데다 이 모든 단계를 따르기엔 시간도 부족하다는 것이죠. 현재의 PBX 시스템을 보고 있노라면 기업의 심정이 충분히 이해가 됩니다. 오랜 시간 동안 이와 같은 투박한 온프레미스 전화 시스템은 며칠에 걸쳐 설치하고 구축하는 것 외에는 선택의 여지가 없었습니다. 중소기업을 위한 최고의 전화 시스템을 검색할 때 VoIP 기술이 그토록 중요한 이유가 바로 여기에 있는 것입니다. 그런데 VoIP란 무엇일까요? 이는 생각보다 훨씬 더 간단하며, 이를테면 스타워즈의 R2-D2가 말하는 것 같은 기술이 아닙니다. VoIP는 Voice over Internet Protocol의 약어이며 전화선을 사용하는 대신 인터넷에 연결되는 네트워크를 사용하여 전화를 걸고 받습니다. 이 기술을 사용하면 스마트폰에서 노트북 컴퓨터, 데스크톱 컴퓨터에 이르는 거의 모든 디바이스를 통해 고객 및 동료와 연결할 수 있습니다. 근무 장소에 관계없이 단일한 플랫폼에서 액세스 가능하고 사용 가능한 여러분이 기대하는 온프레미스 기능을 상상해보세요. 클라우드 기반 VoIP는 클라우드와 관련된 모든 비용 및 확장성 이점을 제공하는 경우가 많지만, 중요한 건 클라우드 기능을 허위 과장하는 “클라우드 워싱” 제품을 제대로 간파하여 보안을 진지하게 다루고 99.99% 가용성을 실현하고자 노력하는 벤더를 앞으로도 계속 선택할 수 있어야 한다는 점입니다. 간단히 말해, 온프레미스와 클라우드 비즈니스 전화 시스템을 서로 비교하자면 아래의 두 GIF 파일과 같은 느낌이라 할 수 있습니다. 출처: GIPHY 출처: GIPHY 하지만 중소기업 전화 시스템을 선택할 경우에는 고려해야 할 사항이 훨씬 더 많습니다. 그 이유를 알아보겠습니다.

중소기업에 VoIP 전화 시스템이 필요한 이유는 무엇인가요?

중소기업 경영진이 요구사항을 해결하기 위한 최고의 전화 시스템을 찾아나서는 여정을 시작하게 되는 몇 가지 주된 이유가 있습니다.

이들은 팀 규모가 커지더라도 최대한 가장 쉽고 안전한 방식으로 연결을 유지할 수 있기를 바랍니다.
한 통의 전화도 놓치고 싶지 않습니다.
경영진은 운영 비용을 줄이고자 합니다.
시각적 음성 메일, 병합, 통화 대기 등과 같은 기능을 통해 생산성 및 고객 경험을 개선하고자 합니다.

2021년 5월에 실시한 이 갤럽 설문조사에 따르면 전국의 모든 피고용인 중 절반은 여전히 최소한의 일정 시간 동안 원격으로 근무를 하고 있는 것으로 나타났습니다. 그리고 이 결과를 당사의 하이브리드 업무 연구(해당 PDF)와 연결해보면, 이러한 동향은 계속 증가할 것으로 전망되며 전 세계 인력의 9%만이 풀타임으로 사무실에 복귀할 예정인 것으로 나타났습니다. 따라서 디바이스와 장소를 가리지 않고 커뮤니케이션할 수 있는 기능은 이제 더 이상 중소기업에도 “있으면 좋은” 기능에 그치지 않습니다. 이러한 기능은 이제 필수입니다. 경쟁력을 유지하고 시대에 앞서 나가기 위해 많은 중소기업에는 사무실 근무 직원과 재택 근무 직원을 연결할 수 있는 간단한 방법이 필요합니다. 그리고 장소에 관계없이 이동 중인 직원들을 중요한 업무에 계속 참여시켜야 하는 필요성이 커지고 있으므로, 온프레미스 비즈니스 전화 시스템의 실현 가능성은 낮아지고 있습니다.

중소기업 VoIP 전화 시스템 및 고객 경험

그리고 이는 단순히 내부 커뮤니케이션의 실현 가능성에 국한되지 않습니다. 고객은 하루 중 언제든지 기업에 연락할 수 있어야 합니다. 문제는 “연결”의 개념이 급격하게 바뀌고 있다는 점입니다. 잘 갖춰진 구식 PBX 전화 시스템과 음성 메일이 고객 만족도를 보장할 수 있는 시대는 이제 지났습니다. 그 이유는 McKinsey & Company의 이 연구에서 밝혀진 것처럼, 오늘날의 “소비자는 유례 없는 속도로 브랜드를 바꾸고 있기” 때문입니다. 고객 경험의 모든 측면이 그 어느 때보다 중요해진 시대입니다. 고객이 정규 영업 시간 이외에 전화를 걸 경우에도 기업은 놀라울 정도로 원활한 경험을 제공해야 합니다. 구식 전화 시스템 메뉴를 통해 겪은 사소한 사고로 인해 고객은 다른 회사를 찾아나서게 될 수 있습니다. 내부 팀을 연결하고 고객의 경험을 향상하는 것도 개선된 전화 시스템을 도입해야 할 중요한 이유지만, 시장 동향을 살펴보면 더 흥미로운 이야기를 알 수 있습니다. 자세히 살펴보면 알게 되겠지만, VoIP 전화 시스템은 온프레미스 시스템보다 더 쉽게 설정하고 구축할 수 있습니다. 그리고 올바른 클라우드 공급자를 선택하면 신뢰성 향상, 보안 강화, 통합 경험을 지원하는 다른 협업 소프트웨어와 통합할 수 있는 원활한 기능과 함께 이러한 사용 편의성이 제공됩니다. 당사의 연구(해당 PDF)에 따르면 2020년 IT 전화 투자 대상의 77%가 클라우드인 것으로 나타났으며, 이는 미래의 모습을 엿볼 수 있게끔 합니다.

VoIP 기술을 사용하는 중소기업 전화 시스템을 도입했을 때 얻게 되는 이점은 무시하기 어려운 것이 사실입니다.

새로운 하이브리드 업무 방식의 시대에는 직원들을 훨씬 더 연결하기 쉬워졌으며 고객과 온라인으로 연중 무휴 연결할 수 있는 세상이 되었습니다.
시장 동향을 보면 클라우드 커뮤니케이션 도입은 엄연한 현실이며 더 가속도가 붙고 있는 상황입니다.

그리고 완전한 중소기업 협업 솔루션 즉, Webex용 플러그를 사용하기로 선택할 경우 요구사항 목록에서 화상 회의, 메시징, 콘텐츠 공유에도 체크해야 합니다. 지금까지 기본적인 현황을 살펴보았으므로 이제 귀사의 요구사항에 알맞은 최고의 중소기업 전화 시스템은 무엇인지, 그리고 이러한 시스템을 선택하기 위한 방법에 대해 자세히 알아보겠습니다.

중소기업 전화 시스템을 찾아야 하는 이유는 무엇인가요?

올바른 중소기업 전화 시스템을 찾는 건 보이는 것만큼 그렇게 버거운 일은 아닙니다. 필요한 건 사용할 예산의 종류를 아는 일, 그리고 회사를 위한 가장 포괄적인 솔루션을 구매하는 일입니다. 예산의 경우 시스코에서 요금제 및 가격을 공유해드리면 나머지는 귀사의 재량에 따라 선택하실 수 있습니다. 통화 요금제를 선택하거나 Webex Suite를 이용해도(이 경우 Calling과 함께 Meetings 및 Messaging이 제공됨), 엔터프라이즈급 비용을 들이지 않고도 필요한 엔터프라이즈급 기능을 제공받게 됩니다. 그와 더불어, 모든 통화 요금제 가입 시 미국 및 캐나다 내에서는 무제한 무료 국내 통화 기능이 제공됩니다. 온프레미스 PBX 시스템 구현과 관련된 비용 및 긴 리드 타임을 고려했을 때, Webex를 활용하여 클라우드 통화로 전환하는 것이 더 경제적이고 간단합니다. 그리고 클라우드 경로에 이미 전념하고 있다면 이 글에서 제가 드리는 조언을 잘 따르게 되실 가능성이 높습니다. 이 글을 끝까지 읽은 후 시스코를 경쟁사와 나란히 비교해보시기 바랍니다. 이렇게 하면 귀사에 필요한 요금제의 종류와 귀사가 원하는 장기적인 파트너를 명확하게 파악할 수 있게 될 것입니다. 오늘날의 변화하는 업무 환경에서 귀사의 요구사항에 맞는 최고의 중소기업 전화 시스템을 선택하려는 경우, 제가 생각하고 설명드리는 내용을 심사숙고하시면 귀사에 필요한 제품을 찾는 데 도움이 될 것입니다. 이는 시스코 솔루션이어도 좋고, 아니어도 괜찮습니다. 많은 VoIP 전화 시스템에는 PBX 온프레미스 시스템과 동일한 기능이 기본적으로 포함되어 있음을 알 수 있을 겁니다. 이러한 기능은 인터넷 전화의 유연성이 확대된 것에 따른 중소기업을 위한 업그레이드 기능이긴 하지만, 기업은 성능 및 협업 양쪽 측면에서 솔루션에 기대하는 바가 훨씬 더 많을 겁니다.

중소기업이 원하는 중소기업 전화 시스템의 상위 5가지 기능은 다음과 같습니다.

회사의 모든 사용자를 위한 번호를 통해 어디서든 연결할 수 있는 전용 회사 전화번호.
엔터프라이즈급 성능: 완전한 전화 메뉴 및 내선 연결을 통한 지능형 라우팅, 그리고 통화 보류 및 재개, 호 전환, 통화 대기, 완전한 음성 메일 시스템(시각적 또는 비시각적).
통화를 노트북 컴퓨터에서 전화로 전환하거나, 1:1 전화 통화를 컨퍼런스 통화 또는 완벽한 기능을 갖춘 화상 미팅으로 전환할 수 있는 기능. 이 모든 작업을 클릭 한 번으로 수행할 수 있는 기능.
배경 잡음 제거, 음질 향상, 맞춤형 배경 등 주의를 산만하게 하는 요소를 없애는 기능.
미팅 및 메시징 솔루션이 포함된 완전한 협업 플랫폼으로의 통합.

Webex가 귀사의 팀을 위해 이러한 모든 기능 및 그 밖의 기능을 어떤 방식으로 통합하는지 살펴보세요.

중소기업 전화 시스템용 VoIP의 장점은 무엇인가요?

지금까지 살펴본 이러한 기능은 매우 강력해보입니다. 그런데 이러한 시스템이 갖는 의미는 무엇일까요? 이러한 종류의 비즈니스 전화 시스템이 어떤 도움이 되는 걸까요? 중소기업을 위한 VoIP 전화 시스템은 분산된 팀이 더 효과적으로 커뮤니케이션할 수 있도록 지원합니다. 그러나 화상 회의, 메시징, 콘텐츠 공유 기능이 포함된 VoIP 전화 시스템으로 전환할 경우 원격 팀과 하이브리드 팀이 더 효율적으로 협업하는 데에도 도움이 됩니다. 디지털 화이트보드 같은 공유 기능으로 실시간 협업을 실현하고, 스페이스 및 팀 등의 메시징 기능을 통해 50가지 스레드로 묶인 이메일 같은 골치 아픈 커뮤니케이션을 없앰으로써 더 원활한 워크플로우를 만들 수 있습니다. 협업 소프트웨어가 포함된 전화 시스템을 사용하면 일상의 비즈니스 커뮤니케이션을 훨씬 더 간소화할 수 있습니다. 그리고 현재의 워크플로우를 유지하는 것이 걱정된다면 이는 얼마든지 타당한 우려입니다. 여러분이 선택하는 솔루션은 세일즈, 마케팅, 콘텐츠 관리, HR에 사용하는 다양한 플랫폼과 통합되어야 하며 이는 Google Workspace, Miro, Salesforce, Office 365 등 모든 플랫폼에 해당합니다.

그리고 마지막으로 중요한 건, 클라우드 호스팅 VoIP 전화 시스템은 귀사의 요구사항을 충족하는 보안, 개인정보 보호, 컴플라이언스를 제공해야 한다는 점입니다. 여기를 참고하시면 시스코가 이러한 관점에서 어떤 솔루션을 제공하는지 알 수 있습니다. 참고로, Webex 클라우드 플랫폼은 시스코가 보유한 전 세계의 지리적 이중화 데이터 센터에서 제공되므로, 단일 장애 지점이 없습니다. 안전한 통화와 암호화 및 통신사급 클라우드 인프라가 강력한 조합을 이루고 있으므로 이를 기반으로 귀사의 데이터와 고객의 데이터 안전을 보장할 수 있습니다.

중소기업 전화 시스템을 설정하려면 어떻게 해야 하나요?

현재 무료 Webex 요금제를 보유 중이고 Calling을 추가하고자 할 경우, 프로세스는 간단합니다. 우선 앱을 열고 왼쪽 하단 모서리로 이동한 후 업그레이드(Upgrade) 아이콘(작은 왕관 모양)을 클릭합니다.

구매하려는 요금제를 클릭할 수 있는 요금제 및 가격(Plans & Pricing) 페이지로 이동됩니다. 그 다음에는 라이선스 수를 선택하고 귀사의 연락처 정보를 입력할 수 있습니다.

요금제를 확인한 후에는 원하는 지역 코드를 선택하거나 기존 번호를 통화 요금제로 이전할 수 있습니다.

결제를 완료하면 확인 코드가 수신됩니다. 이 코드를 입력하면 통화 요금제를 대시보드에서 설정할 수 있는 준비가 완료됩니다.

이 단계에서 “설정 완료(Complete setup)”를 클릭하여 기본 전화번호, 모든 사용자의 번호, 전화 메뉴 경험을 선택할 수 있습니다.

이제 전화를 걸 수 있는 준비가 완료되었습니다! 설정을 마치면, 관리 관점에서 보았을 때 클라우드 호스팅 비즈니스 전화 시스템이 훨씬 더 쉽다는 걸 알게 될 겁니다. 단일 관리 창에서 모든 서비스 및 사용자를 관리 감독할 수 있으므로, 물리적인 전화 시스템의 간접비용이 사라집니다. 달리 말하면, Webex에서 클라우드 전화를 걸 경우 IT 관리의 부담이 줄어듭니다(이러한 사례를 고객에게서 여러 차례 전해 들었습니다). 현재 온프레미스 시스템이 없고 Webex 사용자가 아닌 경우, 시스코에서 전체 프로세스를 안내해드릴 수 있습니다. 다회선 전화 시스템 설정에서 구축, 마이그레이션에 이르기까지 시스코 전문가가 귀사의 요구사항에 알맞은 솔루션을 찾는 데 필요한 모든 과정을 차근차근 안내해드립니다. 시작하려면 시스코 전문가에게 연락하기만 하시면 됩니다.

회사 전화번호가 필요한가요? 개인 휴대폰을 사용할 수 없나요?

어려운 질문이로군요! Webex Calling을 사용하면 스마트폰에서 개인 전화번호와 회사 전화번호를 서로 전환할 수 있습니다. 손가락으로 한 번만 누르면 가능하며, 커피 한 잔을 마셔도 되고 출고와 관련된 문의에 답할 수도 있습니다. 배경 잡음 제거 기능이 바로 여기에 사용됩니다. 이동 중에 또는 혼잡한 환경에서 전화를 받을 때에도 고객, 벤더, 동료들은 또렷한 통화 품질을 들을 수 있습니다. 전화 시스템 그 이상의 가치 | Webex Calling

요금제를 도입할 준비가 되었다면 회사 전화번호를 선택하는 건 무척 쉽습니다. 이 간단한 3분짜리 비디오에서는 Calling을 신속하게 추가하고, 회사 전화번호를 부여받고, 회사 전체 사용자에게 고유 번호를 할당하는 방법을 보여줍니다. 지금까지 여러분은 모든 변수를 고려하는 과정을 거쳤으므로, 이제 귀사의 요구사항에 맞는 최고의 전화 시스템을 선택할 수 있는 올바른 사고를 갖추게 되었을 겁니다. 즉, 더 이상 아래 사진과 같은 상황은 발생하지 않아야겠죠. 출처: GIPHY