Come scegliere il sistema telefonico migliore per piccole aziende

Sommario Cos’è un sistema telefonico per piccole aziende e cos’è la tecnologia VoIP? Perché la tua piccola azienda ha bisogno di un sistema telefonico VoIP? Sistemi telefonici VoIP per piccole aziende ed esperienza clienti Cosa devo cercare in un sistema telefonico per piccole aziende? Quali sono i vantaggi della tecnologia VoIP per un sistema telefonico per piccole aziende? Come si configura un sistema telefonico per piccole aziende? È necessario un numero di telefono aziendale? Non posso utilizzare il mio cellulare? Il ritmo dei cambiamenti nella forza lavoro globale continua ad aumentare, ma la necessità di comunicazione e collaborazione in tempo reale rimane costante. Per scegliere il sistema telefonico migliore per piccole aziende devi identificare le tue esigenze attuali e riflettere sulle possibili esigenze future. Dopodiché, puoi iniziare ad associare tali esigenze alle funzioni e alle tecnologie sottostanti che distinguono i sistemi telefonici aziendali migliori dagli altri. Sia che tu stia cercando nuovi modi per mettere in contatto i tuoi dipendenti e clienti o sia pronto a passare a una sistema telefonico VoIP, assicurati di prendere in considerazione tutti gli aspetti per trovare l’opzione migliore per la tua azienda.

Cos’è un sistema telefonico per piccole aziende e cos’è la tecnologia VoIP?

In primo luogo, definiamo un punto di partenza comune. Quando pensi a un “sistema telefonico per piccole aziende”, cosa immagini? Tanti fili, una strana cornetta e un ricevitore? O forse, ti vengono in mente cose del passato come quando componevi il numero di interno errato, dimenticavi la password della casella vocale o componevi il numero 9 prima di effettuare una chiamata esterna? La frase seguente riassume quello che pensano molti leader di piccole aziende: È un metodo troppo complicato e non abbiamo tempo per tutto questo. Se pensi al tuo sistema PBX attuale, ti capiamo! Per molto tempo, questi sistemi telefonici locali ingombranti, che richiedevano giorni per l’installazione e la distribuzione, sono stati l’unica opzione disponibile. Ecco perché è così importante prendere in considerazione la tecnologia VoIP quando cerchi il sistema telefonico migliore per la tua piccola azienda. Ma che cos’è la tecnologia VoIP? È molto più semplice di quello che sembra (ossia, non è come parla R2-D2). VoIP è l’acronimo di Voice over Internet Protocol e anziché utilizzare una linea telefonica utilizza la tua connessione di rete a Internet per effettuare e ricevere chiamate telefoniche. Ti consente di entrare in contatto con clienti e colleghi tramite virtualmente qualsiasi dispositivo, da smartphone a portatili fino a computer desktop. Quindi, immagina le funzioni locali che ti aspetti, accessibili e disponibili su una singola piattaforma, indipendentemente da dove lavori. Il VoIP basato su cloud offre tutti i vantaggi di costi e scalabilità spesso associati al cloud, ma è importante fare attenzione a soluzioni che sono solo “apparentemente cloud”, in modo da poter scegliere un fornitore che considera la sicurezza un argomento serio e garantisce una disponibilità del 99,99%. In breve, il confronto tra un sistema telefonico aziendale locale e un sistema su cloud è ben rappresentato in queste GIF: via GIPHY via GIPHY Ma ci sono molte altre considerazioni da fare prima di scegliere un sistema telefonico per piccole aziende. Analizziamo il perché.

Perché la tua piccola azienda ha bisogno di un sistema telefonico VoIP?

Esistono alcuni motivi principali per cui i leader di piccole aziende iniziano la loro ricerca per trovare il sistema telefonico migliore per le proprie esigenze.

Vogliono assicurarsi che il proprio team in crescita possa rimanere connesso nel modo più facile e sicuro possibile.
Non vogliono mai perdere una chiamata.
Vogliono ridurre i costi operativi.
Desiderano i miglioramenti di produttività ed esperienza clienti offerti da funzioni come casella vocale visiva, unione, avviso di chiamata, eccetera.

Secondo questo sondaggio Gallup di maggio 2021, metà di tutti i dipendenti nel paese ancora lavorano almeno parzialmente da remoto e quando associ questo risultato alla nostra ricerca sul lavoro ibrido (PDF qui), in base alla quale questa tendenza continuerà probabilmente ad aumentare e solo il 9% della forza lavoro globale tornerà in ufficio full-time, è chiaro che la comunicazione da qualsiasi dispositivo e posizione non è più un “optional” per le piccole aziende. Ma è una necessità. Per rimanere competitive e un passo avanti agli altri, molte piccole aziende hanno bisogno di un modo semplice per connettere i dipendenti che lavorano in ufficio e da casa. E poiché l’esigenza di mantenere coinvolti i dipendenti in movimento, indipendentemente da dove si trovano, aumenta, l’applicabilità di sistemi telefonici aziendali locali diminuisce.

Sistemi telefonici VoIP per piccole aziende ed esperienza clienti

Non si tratta solo di comunicazioni interne. I clienti hanno bisogno di essere in grado di raggiungere la tua azienda in qualsiasi momento del giorno. Fondamentalmente, l’intera idea di “raggiungibilità” è cambiata in modo radicale. Sono finiti i giorni in cui un buon sistema telefonico PBX vecchio stile e una casella vocale rendevano felici i clienti. Oggi, come questa ricerca di McKinsey & Company evidenzia, “i consumatori cambiano marchio a una velocità senza precedenti”. Tutti gli aspetti dell’esperienza clienti contano più che mai. Se i tuoi clienti chiamano fuori del normale orario di lavoro, hai bisogno di fornire comunque un’esperienza incredibilmente perfetta; una cattiva esperienza tramite un menu di sistema telefonico antiquato potrebbe essere un motivo per cui il cliente decide di abbandonare la tua azienda. Sebbene mettere in contatto i team interni e migliorare l’esperienza clienti siano motivi importanti per adottare un sistema telefonico migliore, le tendenze del mercato ci raccontano storie ancora più interessanti. Inoltre, i sistemi telefonici VoIP sono più facili da configurare e distribuire dei sistemi locali. Se scegli il provider di servizi cloud giusto, tale facilità sarà accompagnata da migliore affidabilità, maggiore sicurezza e possibilità di integrazione con altro software di collaborazione per un’esperienza unificata. In base alla nostra ricerca (PDF qui) il 77% di investimenti in telefonia IT nel 2020 ha interessato il cloud e questo risultato ci dà un’idea del futuro:

Tutto questo per dire che i vantaggi di un sistema telefonico per piccole aziende che utilizza la tecnologia VoIP sono difficili da ignorare:

È molto più facile mettere in contatto i dipendenti nella nuova era del lavoro ibrido e comunicare con i clienti nel mondo online, disponibile 24 ore su24, 7 giorni su 7.
Le tendenze del mercato mostrano che l’adozione di soluzioni di comunicazione cloud è reale e sta aumentando sempre più.

Se scegli una soluzione di collaborazione per piccole aziende completa (sì questa è una promozione di Webex), puoi spuntare molte delle voci sul tuo elenco di esigenze, come videoconferenza, messaggi e condivisione di contenuti. Ora che abbiamo le basi, approfondiamo cosa e come scegliere il sistema telefonico per piccole aziende migliore per le tue esigenze.

Cosa devo cercare in un sistema telefonico per piccole aziende?

Trovare il giusto sistema telefonico per piccole aziende non è un’impresa così ardua come può sembrare. Devi conoscere il tuo budget e assicurarti di ottenere la soluzione più completa per la tua azienda. Per quanto riguarda il budget, possiamo solo condividere i nostri piani e prezzi e lasciare a te la scelta. Se scegli un piano di Chiamata o la Suite Webex, dove avrai Meetings e Messaging insieme a Calling, otterrai le funzioni di livello enterprise di cui hai bisogno, senza i costi di livello enterprise. Inoltre, con qualsiasi piano di chiamata, ottieni chiamate nazionali gratuite illimitate negli Stati Uniti e in Canada. Considerati i costi e i tempi di consegna più lunghi necessari per l’implementazione di un sistema PBX locale, il passaggio alla chiamata cloud con Webex è ancora più conveniente e diretto. Se hai già intrapreso il percorso verso il cloud, apprezzerai il mio consiglio: finisci questo articolo e poi confronta le nostre soluzioni con quelle della concorrenza in modo da avere un quadro chiaro del tipo di piano di cui hai bisogno e del partner a lungo termine che desideri. Per scegliere il sistema telefonico per piccole aziende migliore per le tue esigenze nel luogo di lavoro in continua evoluzione di oggi, rimani con me per un approfondimento che penso ti sarà utile per scoprire le tue esigenze, con noi o senza di noi. Molti sistemi telefonici VoIP disponibili sul mercato offrono essenzialmente le stesse funzioni di un sistema PBX locale. Sebbene siano in genere un upgrade per piccole aziende, grazie alla flessibilità espansa della chiamata Internet, devi aspettarti molto di più dalla tua soluzione, sia in termini di prestazioni che di collaborazione.

uomo che saluta in una chiamata in videoconferenza Webex

Le principali cinque funzioni che desideri in un sistema telefonico per piccole aziende sono:

Un numero di telefono aziendale dedicato che può essere raggiunto ovunque, con numeri per ogni utente della tua azienda.
Prestazioni di livello enterprise: indirizzamento intelligente con un menu telefono completo e interni, oltre a messa in attesa e ripresa della chiamata, trasferimento chiamata, avviso di chiamata e un sistema di casella vocale completo, visivo o non visivo.
La possibilità di trasferire le chiamate dal tuo portatile al tuo telefono o di trasformare una chiamata individuale in una chiamata in conferenza o una riunione video con tutte le funzioni. Tutto con un singolo clic.
Funzioni che eliminano distrazioni, come rimozione dei rumori di fondo, potenziamento della voce e sfondi personalizzati.
Integrazione in una piattaforma di collaborazione completa con riunioni e soluzioni di messaggistica incluse.

Dai un’occhiata a come Webex incorpora tutte queste funzioni e altre per il tuo team.

Quali sono i vantaggi della tecnologia VoIP per un sistema telefonico per piccole aziende?

Bene, le funzioni sembrano potenti. Ma cosa significa tutto questo, come può essere di aiuto questo tipo di sistema telefonico aziendale? I sistemi telefonici VoIP per piccole aziende aiutano i team distribuiti a comunicare in modo più efficiente. Ma passare a un sistema telefonico VoIP che include videoconferenza, messaggistica e condivisione di contenuti aiuta anche i team da remoto e ibridi a collaborare in modo più efficiente. Renderai i flussi di lavoro più fluidi abilitando la collaborazione in tempo reale (pensa alle funzioni di condivisione come la lavagna digitale) ed eliminando lunghi scambi di e-mail faticosi (grazie alle funzioni di messaggistica come spazi e team). Con un sistema telefonico che include software di collaborazione, le comunicazioni giornaliere della tua azienda diventeranno molto più semplici. Se sei preoccupato di mantenere i flussi di lavoro attuali, è una bella preoccupazione! La soluzione che scegli deve integrarsi con diverse piattaforme che stai utilizzando per vendite, marketing, gestione dei contenuti e HR, tutto da Google Workspace e Miro a Salesforce e Office 365.

E ultimo, ma non meno importante, un sistema telefonico VoIP ospitato su cloud deve darti sicurezza, privacy e conformità in grado di soddisfare le tue esigenze. Di seguito una panoramica di quello che offriamo in questo senso. Nota: La piattaforma cloud Webex viene offerta da centri dati geo-ridondanti di Cisco sparsi nel mondo, quindi non esiste un singolo punto di vulnerabilità. Puoi contare sulla combinazione efficiente di chiamata sicura con crittografia e infrastruttura cloud affidabile per essere certo che i tuoi dati e quelli dei tuoi clienti siano al sicuro. Tenendo presenti tutti questi vantaggi, considera la storia di successo di un’azienda reale, Rent-A-Center. Rent-A-Center ha completamente trasformato le proprie attività implementando un sistema telefonico aziendale basato su cloud in tutta l’organizzazione di 14.000 dipendenti, con 14.000 telefoni, non meno, in soli due mesi.

Come si configura un sistema telefonico per piccole aziende?

Se attualmente disponi di un piano Webex gratuito e desideri aggiungere Calling, il processo è facile. In primo luogo, apri la tua app, spostati nell’angolo inferiore sinistro e fai clic sull’icona di aggiornamento (simile a una piccola corona):

Verrai reindirizzato alla nostra pagina Piani e prezzi, dove puoi fare clic sul piano che desideri acquistare. Quindi, potrai selezionare il numero di licenze e compilare le tue informazioni di contatto:

Dopo aver confermato il piano, potrai selezionare l’indicativo località desiderato o trasferire un numero esistente al tuo piano di chiamata:

Una volta finalizzato il checkout, riceverai un codice di conferma. Dopo averlo immesso, il tuo piano di chiamata sarà pronto per la configurazione sul tuo dashboard.

Da qui, puoi fare clic su “Completa impostazione” per selezionare il tuo numero di telefono principale, i numeri per tutti i tuoi utenti e la tua esperienza di menu telefono.

Ora sei pronto per iniziare a effettuare chiamate! Una volta completata la configurazione, scoprirai che i sistemi telefonici aziendali ospitati su cloud sono molto più facili da gestire. Puoi supervisionare tutti i servizi e gli utenti in un solo posto da una singola postazione, eliminando il sovraccarico di un sistema telefonico fisico. In altre parole, la chiamata cloud da Webex ridurrà il carico di lavoro sul tuo reparto IT (aspetto evidenziato da diversi nostri clienti). Se non disponi di un sistema locale e non sei un utente Webex, possiamo guidarti nel processo. Dalla configurazione di un sistema telefonico multilinea alla distribuzione e migrazione, i nostri esperti possono guidarti in tutti i passaggi necessari per trovare la soluzione adatta alle tue esigente. Per iniziare, devi solo contattare i nostri esperti.

È necessario un numero di telefono aziendale? Non posso utilizzare il mio cellulare?

Questa è una domanda trabocchetto! Con Webex Calling, puoi passare tra il tuo numero di telefono e il numero di telefono aziendale sul tuo smartphone. Con un semplice tocco passi da prendere un caffè a rispondere a una domanda di spedizione. È qui che entra in gioco la rimozione dei rumori di fondo. Quando effettui chiamate in movimento o in un ambiente affollato, i tuoi clienti, fornitori e colleghi apprezzeranno la chiarezza della tua chiamata. Più di un semplice sistema telefonico | Webex Calling

Una volta pronto ad adottare un piano, scegliere il tuo numero di telefono aziendale è incredibilmente facile. Questo rapido video di tre minuti ti mostrerà come puoi aggiungere rapidamente Calling, ottenere il tuo numero di telefono aziendale e assegnare numeri univoci agli utenti della tua azienda. Ora che hai valutato tutte le variabili, dovresti essere pronto a scegliere il sistema telefonico migliore per le tue esigenze. In altre parole, non più questo: via GIPHY