비디오 회의 의제 작성 방법

미리 미팅 의제로 참여 화상 통화 보류

미팅을 올바르게 실행하지 않는 경우 시간의 낭비가 될 수 있습니다. 실제로 2019년의 연구에 따르면 미국에서만 399억 달러(1)의 열악한 미팅 비용을 절감할 수 있습니다.

미팅이 원활하게 실행되도록 하는 중요한 방법은 통화 전에 의제를 설정하는 것입니다. 의제 설정은 매우 중요하기 때문에 모든 참석자는 준비할 수 있습니다. 자주 참가자가 미팅에 참여하고, 준비하는 방법, 미팅 진행 방법에 대해 알지 못합니다. 그 결과, 생산적인 전화보다는 첫 번째 미팅을 더 많이 개최할 수 있는 후속 미팅이 필요합니다.

시간 및 에너지 우선 순위

의제 설정 전에 다음 세 가지를 고려해 보십시오.

1. 한 미팅에서 모든 문제를 해결할 수 있는 것은 아닙니다.

달성할 수 있는 작업을 생각해 생각해 야 합니다.

미팅의 목표와 우선순위가 서로 다릅니다. 일부는 브레인스토m 미팅일 수 있는 반면, 다른 미팅은 상태 업데이트 또는 수집된 정보 또는 메트릭 데이터에 대한 프리젠테이션입니다. 목록은 계속되지만 한 미팅으로 모든 것을 맞추지 말아야 합니다. 의제 설정 전에 어떤 유형의 미팅을 사용할지 이해해야 합니다. 이는 참석들이 전화 기간을 미리 준비하는 방법 및 통화 기간을 알 수 있는 방법에 대해 지원할 수 있습니다.

2. 미팅을 짧게 만들 수 있습니다.

참가자는 더 많이 참여하고, 짧은 미팅에서 다른 작업을 다시 작업할 수 있는 경우를 알 수 있습니다.

비디오 회의 통화는 지정된 30분 또는 1시간으로 지정되지는 않습니다. 예. 간혹 시간이 필요한 것은 사실이나 다른 접근 방법을 고려해 보아도 됩니다. 예를 들어, 브레인스토m 전화를 의례로 들 수 있습니다. 20분 동안 미팅을 설정하고 참가자가 처음으로 10분 동안 공유할 수 있는 아이디어를 준비해 볼 수 있는 방법을 준비해 보십시오. 그 후 통화의 후반부에 다른 사람들이 그룹으로 추가 아이디어를 생각해 보게 합니다. 통화 후에 아이디어를 세분화하고 보낼 수 있으며, 투표를 의결할 수 있습니다. 또는 두 번째, 10분 정도의 통화를 설정하여 상위 세 명을 걸고 최종 투표를 진행합니다.

읽기-아웃 통화에서 명확한 방향이 없는 경우, 간혹 사용자가 너무 많은 정보로 스페이스를 채우는 경우도 있습니다. 통화를 짧게 설정할 것을 고려하고 발표에게 상위 세 가지 글머리 기호를 제공하고 학습한 상위 세 가지 레슨을 제공하게 할 것을 지시합니다. 개선할 수 있는 세 가지 중점적인 기능을 세 개 이상 사용할 수 있습니다. 이렇게 하면 통화를 짧게하고 항상 집중할 수 있습니다. 사용자가 자세한 정보에 관심이 있는 경우, 통화 외부에서 팔로우 업할 수 있습니다.

3. 평가판 및 오류를 걱정하지 말고

미팅은 모양과 느낌이 다를 수 있습니다. 다양한 방법으로 기업에 가장 적합한 방법을 시도해 봐요.

사람들은 다양한 방법으로 작업합니다. 누군가에게는 어떤 것을 사용할 수 있는가, 다른 사용자가 작동하지 않을 수도 있습니다. 미팅 후에 피드백을 요청하십시오. 사람들이 말해야 할 수 있는 말에 놀람을 할 수도 있습니다.

미팅을 계획하고 참여하는 방법

의제는 어떤 모양일까요?

사용자에 따라 미팅 유형 고려할 수 있습니다.

미팅의 목적은 무엇입니까?
미팅은 얼마나 지속합니까?
전화에 몇 명이 필요합니까?
누가 대화/발표해야 합니까?
초대장에 있는 모든 사람이 실제로 통화에 참여해야 합니까? (이는 중요한 일입니다. 다른 사람들이 시간이 낭비되는 것을 처럼 느끼지 못하게 하려는 경우)
각 사용자마다 정보를 전달해야 하는 기간은 얼마나 입니까?

예제 의제:

통화의 목적:

의제의 맨 아래에 있는 (또는 그 내에) 각 사람이 준비해야 하는 작업을 요청하거나 미팅에 가져오기 위해 필요한 작업을 요청할 수 있습니다. 예를 들어, 슬라이드를 먼저 전송해야 합니까? 질문할 질문이 하나 있습니까?

또한 발표자/참가자에게 시간이 얼마나 많은 시간을 할지 알려주는 것이 중요합니다. 실제로 미팅을 계속 진행하기 위해 다음 주제 및 발표자로 전환하기 전에 2-5분 경고를 경고할 수 있습니다. 모든 사람이 의제 및 시간을 보게 되는 의제가 있기 때문에 전환이 원활하게 진행되고, 누군가가 끊어지는 것 같은 느낌이 들지 않습니다.