영상 회의에서 해야 할 일과 하지 말아야 할 일

많은 근무자가 완전 원격 근무나 하이브리드 근무 형태를 대비함에 따라 이제 팀이 비디오 회의 모범 사례를 따르고 있는지, 건강한 비디오 우선 문화를 설정했는지 확인할 시점입니다. 2021년에 진행된 연구 결과, 비디오를 자주 사용하는 사람들은 협업이 보다 쉽게 진행된다고 말할 가능성이 2.4배 더 높고, 동료와 보다 나은 공감대를 형성했다고 말할 가능성이 2.6배 더 높은 것으로 나타났습니다. 반면에 비디오를 거의 사용하지 않는 사람들은 현재 회사에 불만을 가질 가능성이 3.2배 더 높고 회사 전략에 연결되어 있다고 느낄 가능성이 2.7배 더 낮습니다. 다음은 최대한 효율적이고 생산적인 영상 회의를 진행하기 위해 따라야 할 몇 가지 가이드라인입니다. O: 안정적인 인터넷 연결에 투자하세요. 영상 통화를 하면서 몇 분 동안 이어지는 지터, 지연, 정지된 화면, 오디오와 비디오 동기화 실패 등으로 어려움을 겪는 것만큼 실망스러운 일도 없습니다. 첫 단계는 고품질의 오디오/비디오를 제공하는 대역폭의 초고속 인터넷을 연결하는 것입니다. 추가로 더 안정적인 경험을 원하는 경우 유선 연결을 고려해 보세요. 더 낮은 대역폭으로 조정되어 품질 저하를 최소화하는 Webex와 같은 화상 회의 솔루션도 찾아보세요. X: 비디오 연결이 되지 않는 경우 시간을 낭비하지 마세요. 인터넷 연결이 원활하지 않다고 해서 전체 회의를 지연하지 마세요. 통화를 오디오로 전환하고 대역폭을 확보하여 서로의 목소리를 들을 수 있게 하면 최소한의 어려움과 지연으로 회의를 마칠 수 있습니다. 그런 다음 연결 문제를 해결하여 다음 회의 전에 대비할 수 있습니다. O: 설정을 테스트하세요. 동료와의 통화를 통해 장비가 올바르게 설정되었는지, 카메라, 마이크 및 스피커가 모두 제대로 작동하는지 확인하세요. 하루의 첫 번째 회의가 시작되기 30분 전에 테스트를 마칩니다. 설정에 문제가 있으면 해결할 시간을 확보할 수 있습니다. X: 미팅 시간에 늦지 마세요. 참석하는 회의가 맞는지, 모든 것이 적절히 작동하는지 확인하려면 회의 시간보다 몇 분 일찍 참여하세요. 동료들을 기다리게 하거나 참여 전에 이미 다룬 내용을 요약하는 데 시간을 소모하고 싶지 않을 것입니다. O: 현장, 대면 회의에 있는 것처럼 갖춰 입으세요. 집에서 근무할 때처럼 편하게 입고 싶겠지만, 전문적인 모습을 확실히 유지하세요. 비디오 회의 전에 편안하면서도 전문적인 복장을 준비하여 항상 세련된 모습을 보여주세요. 회의가 끝난 후에 편안한 복장으로 갈아입으면 됩니다. X: 산만한 업무 공간을 보여주지 마세요. 전용 업무 공간이 있고, 다른 참여자에게 화면에서 깔끔하고 전문적인 공간만 나타내는 것이 좋습니다. 산만함을 최소화하고 대화와 현재 진행 중인 프로젝트에만 집중할 수 있게 최선을 다하세요. 필요한 경우 블러 처리된 배경이나 가상 배경을 사용할 수 있습니다. O: 음소거 및 음소거 해제를 올바르게 사용하세요. 대화에 참여하려고 할 때 음소거되는 것은 음소거를 해제하여 배경 잡음을 내는 것만큼 좌절감을 줍니다. 발언하기 전에 음소거를 해제하고, 발언이 끝나면 음소거를 설정하는 습관을 들이세요. 이러한 습관은 마이크가 울리는 소리를 줄이고 나를 포함한 모두의 발언이 잘 들릴 수 있게 합니다. Webex의 배경 잡음 제거 기능을 활용하여 발언할 때 방해가 되는 소음을 최소화하세요. X: 사람들이 나를 볼 수 있다는 것을 잊지 마세요. 회의 중에는 항상 주의를 기울이고 참여하는 모습을 보이도록 하세요. 화면에 주의를 집중하고 통화 중에 다른 업무를 하고자 하는 유혹을 뿌리치는 것이 좋습니다. 우리가 모두 경험한 것처럼 가상 회의에서 의견을 말하던 중 다른 사람들이 모두 다른 일을 하고 있거나 회의에서 나갔다는 것을 알았을 때 기운이 빠집니다. 말하지 않을 때도 긍정적이고 격려하는 참여자가 되도록 노력하세요. O: 카메라를 눈높이에 맞게 배치하세요. 카메라가 컴퓨터 화면보다 낮으면 위에서 내려다보는 거인처럼 보일 수 있습니다. 모니터는 눈을 잘 마주칠 수 있는 높이에 설정하며, 두 대 이상의 모니터를 사용하는 경우 올바른 방향을 향해 발언하는 것을 잊지 마세요. 고품질 웹캠이나 올인원 비디오 디바이스를 구매하여 이미지를 최대한 선명하게 하세요. X: 광원을 등지고 앉지 마세요. 역광으로 얼굴이 가려져 주의를 기울이고 있는지 확인하기가 어렵습니다. 가능한 한 자연광을 받거나 모니터 뒤에 광원을 배치하도록 합니다. 이렇게 하면 얼굴이 명확하게 보이고 비언어적 단서를 쉽게 나타낼 수 있습니다. O: 생각을 공유하세요. 발언하는 사람이 아니더라도 비디오 회의 중에 상호 작용하고 의견을 표현할 방법은 많습니다. 채팅에 피드백 또는 댓글을 입력하거나 반응 이모티콘을 사용하여 아이디어에 대한 동의나 기대감을 전달하세요. 회의 호스트에게 몇 가지 생각을 공유하고 싶다고 알리기 위해 개입하거나 “손 들기” 기능을 사용하는 것을 망설이지 마세요. (프로 팁: Webex에서 엄지손가락을 들거나, 박수를 치거나 카메라에 손을 들면, 클릭할 필요 없이 실시간 제스처 인식 기술 덕분에 해당 이모티콘이 화면에서 자동으로 깜박입니다.) 차례가 되어 회의를 주도하려면 Q&A 또는 투표 기능을 활용하여 특히 대규모 그룹인 경우 모든 사람이 참여하고 있다는 느낌을 받을 수 있도록 하세요. X: 잘못된 채팅 기능을 사용하지 마세요. 회의 그룹 채팅에 실수로 개인 댓글을 입력하게 되면 두 개 이상의 영상 통화가 지연될 수 있습니다. 메시지 보내기를 누르기 전에 다시 한번 확인하여 곤란한 상황을 예방하세요. 회의 중 누군가에게 개별적으로 메시지를 보내야 하는 경우 메시지를 입력하기 전에 드롭다운 메뉴에서 해당하는 이름만 선택되어 있는지 확인하세요. 마찬가지로 파일을 공유하거나 질문하려는 경우 적절한 채팅 창에 있고 잘못된 스레드에서 대화하는 것은 아닌지 확인하세요. O: 회의 후에 짧은 메시지나 이메일을 보내세요. 회의 호스트인 경우에는 회의 이후 통화를 요약하는 짧은 그룹 메시지나 이메일을 보내세요. 팀을 위한 하이라이트 및 작업 항목과 함께 통화의 녹화본 및 대화 내용을 포함합니다. 참여자인 경우에는 호스트에게 감사 인사를 하고 받은 내용이 있다면 작업 항목을 파악했다는 내용을 회신하세요.