SMB 전화 시스템을 클라우드 통화 솔루션으로 교체해야 하는 12가지 이유

아직도 회사에서 기존의 PBX 전화 시스템을 사용하고 계시나요? 시스템이 노후되고 구형 전화기는 더이상 사용하지 않게 되면 전화 인프라 관리 비용은 고스란히 부담으로 남게 됩니다. 새 사무실로 위치를 옮기게 되면 재 배선 공사에 엄청난 비용이 소요될 수 있으며, 구내에 설치된 PBX는 원격 근무자의 수많은 요구를 충족시키기에는 한계가 있습니다. 반면 호스팅된 VoIP 솔루션은 클라우드의 강력한 힘을 활용하여 회사의 규모 및 변화에 따른 간접비를 절감하고 유연성을 높여줍니다. 기존의 PBX 시스템을 클라우드 통화 솔루션으로 교체하는 것을 고려해야 하는 12가지 이유는 다음과 같습니다.

1) 통신 비용 절감

업무용 전화 시스템에 대한 관리 부담을 클라우드로 전환할 경우, 인프라 및 물리적 전화기를 비롯한 다양한 구성 요소를 지속적으로 유지 관리, 업데이트, 수리, 교체할 필요가 없습니다. 구독 기반 모델로 전환 시 통신 비용을 예측 및 제어할 수 있으며, 막대한 비용을 들이지 않고도 필요에 따라 확장 가능합니다.

2) 연결된 모든 장치에서 어디서나 통화 가능

클라우드에 기반 전화 시스템을 사용할 경우 호환되는 기기를 사용하는 한 언제 어디서나 전화를 걸고 받을 수 있습니다. 즉, 원격 근무 중인 직원이 현장과 지속적으로 소통하고, 모바일, 노트북, 데스크톱 또는 일반 전화에서 통화 또는 회의에 참여하도록 지원할 수 있습니다. 통화는 기존의 구식 전화선 대신 최신 인터넷 연결망을 통해 이루어집니다.

3) 완전한 PBX 시스템의 이점 활용

호스팅 방식의 VoIP는 비록 가상이지만 완전한 PBX 시스템을 제공함으로써 여러 개의 내선 번호 및 내선 직접 호출(DID, direct inward dialing) 방식의 전화번호를 만들고, 전화번호부 기반 전화 걸기 기능을 활용할 수 있도록 지원합니다. 가상의 안내원이 발신자에게 환영 인사를 건네고 메뉴 옵션을 제공하며 직접 통화할 수 있으며, 가상 사서함은 나중에 검토할 메시지를 수집할 수 있습니다.

4) 강력한 클라우드 통화 기능 활용

보류 및 재개, 통화 대기, 호 전환(transfer), 착신 전환(forward), 방해 금지를 포함한 고급 비즈니스 통화 기능을 사용할 수 있습니다.

5) 간편한 통화 및 전화 회의

VoIP 통신 시스템은 효과적이고 협력적인 작업 환경을 만들어 줍니다. 통화 중에 전화기와 기기 간에 원활한 전환이 이루어질 수 있도록 하고, 손쉽게 통화를 전환하거나 병합할 수 있게 해 줍니다. 일대일 통화를 순식간에 다중 회선 회의로 변경하거나, 온라인 회의로 전환하여 보다 유연한 통화와 다양한 옵션을 즐길 수도 있습니다.

6) 온디맨드(on demand) 메시지 및 파일 공유 기능 활용

클라우드 통화에는 다양한 메시지 및 파일 공유 기능도 포함시킬 수 있어 서로 간의 교류 및 협업을 통해 생산성을 높일 수 있습니다. 팀 채팅방에서 표현 기능이 들어간 메시지, 서식 효과를 준 텍스트, 손쉬운 파일 공유를 통해 단체 브레인스토밍을 하는 동시에 직접 채팅을 통해 일대일 메시지를 주고받을 수도 있습니다. 실시간으로 읽고 답하거나, 중요한 항목은 나중에 검토할 수 있도록 플래그를 지정할 수 있습니다. 메시지와 대화는 모두 저장되며 필요한 경우 쉽게 검색할 수 있습니다.

7) 간편하게 팀원, 고객 또는 공급업체와 협업 가능

음성 통화를 온라인 회의로 전환함으로써 언제든지 통화가 회의로 바뀔 수 있으며, 화면 공유, 파일 끌어서 놓기 기능, 디지털 화이트보드와 같은 협업 도구를 활용할 수 있습니다. 회의에 늦는 사람이 있나요? 미팅 내용을 손쉽게 녹음하고 기록함으로써 전화를 받지 못한 구성원들도 나중에 내용을 확인할 수 있습니다.

8) 중앙 집중식 클라우드 기반 애플리케이션으로 통합 제어

손쉽게 관리할 수 있는 중앙 클라우드 앱 하나로 어디서나 비즈니스 관리 및 운영에 필요한 모든 관리 기능을 수행할 수 있습니다. 네트워크 자격 증명과 호환되는 통화 지원 장치만 있다면 팀원 누구나 VoIP가 주는 혜택을 누릴 수 있습니다. 또한, 자체 이동통신사를 유지하여 보다 원활한 전환이 이루어지도록 할 수 있습니다.

9) 원하는 속도로 원활하게 비즈니스 확장

본사에 물리적 회선(및 실제 직원)을 확장하고 추가할 시기를 결정하기 위해 고심하는 대신 클라우드 통화를 사용하여 보다 유연하게 비즈니스를 확장할 수 있습니다. 권한 설정 요청만큼이나 간단하게 회선을 추가할 수 있으며, 상시 또는 부분적으로 재택근무나 원격 근무를 하는 직원에게 회선을 할당할 수 있습니다.

10) 강력한 보안에 따른 이점

클라우드 통화는 통화를 암호화하고, 보안 채널을 통해 전송하며, 악의적인 침입 및 해킹 시도를 방지하기 위한 차단하는 다양한 보호 수단을 갖추고 있습니다. 클라우드 기반 전화 시스템은 자동으로 보안이 업데이트되므로 안심할 수 있습니다.

11) 관리 업무 간소화

클라우드 통화 회선이 권한 설정되면 소프트웨어 대시보드에서 모든 것을 구성할 수 있습니다. 앞서 언급했듯이 몇 번의 클릭만으로 새로운 팀원을 추가하고 내선 번호를 효율적으로 부여하는 등 확장에 필요한 모든 관리 작업을 손쉽게 처리할 수 있습니다. 또한 회사에 전화를 거는 사람들이 적절한 담당자에게 쉽게 연락할 수 있도록 할 수 있도록 안내 도우미 기능이나 전화 메뉴를 설정할 수 있습니다.

12) 직원들에게 맞춤형 설정 제공

기본 설정부터 방해 금지, 착신 전환, 단일 전화번호 연결 구성(single number reach)에 이르기까지 직원들이 업무용 전화 환경을 맞춤화할 수 있는 옵션을 제공할 수 있습니다. 단순하고 직관적인 설정 프로세스를 통해 IT 부서에 문의할 필요 없이 모든 것을 변경할 수 있습니다. 기존의 PBX에서 벗어나 클라우드 통화 솔루션을 이용해보세요. 비용과 시간 낭비에 따른 제약 없이 그 어느 때보다 빠르게 회사를 성장시킬 수 있습니다.