화상 회의를 언제나 완벽하게 설정하는 방법

미팅이 계속 이어져서 여유가 없을 때는 화상 회의 환경 설정을 점검하는 작업의 우선순위가 뒤로 밀리기 쉽습니다. 하지만 화상 회의의 생산성을 극대화하려면 잠깐이라도 시간을 내어 모든 것이 제대로 설정되어 있는지 확인하는 것이 좋습니다. 모든 화상 통화를 방해 없이 최대한 원활하게 진행하려면 어떻게 해야 할까요? 직관적인 프레임워크와 다양한 도구를 갖춘 최고의 화상 회의 솔루션을 선택하면 올바른 방향을 잡을 수 있습니다. 다음 화상 회의를 시작하기 전에 살펴보실 만한 모범 사례를 소개합니다.

인터넷 연결

오늘날의 화상 회의는 클라우드에서 진행됩니다. 인터넷 연결을 통해 비디오와 오디오 신호를 데이터 패킷으로 변환하고, 가용 대역폭을 통해 이 패킷을 회의 참가자들에게 전달하는 방식이죠. 따라서 빠르고 강력한 연결과 넉넉한 대역폭이 확보되지 않으면 병목현상이 발생하여 패킷 전달이 지연될 수 있고, 결과적으로 영상과 음향이 끊기거나 지체되고 제대로 동기화되지 않게 됩니다. 이러한 ‘지터’를 방지하려면 안정적인 인터넷 연결을 통해 특정 시점에 전송되는 패킷 수(트래픽)에 맞게 충분한 대역폭을 이용할 수 있어야 합니다. 최적의 효과를 위해서는 이더넷 연결을 사용하거나 디바이스를 WiFi 라우터와 가까운 곳에 두세요. 인터넷 요금제를 더 빠른 속도의 요금제로 업그레이드하는 것도 도움이 될 수 있습니다. 그리고 느린 속도와 부족한 대역폭에 맞게 조정되어 품질 저하를 최소화하는 화상 회의 솔루션을 찾아보세요.

우수한 오디오 장비

회의의 생산성을 높이려면 정교하게 설계된 환경까지는 아니더라도 제대로 된 음향 시스템을 구비하는 것이 좋습니다. 헤드셋과 마이크로 구성된 제품을 선택하세요. 무선 또는 Bluetooth 헤드셋이 있으면 움직임이 자유로울 뿐 아니라 다양한 커넥티드 디바이스와 함께 사용하여 통화에 참여할 수 있습니다. 헤드셋에는 다른 사람의 음성을 잘 들을 수 있도록 하는 노이즈 캔슬링 기능이 있어야 하고, 마이크에는 배경 소음이나 하울링을 줄여 주는 방해 차단 기능이 있어야 합니다. 최적의 오디오를 위해 강력한 배경 소음 제거 기능이 내장된 우수한 품질의 화상 회의 솔루션을 선택하는 방법도 고려해 보세요.

호환되는 커넥티드 디바이스

화상 회의를 주최하거나 화상 회의에 참여하려면 데스크탑, 랩탑, 태블릿, 스마트폰 또는 올인원 협업 디스플레이가 필요합니다. 물론 충분한 대역폭으로 오디오와 비디오를 지원하고 안정적인 인터넷 연결을 이용할 수 있어야 합니다. 데스크탑 컴퓨터나 랩탑을 사용하는 경우, 브라우저 탭이나 전용 앱을 통해 미팅에 참여할 수 있습니다. 태블릿이나 스마트폰에서는 모바일 애플리케이션을 사용하는 경우가 많습니다. 미팅에 참여할 때는 링크, 발신 번호 또는 액세스 코드를 이용합니다.

적합한 회의 배경

내 모습이 카메라로 비춰지므로 어디에 앉으면 좋을지 결정하고 배경에도 신경을 써야 합니다. 화상 회의 소프트웨어의 비디오 미리보기 기능을 사용하여 모든 것이 전문적으로 보이고 화면에 내 모습이 잘 잡히는지 확인하세요. 보통 벽지가 중간 톤이고 잡동사니가 없어야 산만하지 않고 집중하기 좋습니다. 적당한 배경이 없는 경우에는 주변 환경을 단색, 은은한 패턴, 깔끔하고 전문적인 느낌의 공간으로 바꾸어 주는 가상 배경을 활용해 보세요.

우수한 성능의 카메라

휴대폰이나 랩탑에 카메라가 내장되어 있을 수 있지만, 최고의 결과를 얻으려면 별도의 고화질 웹캠이나 고성능 카메라가 포함된 올인원 협업 디스플레이를 구매하는 것이 좋습니다. 시선이 위 또는 아래를 향하지 않고 정면을 바라보면 되는 위치에 카메라를 설치하세요. 조명은 밝게 해야 다른 사람들에게 내 모습이 또렷하게 보입니다. 조명을 균일하게 조정하고, 역광 문제가 발생할 수 있으니 램프나 창문 앞에는 앉지 마세요.

직관적인 화상 회의 플랫폼

지능형 화상 회의 플랫폼을 사용하면 미팅 내용을 계속 파악하면서 메모해 두었다가 미팅이 끝나면 요약할 수 있고, 나중에 미팅 기록을 참고하여 후속 조치를 취할 수 있습니다. 직관적인 고성능 미팅 플랫폼을 사용하고 모든 기능을 활용하세요. 제스처 인식, 실시간 번역, 회의 중 메모를 기록하는 가상 어시스턴트 등 AI 지원 기능을 갖춘 솔루션을 선택하세요. 모든 참가자의 의견을 반영하려면 Q&A나 실시간 설문 조사를 활용하는 방법도 좋습니다. 그리고 생산성을 최대화하기 위해 통합할 수 있는 다른 도구도 알아보세요.

화상 회의를 시작할 준비가 되셨나요?

모든 준비가 갖춰졌으면 설정을 테스트해 보세요. 소수의 동료들과 함께 모의 미팅을 진행하면서 비디오 화질부터 음향까지 모든 구성 요소가 제대로 작동하는지 확인할 수 있습니다. 파일 공유, 메시징, 자막 처리와 같이 편리하게 활용할 수 있는 기능을 익혀 두세요. 화상 회의 준비가 완료되었음을 다시 한번 확인하고 나면 안심하고 미팅에 참여할 수 있습니다. 비디오를 자주 활용하면 명확한 이점이 있다는 연구 결과도 있으므로 화상 회의에서 좋은 인상을 줄 수 있도록 준비하는 것이 특히 중요합니다.