가상 미팅 및 이벤트 도중 세부 세션을 활용하는 모범 사례

규모가 큰 대면 기술 컨퍼런스에 참석해본 사람이라면 세부 세션에 참여한 경험이 있을 것입니다. 이러한 미팅에서는 아이디어를 의논하고, 질문을 하며, 비교적 작은 규모의 참가자 그룹과 함께 프레젠테이션을 볼 수 있는 기회를 제공합니다. 세부 활동은 기조 연설에서 다룬 주제를 보다 깊게 이해하는 데 도움이 되므로, 더 많은 상호 작용이 가능해지며 수백에서 수천 명의 참석자가 함께하는 일방향 강의를 진행하는 동안 다른 요소는 제공되지 않습니다. 컨퍼런스를 진행할 때 장소에 있는 여러 세부 룸에서 동시에 다양한 세션이 열리는 경우가 많으며, 이는 참석자에게 가장 중요한 세션을 선택할 기회를 제공합니다. 일상적인 미팅과 교육은 물론, 다수의 이벤트가 가상으로 이루어지는 현 상황에서 중요한 것은 비디오 회의 플랫폼의 가상 세부 세션을 세심하게 활용하여 몰입도 높은 경험을 만드는 것입니다. 가상 세부 세션이 어떤 방식으로 운영되는지, 그리고 어떤 이점을 제공하는지 알아보겠습니다.

오디오 및 비디오 회의 솔루션의 세부 세션 개요

가상 세부 세션은 실제 세션과 비슷한 점이 많습니다. 대규모 미팅을 소규모 미팅으로 나눈 것이라 할 수 있죠. 즉, 각각의 세부 세션은 기본 미팅의 세션과 분리된 포럼입니다. 참가자는 세션 간에 이동할 수 있으며, 필요한 경우 기본 미팅에 다시 참여할 수 있습니다. 오디오 또는 비디오 회의 호스트는 다양한 용도로 세부 세션을 설정하도록 선택할 수 있습니다. 이러한 용도에는 다음이 해당하나 이에 국한되지 않습니다.

워크숍 또는 데모 실시. 대면 컨퍼런스의 경우, 실제 세부 룸은 관심 있는 참석자로 구성된 소규모 그룹을 대상으로 한 공략형 워크숍 또는 데모를 활성화하는 데 적합합니다. 가상 세부 세션은 이와 비슷한 용도에 매우 효과적입니다. 발표자는 상대적으로 규모가 적은 이벤트 참석자 그룹과 상호 작용하고, 문의 사항을 물어보고, 보다 자연스럽고 편안한 분위기 속에서 협업하는 이점을 누릴 수 있습니다.
간단한 사이드바 채팅 진행. 기본 미팅의 호스트는 몇몇 참석자와 잠시 동안 대화를 나누어야 할 때가 있습니다. 시작 단계에서 좀 더 준비가 필요하거나, 미팅 중 그룹을 다시 정해야 하는 경우를 들 수 있습니다. 세부 세션을 이용하면 완전히 새로운 미팅이나 통화로 건너뛰지 않고도 이러한 작업을 수행할 수 있습니다.
팀 브레인스토밍 세션 구성. 대규모 팀 미팅 또는 교육 세션 도중, 전략을 세우거나 프로젝트에 대한 협업을 진행하기 위해 참여 인원을 소규모 세부 그룹으로 나누고자 하는 경우가 있습니다. 이러한 가상 브레인스토밍 세션이 끝나면 모든 참가자를 다시 기본 미팅으로 불러와 참가자들의 아이디어를 전체 그룹에 보여줄 수 있습니다.
학생이나 훈련생 소그룹과 대화. 세부 세션은 학급 규모가 크고 강사가 여러 세부 세션을 돌면서 소그룹 내의 학생들을 한 명씩 호명해야 하는 교육 환경에서 특히 자주 사용됩니다. 회사에서와 마찬가지로, 세부 세션은 학생 팀이 함께 그룹 프로젝트를 진행하는 데 매우 적합합니다.

참가자는 가상 세부 세션을 이용하여 기본 미팅에서 사용하는 것과 거의 동일한 기능을 통해 커뮤니케이션할 수 있습니다. 참가자는 비디오, 오디오, 채팅을 활용하여 실시간으로 협업할 수 있습니다. 전체적인 관점에서 세부 세션은 이벤트 도중 소그룹의 상호 작용을 촉진하고 프로젝트에서 더욱더 생산적으로 협업할 방법을 제공합니다. 이제 온라인 세부 세션과 관련된 몇 가지 공통 질문에 대한 답변을 살펴보겠습니다.

가상 세부 세션에서 오디오와 비디오는 어떻게 작동하나요?

Webex에서 모든 세부 세션은 자체 웹 컨퍼런스에 있습니다. 한 참가자가 기본 미팅에 있다가 세부 세션으로 들어오게 되면, 참가자의 오디오는 해당 세션으로 전환됩니다. 그런 다음, 세부 세션이 종료되면 참가자는 기본 미팅으로 다시 돌아옵니다. 이와 마찬가지로 비디오가 사용 설정된 경우 이 설정은 세션 간에도 전송됩니다. 오디오 음소거 및 음소거 해제, 그리고 비디오 중지 및 시작을 위한 동일한 제어 기능도 제공되므로, 배경 잡음 및 개인정보 보호를 세분화하여 제어할 수 있습니다.

세부 세션에는 어떤 역할이 있나요?

Webex 세부 세션에는 호스트, 공동 호스트, 참석자라는 세 가지 기본 역할이 있습니다. 권한은 세 역할마다 다르지만, 세 역할 모두 세션 도중 오디오, 비디오, 채팅을 사용하여 커뮤니케이션할 수 있습니다.

미팅 호스트 또는 공동 호스트는 세부 세션을 어떻게 관리할 수 있나요?

미팅 호스트는 세부 세션에 대한 막대한 제어 권한이 있습니다. 미팅 호스트는 참석자를 특정 세부 세션에 미리 배정하여 미팅 도중 시간을 절약할 수도 있습니다. 호스트 및 공동 호스트는 다음 작업도 수행할 수 있습니다.

세부 세션 시작 및 중지
서로 다른 세션 간에 참가자 이동
참가자에게 기본 미팅으로 돌아올 것을 요청
세부 세션에서 참가자 제거
모든 세부 세션 닫기

미팅 참석자는 세부 세션 도중 어떻게 도움을 받을 수 있나요?

세부 세션에서는 필요한 경우 참가자가 도움을 받을 수 있는 몇 가지 유용한 기능을 제공합니다. 참가자는 버튼을 눌러 지원을 요청할 수 있으며, 이 경우 호스트는 해당 세션을 찾아 질문에 답변할 수 있습니다. 호스트는 세부 세션의 일부 또는 전체를 대상으로 메시지를 브로드캐스트하여 사전에 안내를 제공할 수도 있습니다. 이 메시지는 세션 내의 팝업 창으로 표시되며, 의제에 대한 메모 또는 모든 참가자가 알아야 할 중요한 내용을 제공할 수 있습니다.