Qualquer um que tenha participado de um grande congresso de tecnologia presencialmente (lembra-se deles?) provavelmente participou de sessões de breakout. Essas reuniões oferecem oportunidades para as ideias de workshop, fazer perguntas e/ou assistir a apresentações com um grupo relativamente pequeno de participantes.
As atividades em grupos menores podem ajudar a aprofundar a compreensão dos temas abrangidos na palestra principal, permitindo mais interação e outros elementos que não estão disponíveis durante uma palestra unidirecional com centenas ou milhares de espectadores. Normalmente, os congressos realizam várias sessões simultaneamente em diferentes salas de breakout no local ondem ocorrem, dando aos participantes a chance de escolher as mais relevantes para eles.
Como muitos eventos, bem como reuniões e treinamentos de rotina, agora acontecem no ambiente virtual, é importante aproveitar suas sessões de breakout virtuais da plataforma de videoconferência para criar experiências envolventes. Vejamos como as sessões de breakout virtuais funcionam e os benefícios que oferecem.
Visão geral das sessões de breakout em soluções de áudio e videoconferência
Uma sessão de breakout virtual é muito parecida com uma física: ela é uma mini reunião que se dividiu de uma reunião maior. Ou seja, cada sessão de breakout é um fórum separado daquele na reunião principal. Os participantes podem se mover entre as sessões e voltar à reunião principal conforme necessário.
Um organizador de áudio ou videoconferência pode optar por configurar sessões de breakout para diversos fins, incluindo, entre outros:
- Conduzir um workshop ou demonstração. Nas conferências presenciais, as salas de breakout físicas são ótimas para realizar workshops ou demonstrações específicas a grupos menores de participantes interessados. As sessões de breakout virtuais funcionam muito bem para fins semelhantes. O apresentador ganha a vantagem de poder interagir com um grupo relativamente pequeno de participantes do evento, responder a perguntas e colaborar em uma atmosfera mais casual e descontraída.
- Manter um bate-papo breve na barra lateral. Talvez o organizador da reunião principal precise falar com alguns participantes em particular por alguns minutos, seja para se preparar um pouco mais no início ou para reagrupar no meio da reunião. As sessões de breakout tornam isso possível sem ter que passar para uma reunião ou chamada totalmente nova.
- Organizar sessões de brainstorming em equipe. Durante uma grande reunião de equipe ou sessão de treinamento, você pode querer que as pessoas se dividam em grupos de breakout menores para criar estratégias ou trabalhar em um projeto juntas. Depois dessas sessões virtuais de brainstorming, você pode trazer todos de volta à reunião principal para apresentar suas ideias para todo o grupo.
- Falar com um pequeno grupo de alunos ou estagiários. As sessões de breakout são bastante comuns nos contextos educacionais, nos quais os tamanhos da classe podem ser grandes e o instrutor precisa abordar os alunos em grupos menores, movendo-se entre as sessões de breakout. Assim como no mundo corporativo, as sessões de breakout são ótimas para permitir que os alunos trabalhem juntos em projetos em grupo.
As sessões de breakout virtuais permitem que os participantes se comuniquem através da maioria dos mesmos recursos que usariam na reunião principal. Eles podem aproveitar o vídeo, áudio e bate-papo para colaborar em tempo real.
No geral, as sessões de breakout oferecem uma maneira de facilitar as interações em pequenos grupos durante os eventos e colaborar mais produtivamente em projetos. Agora, vamos responder a algumas dúvidas comuns relacionadas às sessões de breakout on-line.
Como funciona o áudio e o vídeo em uma sessão de breakout virtual?
No Webex, cada sessão de breakout fica em sua própria conferência web. Se alguém estiver em uma reunião principal e, em seguida, entra em uma sessão de breakout, seu áudio é alternado para essa sessão e, em seguida, de volta para a reunião principal quando o breakout terminar. Da mesma forma, se o vídeo estiver ativado, suas configurações também são transferidas entre as sessões. Também estão disponíveis os mesmos controles para ativar e desativar o áudio e parar e iniciar o vídeo, permitindo o controle granular do ruído de fundo e da privacidade.
Quais são as funções existentes nas sessões de breakout?
Existem três funções principais em uma sessão de breakout no Webex: organizador, co-organizador e convidado. As permissões variam entre as três, mas todos podem usar o áudio, vídeo e bate-papo para se comunicar durante a sessão.
Como o organizador/co-organizador da reunião pode gerenciar as sessões de breakout?
Os organizadores da reunião têm amplo controle sobre as sessões de breakout. Eles podem até mesmo atribuir previamente os convidados a sessões de breakout específicas para economizar tempo durante a reunião. Além disso, tanto o organizador como o(s) co-organizador(es) podem:
- Iniciar e suspender todas as sessões de breakout
- Mover os participantes entre as diferentes sessões
- Solicitar aos participantes que retornem à reunião principal
- Remover participantes de uma sessão de breakout
- Encerrar todas as sessões de breakout
Como os convidados da reunião podem obter ajuda durante uma sessão de breakout?
As sessões de breakout oferecem alguns recursos úteis para garantir que os participantes recebam ajuda conforme necessário. Um participante pode pressionar um botão para solicitar assistência e, em seguida, o organizador pode navegar até sua sessão e responder às suas perguntas.
O organizador também pode fornecer orientação proativamente transmitindo uma mensagem para algumas ou todas as suas sessões de breakout. Esta mensagem é exibida como um pop-up na sessão e pode fornecer uma nota sobre a agenda ou apenas algo importante que todos os participantes precisem saber.
Como posso começar as sessões de breakout?
Para saber mais sobre as sessões de breakout no Webex e a funcionalidade mais recente, visite a página de visão geral sobre as sessões de breakout. Você também pode dar o primeiro passo com uma avaliação gratuita do Webex.
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