视频会议期间的注意事项

随着越来越多人开始为未来长期远程或混合办公做准备，眼下的当务之急是确保您的团队仍然遵循视频会议最佳实践，并培养了一种健康的、视频优先的文化。根据 2021 年的一项研究，工作中经常使用视频的人表示协作更加容易的可能性要高 2.4 倍，而表示感受到同事更具同理心的可能性要高 2.6 倍。另一方面，那些很少使用视频的人对目前公司表示不满的可能性要高 3.2 倍，而感到与公司战略紧密相连的可能性要低 2.7 倍。为确保视频会议尽可能有效和富有成效，以下是一些应遵循的准则。 投资网络建设，保障良好连接 视频电话中的长时间抖动、延迟、画面冻结以及音频与视频无法同步着实令人十分沮丧。要解决这些问题，首先要保证有足够的带宽来支持高速连接，从而提供优质音频/视频。此外，可以考虑采用有线连接来获得更稳定体验。或者还可以考虑 Webex 这样的会议解决方案，此类会议解决方案可以适应较低带宽，最大限度地减少质量下降。 无法连接视频时，请不要浪费时间 如果真的无法建立视频连接，请不要让它影响到整个会议。您可以从视频会议切换到语音通话，腾出带宽。这样，你们至少可以听到对方说话，以最低的挫败感和延迟开完会议。然后，在下次会议开始前，解决好网络连接问题。 提前测试设置 可以打电话给同事进行测试，确保设备配置正确，并且摄像头、麦克风和扬声器都能正常工作。可以提前当天第一场会议半小时进行测试。如果设置出现问题，您需要时间来排除故障。 不要迟到 提前几分钟接入，以确保连接到正确的会议，并且一切运转正常。您肯定也不希望同事等您开会，或者花时间重述您加入前已讲过的内容。 与参加现场面对面会议一样，保持着装整洁得体 虽然在家办公时，我们难以拒绝舒适的便装，但职业形象还是要保持的。视频会议前，换上一套舒适但专业的衣服，以保持优雅形象。视频会议后，可以换回常穿的休闲衣服。 不要让凌乱的工作环境影响您的职业形象 希望您有一个办公专用区，并能确保其他参与者在屏幕上看到的是一个整洁、专业的空间。尽量减少干扰，确保注意力集中在当前谈话和项目上。如有必要，可以使用模糊背景或虚拟背景。 合理设置静音和取消静音 想要参与谈话时却被静音与取消静音时制造大量背景噪音一样，都令人非常沮丧。要养成发言前取消静音和发言后立即设为静音的好习惯。这样，可以减少麦克风的音频输出，确保每个人都有机会被听到，包括你自己。此外，还可以利用 Webex 的背景噪音消除功能，最大限度地减少说话时的干扰噪音。 不要忘记您正在视频连线中 开会的时候，要确保全程保持专注投入。将注意力集中在屏幕上，避免在视频通话期间赶回其他工作落下的进度。也许我们大家都有过这样的经历：当您在虚拟会议上分享想法时，却发现几乎其他每个人都在同时处理多项任务或屏蔽会议，这真令人不悦。即使您当下不是发言人，您也要努力表现出积极鼓舞的参会状态。 将摄像头摆放在与眼睛同等高度的位置 若将摄像头摆放在低于电脑屏幕水平的位置，则会导致视像中的您犹如一个向下俯视的巨人。请设置好显示器位置，让网络摄像头与眼睛平齐。如果您使用多个显示器，请记得看向正确的显示器说话。另外，可以购买高质量网络摄像头或一体化视频设备，以最大化视像清晰度。 不要坐在背对着光的位置 背光会让您的脸蒙上阴影，让人难以判断您的注意力是否集中。如果条件允许的话，请坐在朝向自然光的位置，或在显示器后面安装一盏灯。这样，其他与会者可以清晰看到您的面容，并且容易读懂您的非语言暗示。 分享您的想法 即使您不是发言人，您也可以通过很多方式在视频会议中分享您的观点。在聊天中输入反馈或评论，或使用反应表情符号来表达您对某个想法的赞同或兴奋。不要害怕插话或使用“举手”功能来提醒会议主持人，您想分享一些想法。（专业技巧：得益于实时手势识别技术（不需要点击），在 Webex 中，只要竖起大拇指、鼓掌或对着摄像头举手，相应的表情符号就会自动闪现在您屏幕上。）当轮到您主持会议时，试着利用问答或投票功能，为每个与会者提供发声的机会，提升他们的存在感。尤其在涉及更大群体的会议中，更应如此。 选择正确的消息接收人 在会议群聊中不小心输入了个人评论，会导致多个视频通话中断。为了避免尴尬，请在发送消息前仔细检查。如果需要在会议期间单独给某人发送消息，请确保在下拉菜单中只选择这个人的名字，然后再输入消息。同样地，如果您试图分享文件或提问问题，请确保选择合适的聊天框，而不是在其他的主题中自说自话。 在会后发送简短消息或邮件，以便跟进 如果您是会议的主持人，请在会后群发简短的消息或邮件来简单总结下此次会议。可以包括会议的视频录制和文字记录，以及团队重点工作和待办事项等信息。如果您是一名参与者，请向主持人致谢，并在收到待办事项时表示理解。