如何選擇最佳小型企業電話系統

目錄 小型企業電話系統是什麼？VoIP 又是什麼？ 為什麼您的小型企業需要 VoIP 電話系統？ 小型企業 VoIP 電話系統與客戶體驗 什麼是尋找小型企業電話系統的重點？ 什麼是 VoIP 能為小型企業電話系統提供的優勢？ 我該如何設置小型企業電話系統？ 我是否需要使用公司電話號碼？ 我不能使用自己的手機號碼嗎？ 儘管全球勞動力變化步調不斷加快，但即時通訊和協作的需求始終存在。 若要選擇最佳小型企業電話系統，首先需要立即瞭解您的需求，並且思考日後可能出現的需求。 現在您就可以開始將這些需求，對應至最佳商用電話系統脫穎而出的獨特功能與基礎技術。 無論您正在探索新方法與您的員工和客戶聯繫，或者準備好轉移到 VoIP 電話系統，請確認您已具備所有基礎知識，以便找到最適合公司的選項。

什麼小是型企業電話系統？而 VoIP 又是什麼？

我們首先需要達成一些共識。 當您想到「小型企業電話系統」時，腦海中浮現的畫面是什麼？ 許多電線、老氣的聽筒和電話機嗎？ 也許您想到的是撥錯了分機號碼、忘記語音信箱密碼，以及撥打外線要先撥 9 之類的經驗？ 上面提到的正代表了許多小型企業負責人的感受：電話系統太過複雜，我們沒有時間處理這些問題。 看到了您目前的 PBX 系統，我們確實感同身受！ 過去很長一段時間，唯一的選項就是這種笨重陳舊的內部部署電話系統，需要花好幾天時間安裝部署。 因此，如果您正在尋找適合小型企業使用的電話系統，VoIP 技術就是值得慎重考慮的選項。 但究竟什麼是 VoIP 呢？ 其實 VoIP 遠比想像中的簡單，並不會像星際大戰中 R2-D2 機器人說話般地難以理解。 VoIP 是「網際網路通訊協定語音通話技術 (Voice over Internet Protocol)」的縮寫，VoIP 並非使用電話線，而是使用您連線到網際網路的網路來撥打及接聽電話。 VoIP 讓您可以透過幾乎所有裝置與客戶和同事聯繫，包含智慧手機、筆記型電腦和桌上型電腦。 想像一下您理想中的內部部署功能，無論您在哪裡工作，都可以在單一平台上存取和使用該功能。 雲端式 VoIP 提供所有雲端相關的成本和擴充能力優勢，但您需要特別留心某些號稱使用雲端技術但實則不然的「雲洗白」廠商，如此才能找到重視資安且承諾 99.99% 可用性的廠商。 簡單來說，內部部署對比雲端企業電話系統，感覺就如同這兩張對比鮮明的 GIF 圖片： GIPHY 提供 GIPHY 提供 不過，選擇小型企業電話系統時，還有很多要考慮的地方。 接下來將討論原因。

為什麼您的小型企業需要 VoIP 電話系統？

小型企業負責人開始尋找能滿足其需求的最佳電話系統，主要是因為以下幾個原因。

1. 他們希望確保不斷擴大的團隊，能夠以最簡單且安全的方式保持聯繫。
2. 他們不想錯過任何一通電話。
3. 他們想要降低營運成本。
4. 他們想要利用視覺化語音信箱、合併通話與電話插播等功能，提升產能並改善客戶體驗。

這份 2021 年 5 月公佈的蓋洛普民意調查發現，全美國半數員工依然至少有部分時間採用遠端方式工作；而我們的混合工作研究（PDF 檔案）也發現，此趨勢很可能會繼續成長，僅有 9% 的全球員工會全天返回辦公室工作。比較兩份報告可以清楚發現，透過任何裝置在任何地點通訊，對小型企業而言不再只是個「擁有也不錯」的方案。 這樣的通訊方案已經是不可或缺的。 為了保持競爭力並贏得先機，許多小型企業都需要能夠連結在辦公室和在家工作員工的簡單方法。 而讓外勤員工無論身處何處都能持續收到資訊的需求提高，也讓內部部署企業電話系統的實用性降低。

小型企業 VoIP 電話系統與客戶體驗

小型企業電話系統並不只是關心內部通訊適用性問題。 客戶也需要能一整天的任何時段都能與您的公司聯繫。 事實上，「聯繫」的概念已經徹底改變。 單靠老式 PBX 電話系統和語音信箱就能讓客戶滿意的日子已經過去。 麥肯錫 (McKinsey & Company) 的這份研究發現，現今「消費者更換不同品牌產品的速度，堪稱前所未見」。 相較以往，客戶體驗的所有層面都日益重要。 如果客戶在正常上班時間外來電，您仍然要提供無比流暢的體驗。過時電話系統層層轉接所造成的劣勢，可能會是您失去客戶的一項因素。 雖然連結您的內部團隊和改善客戶體驗，是採用更理想的電話系統的重要原因，市場趨勢還告訴了我們更具說服力的案例。 我們會繼續深入探討，VoIP 電話系統相較於內部部署系統，其安裝和部署更容易。 如果您選擇了正確的雲端廠商，其更高的可靠性、安全性，以及流暢整合其他協作軟體讓您獲得整合式體驗的能力，將讓您倍感安心。 我們的研究（PDF 檔案）發現，2020 年 77% 的 IT 電話語音投資皆直接針對雲端，這讓我們窺見了未來發展的趨勢： 綜上所述，採用 VoIP 技術的小型企業電話系統所帶來的優勢絕不容輕忽：

1. 在線上 24 小時全年無休皆可使用的世界中，於嶄新的混合工作模式時代連結員工和連結客戶皆容易許多。
2. 市場趨勢顯示採用雲端通訊蔚為風潮，動能也不斷成長。

如果您需要完整的小型企業協作解決方案（沒錯，正是要推薦 Webex），請一併將視訊會議、傳訊和內容共用列入需求清單。 現在我們對當前的狀況已有初步瞭解，接下來將深入探討最符合您需求的小型企業電話系統是什麼產品，以及該如何選擇。

什麼是尋找小型企業電話系統的重點？

尋找合適的小型企業電話系統並沒有想像中的那麼困難。 您需要清楚瞭解您的預算，並確保為公司取得最完善的解決方案。 預算方面，我們僅能提供方案和價格，您需要自行選擇適合的方案。 無論您僅選擇了通話方案，或是選擇額外提供會議和傳訊功能的 Webex Suite，皆不需要花費企業級的費用，就能取得您所需的企業級功能。 此外，任何通話方案皆提供美國和加拿大境內無任何限制的免費通話。 實作內部部署的 PBX 系統需要高成本和較長準備時間，而轉換為使用 Webex 進行雲端通話，則更符合成本效益且更簡便。 如果您已經投入使用雲端，您可以嘗試一下我的建議：首先看完這篇文章，然後將我們的方案和我們的競爭廠商比較，您就能十分清楚需要的方案，以及能夠長期合作的夥伴。 若要在現今多變的工作場所，選擇符合您需求的最佳小型企業電話系統，就容我向您進一步說明，無論最後您是否使用我們的方案，我認為這些內容都會對您有所幫助。 許多您能找到的 VoIP 電話系統，基本上與 PBX 內部部署系統具有相同功能。 但因為網路通話增加了靈活性，這些系統一般而言對小型企業來說依然是一項升級。但無論從效能或協作方面，解決方案都還能為您帶來更多改善。 您想要小型企業電話系統提供的五項最重要的功能為：

1. 一組可以從任何地方撥入的專用企業電話號碼，並為公司中的每位使用者提供一組號碼。
2. 企業級效能：具有完整電話功能表和分機的智慧型路由，加上來電保留和繼續、來電轉接、來電插撥和完整視覺化或非視覺化語音信箱系統。
3. 將通話從筆記型轉移到電話，或是將一對一的電話通話提升為會議通話或全功能的視訊會議。 只要輕輕地按一下就能辦到。
4. 去除干擾的功能，例如，背景噪音移除、語音增強和自訂背景。
5. 整合至完整協作平台，包含會議和傳訊解決方案。

看看 Webex 如何為您的團隊納入上述的更多功能。

什麼是 VoIP 能為小型企業電話系統提供的優勢？ 

這些功能看起來十分強大。 但這些功能代表什麼意義，這類的企業電話系統能提供什麼幫助呢？ 小型企業適用的 VoIP 電話系統，能協助分散各地的團隊更有效地溝通。 而改用內建視訊會議、傳訊和內容共用的 VoIP 電話系統，更能協助遠端和混合團隊更有效地進行協作。 使用即時協作（想想電子白板等共用功能）並放棄令人苦惱、不斷往返傳送的電子郵件（還好有了 Spaces 和 Teams 等傳訊功能），讓您的工作流程更加流暢。 利用包含協作軟體的電話系統，將能大幅簡化您企業的日常通訊。 您可能擔心這會造成目前的工作流程難以維持，這的確是個值得關心的問題！ 您選擇的解決方案，必須要能與您目前使用在銷售、行銷、內容管理和人力資源，包含 Google Workspace、Miro、Salesforce 和 Office 365 等等各種平台整合。 最後同樣重要的是，雲端代管的 VoIP 電話系統，應能帶來滿足您需求的安全性、隱私和法規遵循。 此處可以檢視我們在這方面所提供的服務。 附註：Webex 雲端平台由思科全球異地備援資料中心提供，因此不存在單點故障的問題。 您可以仰賴加密安全通話和電信級雲端基礎架構的強力組合，確保您和客戶的資料安全。 瞭解了上述所有優勢後，來看看 Rent-A-Center 的真實成功案例。 該公司藉由實作雲端企業電話系統使其營運方式轉型得以煥然一新，在短短兩個月內，就完整提供企業整整 14,000 名員工每人一具電話。

我該如何設置小型企業電話系統？

如果您目前已經擁有免費 Webex 方案，並且想要新增 Calling，流程十分簡單。 首先開啟您的應用程式，瀏覽到左下角，按一下「升級」圖示（看起來像是小皇冠）： 系統會將您導向我們的「方案與價格」頁面，您可以在此點選想要購買的方案。 接下來您可以選擇授權數量，並填寫您的聯絡資訊： 確認方案後，您可以選取所需區域代碼，或者轉移現有號碼到您的通話方案： 完成結帳後，您將會收到確認碼。 輸入確認碼後，您就能夠在儀表板上完成通話方案設定。 您可以在此處按一下「完成設定」，選取您的主要電話號碼、所有使用者號碼和您的電話功能表體驗。 現在您已經準備就緒，可以開始通話了！ 設定完成後，您會發現雲端代管企業電話系統大幅減輕管理負擔。 您可以從單一管理平台直接監控所有服務和使用者，避免了實體電話系統的開銷。 也就是說，Webex 的雲端通話將能減輕您的 IT 管理負擔（我們的客戶已多次向我們讚賞 Webex 帶來的這項優勢）。 如果您目前尚未建置內部部署系統，同時也不是 Webex 使用者，我們可以引導您一步一步完成流程。 我們的專家從設置多線路電話通話到部署和遷移，會協助您逐步瞭解所有必要資訊，以便您能找到最符合需求的解決方案。 現在就立即聯絡我們的專家，開始進行吧。

我是否需要使用公司電話號碼？ 我不能使用自己的手機號碼嗎？

這是個棘手的問題！ 您若使用 Webex Calling，就可以在您的智慧手機上切換個人電話號碼和公司電話號碼。 只需要輕輕點選，您就可以從休息喝咖啡狀態立即轉換為回答運輸問題的工作狀態。 這時消除背景雜音功能就能派上用場。 當您外出在吵雜的環境接聽電話時，清晰的通話品質能讓您和客戶、廠商和同事溝通更加順暢。 超越電話系統  |  Webex Calling

您準備好採用一項方案後，選擇公司電話號碼就十分簡單了。 這部三分鐘短片將會告訴您如何快速新增 Calling、取得您的公司電話號碼，並且指定不重複的電話號碼給全公司的使用者。 現在您已經瞭解了所有變化因素，應該能以正確心態，選擇您所需的最佳電話系統了。 也就是說，不會再出現下圖的狀況： 來自 GIPHY

準備好探索 Webex Calling 了嗎？ 請查看更多功能或深入瞭解方案和價格。

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