Ein virtuelles Event mit Webex Events veranstalten
Seien wir ehrlich: Die Vorstellung, ein virtuelles Event zu veranstalten, kann schon etwas beängstigend sein. Aber keine Sorge, wir sind an Ihrer Seite! Angenommen, der große Tag steht kurz bevor. Sie haben Ihr virtuelles Event/Webinar bereits mit Webex Events angesetzt und die Teilnehmer sind registriert.
Jetzt fragen Sie sich vielleicht: „
Wie kann ich jeden Teilnehmer einbeziehen?“ oder „
Wie erreiche ich mein gesamtes Publikum
?“ oder einfach nur „
Wie setze ich das Ganze NICHT in den Sand
?“
Entspannen Sie sich, wir helfen Ihnen, damit Ihr virtuelles Event ein Erfolg wird.
Einige Tage vor dem Event
Stellen Sie ein Event-Team zusammen. – Es kann hilfreich sein, wenn Ihnen während des Events Teammitglieder zur Seite stehen. Ein Moderator kann eine wertvolle Unterstützung sein: bei der Einführung und Vorstellung, beim Wechsel von Gesprächsthemen, bei der Interaktion mit dem Publikum per Chat sowie beim Abschluss des Events. Bestimmen Sie außerdem eine oder mehrere Personen, die sich um die Umfragen und die Beantwortung von Fragen kümmern. Ohne diese zusätzlichen Aufgaben können Sie sich voll und ganz auf den Inhalt des Events konzentrieren. Das „Event-Team“ (Fragen-Team, Moderator usw.) sollte als Diskussionsteilnehmer und nicht als Teilnehmer zur Veranstaltung eingeladen werden.
Führen Sie einen Testlauf durch. – Setzen Sie ein 30-minütiges „Übungs-Event“ über Webex Events mit den Personen an, die Sie beim Event unterstützen. Vergewissern Sie sich, dass jeder das Veranstaltungsformat, die Bedienelemente und seine Rolle verstanden hat.
Überprüfen Sie die Internetverbindung. – Führen Sie während des Testlaufs die Zustandsüberprüfung durch, um eine gute Verbindung sicherzustellen. Für optimale Konnektivität empfehlen wir eine kabelgebundene Internetverbindung.
Am Tag des Events
Minimieren Sie Hintergrundgeräusche. – Suchen Sie sich einen ruhigen Ort ohne größere Ablenkungen. Je weniger Hintergrundgeräusche vorhanden sind, desto besser kann Ihr Publikum Sie hören und verstehen.
Checken Sie mit dem Vorschaufenster ein. – Wählen Sie Ihre Plattform für Audio- und Videowiedergabe: Computer, Videogerät, Telefon oder Headset. Für optimale Audioqualität empfehlen wir die Verwendung eines Headsets/Mikrofons. Das Vorschaufenster gibt Ihnen auch die Möglichkeit, Ihren Hintergrund zu überprüfen. Das Spielzimmer Ihrer Kinder ist nicht der ideale Hintergrund für ein virtuelles Event. Wir haben das Richtige für Sie. Passen Sie Ihren Hintergrund ganz einfach an, indem Sie einen der virtuellen Hintergründe auswählen oder einen einfachen Unschärfeeffekt anwenden.
Machen Sie die Kamera zu Ihrem Freund. – Wenn Sie gut aussehen, dann werden Sie sich auch gut fühlen. Wenn das für Sie Jeans und T-Shirt bedeutet – in Ordnung. Oder lieber Sakko und Krawatte? Ihr Wahl. Einfarbige Kleidung wirkt vor der Kamera am besten. Die richtige Vorbereitung auf Ihren Kameraauftritt kann entscheidend zur Atmosphäre des gesamten Events beitragen.
Showtime – Während des Events
Schalten Sie die Videofunktion ein. – Nachdem Sie das passende Outfit ausgewählt haben, sollten Sie sich vergewissern, dass Kamera und Videofunktion auch tatsächlich eingeschaltet sind. Die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht ist nicht zu unterschätzen. Ein Videobild schafft eine persönlichere und auch realistischere Umgebung.
Treten Sie dem Event frühzeitig bei und schalten Sie die Übungssitzung ein. – Gastgeber, Diskussionsteilnehmer und andere Mitglieder des Event-Teams können einer Übungssitzung beitreten, ohne gesehen oder gehört zu werden, während sich die anderen Teilnehmer langsam einfinden. In dieser Übungssitzung können Gastgeber und Diskussionsteilnehmer unter Ausschluss der Event-Teilnehmer miteinander kommunizieren. Sie haben noch einmal Gelegenheit, sich abzustimmen und zu überprüfen, ob alles einwandfrei funktioniert, bevor das eigentliche Event beginnt. Wenn Sie für das Event bereit sind, beenden Sie die Übungssitzung. Jetzt ist Showtime! (Sie können jetzt von den Teilnehmern gesehen und gehört werden.)
Schließen Sie sich Ihrem Publikum frühzeitig an. – Wenn Sie die Übungssitzung beendet und geschlossen haben, treten Sie dem Event bei. Sie sollten Ihren Teilnehmern vor Beginn des Events 15–25 Minuten Zeit geben, sich auf das Event einzustellen und die Audio- und Videofunktionen auszuprobieren.
Machen Sie einen Plan. – Erstellen Sie eine klare Agenda für das Event und halten Sie sich daran. Was ist der Zweck des Events und welche Themen werden behandelt?
Und vergessen Sie nicht, den Aufnahmeknopf zu drücken (sofern zutreffend)!
Vergrößern Sie Ihre Reichweite
Live-Streaming – Streamen Sie Ihr Event live über Plattformen wie Facebook Live oder LinkedIn, um möglichst viele Menschen zu erreichen. (Link zum Artikel über Live-Streaming) Live-Streaming macht Ihr Event einem größeren Publikum zugänglich. Klicken Sie hier, um mehr über Live-Streaming zu erfahren.
Begeistern Sie Ihr Publikum
Machen Sie auf die Fragerunde aufmerksam. – Ermutigen Sie Ihr Publikum, Fragen zu stellen, die während des Events auftauchen könnten. Benennen Sie ein Teammitglied, das bei der Beantwortung von Fragen hilft.
Teilen Sie Videos oder Inhalte. – Zeigen Sie ein Video oder Inhalte, die Sie für das Event erstellt haben. Sorgen Sie für Abwechslung, um das Interesse Ihres Publikums aufrechtzuerhalten.
Bitten Sie um Interaktion (Handheben). – Arbeiten Sie mit Kommentaren, damit sich Ihre Teilnehmer einbringen können. Bitten Sie sie beispielsweise, die Hand zu heben, wenn sie zum ersten Mal an einem virtuellen Event teilnehmen. Das Chat-Panel und die Umfrage-Funktion erleichtern ebenfalls die Interaktion während des Events.
Kein erfolgreiches Event ohne Nachbereitung
Verschicken Sie Inhalte/Folien/Aufzeichnungen. – Wenn die Folien, die Sie während des Events gezeigt haben, zur Weitergabe geeignet sind, hängen Sie sie zusammen mit der Aufzeichnung (sofern das Event aufgezeichnet wurde) an die Nachfass-E-Mail an. Vielleicht schreiben Sie ja einen Blogbeitrag, in dem Sie die wichtigsten Punkte des Events zusammenfassen und auf bevorstehende Events hinweisen. Nutzen Sie das Tool von Webex Events zur Nachverfolgung von Lead Sources, um herauszufinden, welche Registrierungsquelle am effektivsten war.
Jetzt sind Sie bestens für den Erfolg gerüstet – Hals- und Beinbruch! Weitere Unterstützung erhalten Sie im Webex-Hilfecenter. Hier erfahren Sie auch mehr über Webex Events.
Weitere Informationen
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