Cómo lograr la configuración adecuada de las reuniones de vídeo en todo momento

Cuando pasa con prisas de una reunión a otra, es posible que no dé prioridad a asegurarse de que la configuración de la videoconferencia sea la adecuada. Sin embargo, para que sus reuniones de vídeo sean lo más productivas posible, vale la pena tomarse unos minutos más para cerciorarse de que todo esté listo. ¿Cómo puede asegurarse de que todas las videollamadas se desarrollen con la mayor fluidez posible y con mínimas distracciones? Las mejores soluciones de videoconferencia vienen con un marco intuitivo y muchas herramientas para guiarlo en la dirección correcta. Antes de que empiece su próxima reunión de vídeo, hay algunas mejores prácticas que debe consultar.

Conexión a Internet

Las videoconferencias modernas se realizan en la nube, a través de una conexión a Internet que transforma las señales de vídeo y audio en paquetes de datos que circulan por el ancho de banda disponible hasta las otras partes de la conferencia. Si no tiene una conexión potente y rápida con mucho ancho de banda, los paquetes pueden atascarse y sufrir demoras. El resultado es que la imagen y el sonido se entrecortan, se retrasan y no se sincronizan correctamente. Esta fluctuación puede evitarse con una conexión a Internet estable que le dé acceso a un ancho de banda adecuado para el número de paquetes que se transmiten en cada momento (conocido como “tráfico”). Utilice una conexión Ethernet o coloque su dispositivo cerca del router wifi para obtener los mejores resultados. Mejorar su plan de Internet a uno de mayor velocidad también puede ayudar. Busque también una solución de videoconferencia que se adapte a una velocidad y un ancho de banda menores, lo que minimizará la pérdida de calidad.

Un buen equipo de audio

Aunque no necesita una configuración muy elaborada, sí es necesario un sistema de sonido decente para que la reunión sea productiva. Lo ideal sería contar con unos auriculares con micrófono. Unos auriculares inalámbricos o con Bluetooth le ofrecen más movilidad y pueden utilizarse con una serie de dispositivos conectados para entrar a la llamada. Los auriculares deben tener alguna funcionalidad de cancelación de ruido para ayudarlo a oír mejor otras voces, y el micrófono debe tener características de no interferencia para reducir la retroalimentación o el ruido de fondo. Para obtener el mejor audio posible, considere también una solución de videoconferencia de alta calidad que tenga sus propias características sólidas de eliminación del ruido de fondo.

Un dispositivo compatible y conectado

Para organizar una videoconferencia o entrar a ella, necesitará una computadora de escritorio, una computadora portátil, una tableta, un teléfono inteligente o una pantalla de colaboración todo en uno. De nuevo, deberá acceder a Internet a través de una conexión estable con suficiente ancho de banda que admita audio y vídeo. Si está en una computadora portátil o de escritorio, puede acceder a la reunión a través de una pestaña del navegador o una aplicación exclusiva. Si está en una tableta o un teléfono inteligente, es más probable que utilice una aplicación móvil. Se puede acceder a la reunión a través de un enlace o un número de llamada entrante y un código de acceso.

Un fondo adecuado

Ya que saldrá en el vídeo, piense dónde se sentará y preste atención a su fondo. Utilice la característica de vista preliminar de vídeo de su software de videoconferencia para asegurarse de que todo se vea profesional y que esté bien centrado en la pantalla. Una pared neutra con un mínimo de desorden suele ser lo mejor para evitar distracciones. Si no tiene un fondo adecuado, opte por un fondo virtual que convierta el espacio a su alrededor en un color sólido, un patrón sutil o una escena elegante y profesional.

Una cámara de calidad

Aunque su teléfono o su computadora portátil tengan cámaras integradas, para obtener los mejores resultados, considere la posibilidad de adquirir una cámara web independiente de alta calidad o una pantalla de colaboración todo en uno con una cámara excelente. Asegúrese también de que su cámara esté colocada de forma que pueda mirar directamente hacia ella en lugar de hacia arriba o hacia abajo. Además, asegúrese de que su espacio de trabajo esté bien iluminado para que los demás puedan verlo con claridad. Procure que la iluminación sea uniforme y evite sentarse con una lámpara o una ventana detrás de usted, ya que esto puede crear un contraluz perjudicial.

Una plataforma de videoconferencia intuitiva

Una plataforma de videoconferencia inteligente puede ayudarlo a mantener el ritmo de las reuniones, tomar notas, recapitular una vez terminada la reunión y hacer un seguimiento con una transcripción de esta para futuras referencias. Asegúrese de utilizar una plataforma de reuniones intuitiva y de alta calidad, así como de aprovechar todas las características que ofrece. Busque una solución con funcionalidades impulsadas por IA. Estas pueden incluir el reconocimiento de gestos, la traducción en tiempo real o un asistente virtual que se encargue de tomar notas durante la reunión. Considere también la posibilidad de aprovechar las preguntas y respuestas o los sondeos en directo para asegurarse de conocer la opinión de todos. Además, explore las integraciones disponibles con otras herramientas para obtener la máxima productividad.

¿Está listo para empezar a hacer videoconferencias?

Una vez que tenga todo instalado, pruebe su configuración. Una reunión de práctica con algunos colegas puede ayudarlo a asegurarse de que todos los componentes funcionen correctamente, desde la calidad del vídeo hasta el sonido. Familiarícese con las características que pueden ser útiles, como el uso compartido de archivos, la mensajería y los subtítulos. Después de comprobar que su configuración de videoconferencia está lista, puede reunirse con confianza. Dado que los estudios demuestran las claras ventajas de utilizar el vídeo con frecuencia, es muy importante asegurarse de que está en condiciones de dar lo mejor de sí mismo durante las reuniones de vídeo.