Cómo crear una agenda de videoconferencias

Realizar atractivas videollamadas con una agenda de reuniones antes de tiempo

Las reuniones pueden ser una parte del tiempo si no se ejecutan correctamente. De hecho, un estudio de 2019 revela que el costo de las reuniones mal organizadas sería de US$399 mil millones de dólares, solo en los Estados Unidos (1).

Una manera importante de garantizar que las reuniones se ejecuten sin problemas y de manera eficiente es establecer una agenda antes de la llamada. La configuración de una agenda es importante, para que todos los asistentes puedan estar preparados. A menudo, los participantes se unen a una reunión, sin saber cómo prepararse o de qué se trata la reunión. Por lo tanto, se necesita una reunión de seguimiento, lo que hace que la primera reunión sea más de un tiempo de apoyo que de una llamada productiva.

Dé prioridad a su tiempo y energía

Antes de configurar una agenda, tenga en cuenta las siguientes tres cosas:

    1. Tenga en cuenta que no tiene que resolver todos los problemas en una reunión

Piense en lo que se puede lograr.

Las reuniones tienen diferentes objetivos y prioridades. Mientras algunas son reuniones de brainstorm, otras son actualizaciones de estado o presentaciones sobre información recopilada o datos de métricas. La lista continúa, pero una sola reunión no debería tratar de ajustar todo en una. Antes de establecer la agenda, comprender qué tipo de reunión desea tener. Esto ayudará a conocer la forma en que los asistentes se preparen con anticipación y saber cuánto tiempo se debe establecer la duración de la llamada.

      2. Considere hacer las reuniones más cortas

Los participantes pueden estar más comprometidos y con menos probabilidades de realizar varias tareas en una reunión más corta, saber que pueden volver al trabajo.

Las videoconferencias no deben ser designadas de 30 minutos o 1 hora de duración. Sí, es cierto que a veces se necesita esa cantidad de tiempo, pero considere otros enfoques. Por ejemplo: hagamos una llamada con ideas. Intente establecer la reunión durante 20 minutos y haga que los participantes se preparen con ideas que pueden compartir durante los primeros 10 minutos. Luego, en la segunda mitad de la llamada, haga que las personas intenten pensar en ideas adicionales como grupo. Después de la llamada, puede acotar las ideas, enviarlas y dejar que las personas voten. O configure una segunda llamada de 10 minutos para pasar por los tres primeros y tener un voto final.

En el caso de una llamada de lectura, a veces las personas ocupan espacio con información que es demasiado importante si no se proporciona una dirección clara. Considere establecer una llamada más corta e instruya al presentador para que le dé las tres viñetas principales y las tres lecciones principales que se aprendieron. O las tres cosas principales sobre las que se puede mejorar. Esto acortará las llamadas y mantendrá a las personas concentrados. Si las personas están interesadas en obtener más información, pueden realizar un seguimiento fuera de la llamada.

3. No le teman a la prueba y los errores

Las reuniones pueden verse y sentirse diferentes. Pruebe distintos métodos para ver lo que funciona mejor para su empresa.

Las personas trabajan de diferentes maneras. Lo que puede funcionar para una persona, puede que no funcione para otras personas. Después de una reunión, solicite comentarios. Es posible que se sorprendido con lo que las personas tienen que decir.

Cómo planificar y contribuir en las reuniones

¿Cómo debería ser su agenda?

En función de la tipo de reunión, tenga en cuenta lo siguiente:

• ¿Cuál es el objetivo de la reunión?
• ¿Cuánto debe durar la reunión?
• ¿Cuántas personas deben estar en la llamada?
• ¿Quién tendrá que hablar/presentar?
• ¿Deben estar en la llamada todas las personas de la invitación? (esto es importante porque no quiere que las personas sientan que se está desperdiciando su tiempo)
• ¿Cuánto tiempo necesita cada una de esas personas para comunicar información?

Una agenda de ejemplo:

Objetivo de la llamada:

En la parte inferior de la agenda (o dentro de ella), puede solicitar lo que cada persona debe hacer para prepararse, o lo que necesita llevar a las reuniones. Por ejemplo, ¿deben enviar diapositivas de antemano? ¿Deben venir con una pregunta para preguntar, etc.?

Además, es importante que los presentadores/participantes sepan cuánto tiempo tienen de antemano. De hecho, para que una reunión siga adelante, puede dar una advertencia de 2 a 5 minutos antes de la transición al siguiente tema y al presentador. Dado que todos han visto la agenda y el tiempo asignados, el cambio será más fluido y no se sentirá como si alguien se cortara.

Una última nota

Recuerde que las plantillas de reunión pueden verse muy diferentes según el tipo de reunión. Por lo tanto, cree el suyo para adaptarlo a sus necesidades comerciales y detalló la información con la mayor o poca información que necesite. Puede experimentar para ver qué funciona mejor con sus empleados.

Prepararse para cada reunión con una agenda clara y considerado garantizará un uso del tiempo más productivo y eficiente para todos los participantes. Con el tiempo suficiente para empezar, el sistema hará un largo camino para garantizar que podrá aprovechar al máximo todas y cada una de las reuniones.

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Referencia (1) 2019 estudio sobrereuniones mal organizadas Obtenga más de 3 consejos para administrar una reunión virtual Personalice las reuniones de equipo con estas cuatro características de uso compartido de pantalla principales Incorporación facilita la incorporación a través de las herramientas de colaboración y habilidades de comunicación